Best Practices für die Wartung von Organisationen

Eine der wichtigsten Aufgaben des Administrators ist die Konfiguration von ArcGIS Online. Sie muss während der Einrichtung entsprechend den Anforderungen und der Struktur Ihrer Organisation vorgenommen und im weiteren Verlauf an die sich ständig ändernden Anforderungen angepasst werden. Dabei muss auch die Nutzung neuer Funktionen sichergestellt werden. Darüber hinaus haben Sie auch die wichtige Aufgabe, Mitglieder, Elemente und Gruppen regelmäßig zu pflegen, damit Ihre Organisation übersichtlich bleibt und von den Mitgliedern optimal genutzt werden kann. Administratoren können Wartungsaufgaben durchführen, damit Organisationen übersichtlich bleiben und optimal genutzt werden können, sodass die Mitglieder von ArcGIS Online maximal profitieren.

Tipp:

Suchen Sie bei Bedarf zur Unterstützung bei Wartungsaufgaben in ArcGIS Marketplace nach App-Lösungen von unseren Partnern.

Mitgliederstrategien

Die Mitglieder Ihrer Organisation werden sich im Laufe der Zeit wohl ändern. Nachstehend werden Strategien für die folgenden gängigen Aufgaben zur Verwaltung von Mitgliedern beschrieben:

Einladen von Mitgliedern

Wenn Sie ArcGIS Online für neue Mitglieder oder Gruppen bereitstellen bzw. den Zugriff entsprechend erweitern, müssen Sie den Workflow Mitglieder einladen verwenden. Die Einladung von Benutzern und die Konfiguration der Benutzereinstellungen können Sie einzeln oder auf einmal vornehmen. Laden Sie zur Batch-Verarbeitung eine CSV-Datei hoch.

Beim Einladen und Hinzufügen von Mitgliedern können Sie die folgenden Optionen nutzen:

  1. Weisen Sie beim Verfassen der Einladung eine Rolle mit Berechtigungen zu, damit das Mitglied Zugriff auf die benötigten Funktionen hat. Wenn das Mitglied beispielsweise Inhalte erstellen muss, stellen Sie sicher, dass Erstellungsfunktionen zur Verfügung stehen.
  2. Fügen Sie Mitglieder einem anfänglichen Satz von Basisliniengruppen hinzu, sodass sie sofort auf wichtige Inhalte zugreifen können, ohne diese anfordern zu müssen.
  3. Wenn für die Organisation Credit-Budgetierung aktiviert ist, können Sie Zeit sparen, indem Sie für alle neuen Mitglieder eine Standardzuweisung angeben. Dadurch stehen neuen Benutzern von Anfang an eine gewisse Anzahl an Credits zur Verfügung, sodass Sie die Credits nicht für jeden Benutzer einzeln verwalten müssen. Ggf. können Sie die Standard-Credits für bestimmte Mitglieder anpassen.
Tipp:

Wenn Sie Mitglieder per E-Mail einladen, werden deren Namen unter Eingeladene Mitglieder angezeigt, bis die Benutzer die Einladung annehmen. Sie können bei Bedarf die Einladungen zur Erinnerung erneut senden.

Entfernen von Mitgliedern

Wenn Mitglieder die Organisation verlassen, müssen Sie deren Konten entfernen und entscheiden, was mit den entsprechenden Inhalten oder Gruppen geschieht. Sie können das Mitglied erst löschen, nachdem alle Elemente und Gruppen gelöscht oder an ein anderes Mitglied übertragen wurden.

Idealerweise sollte Ihnen das ausscheidende Mitglied vor dem Verlassen der Organisation beim Übertragen und Löschen seiner Inhalte und Gruppen helfen. Verlässt ein Mitglied die Organisation ohne die Inhalte zu übertragen, können Sie das Mitglied deaktivieren, damit sich derjenige während der Übertragung der Gruppen oder Elemente nicht anmelden kann.

Wechsel zu organisationsspezifischen Anmeldenamen

Wenn sich Ihre Organisation nach der anfänglichen Einrichtung von integrierten Konten für die Verwendung von organisationsspezifischen Anmeldenamen (SAML-Anmeldungen oder OpenID Connect-Anmeldungen) entscheidet, müssen Sie die Elemente und Gruppen der Mitglieder migrieren, damit diese vom ursprünglichen Konto in das neue organisationsspezifische Konto übertragen werden.

Elementstrategien

Die Elemente in Ihrer Organisation ändern sich im Laufe der Zeit ebenfalls. Elementinformationen, Status und Aktualität müssen ggf. im Laufe des Lebenszyklus aktualisiert werden. Nachstehend werden Methoden für die folgenden gängigen Aufgaben zur Wartung von Elementen beschrieben:

Identifizieren von alten oder nicht mehr benötigten Elementen

Alte oder nicht mehr benötigte Elemente belegen Speicherplatz und sorgen für unübersichtliche Suchergebnisse. Daher sollten Sie regelmäßig diese Elemente überprüfen. Nicht mehr verwendete bzw. benötigte Elemente können aus der Organisation gelöscht werden. Veraltete Elemente, die weiterhin relevant sind, können als veraltet markiert werden.

Um die ältesten, am seltensten geänderten bzw. angezeigten Elemente in Inhalten, Gruppen und der Organisation zu bestimmen, sortieren oder filtern Sie die Elemente auf der entsprechenden Registerkarte der Seite Inhalt.

Suchen von großen gehosteten Feature-Layern

In ArcGIS Online werden je nach Menge der gespeicherten Feature-Daten Speicher-Credits angerechnet. Es ist als Administrator wichtig, die gespeicherten Inhalte zu überwachen und sicherzustellen, dass der Speicherplatz effektiv genutzt wird.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Liste der gehosteten Feature-Layer der Organisation nach Größe sortiert anzuzeigen:

  1. Öffnen Sie die Seite Status der Organisation.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Credits im Bereich Credit – Nutzungsdiagramm auf Speicher. Klicken Sie im Bereich Speicher – Verwendungsdiagramm auf Feature-Speicher.
  3. Wählen Sie in dem Bericht, der daraufhin angezeigt wird, den Speichertyp aus, und klicken Sie auf Elementdetails anzeigen aus.

    Im Fenster Datenbankspeicherdetails wird eine Liste mit Elementen angezeigt. Layer werden der Größe nach beginnend mit dem größten aufgeführt. Der Bericht kann jedoch auch nach Titel, Besitzer, Erstellungsdatum oder Änderungsdatum sortiert werden. Wenn Sie auf eine Zeile im Bericht klicken, wird die Elementseite mit weiteren Informationen zum Layer geöffnet. Den ganzen Bericht können Sie auch als CSV-Datei herunterladen.

Aktualisieren von Service-URLs in einer Webkarte

Web-Service-URLs in Live-Webkarten können sich mit der Zeit ändern. Bei einer Servermigration kann sich der Servername ändern. Server werden zu HTTPS migriert, da sich dieses Protokoll mehr und mehr als Webstandard etabliert. Sie können die URL aktualisieren, die von Webkarten-Layern referenziert wird. Verwenden Sie hierzu das Hilfsprogramm Referenzen aktualisieren auf der Registerkarte Einstellungen der Elementseite der Karte.

Hinweis:

Wenn Sie CNAMEs für Ihre GIS-Server-Computer verwenden, müssen Sie die Service-URLs in Webkarten nicht aktualisieren. CNAMEs sind im Prinzip Aliasnamen für Servernamen, die von der IT-Abteilung zum DNS hinzugefügt (z. B. myGISserver.m.com für 50.12.234.12). Wenn ein Server zu einer neuen Hardware migriert wird, können Sie die CNAME-Referenz so aktualisieren, dass sie auf den neuen Server zeigt. Die Service-URLs bleiben unverändert, sodass Webkarten- und andere Service-Referenzen nicht aktualisiert werden müssen.

Aktualisieren von URLs für Service- oder App-Elemente

URLs für in ArcGIS Server gehostete Services und lokal gehostete Web-Apps können sich ändern, wenn Server außer Betrieb genommen oder umbenannt werden. Sie können URL-Referenzen zu Layer- und Web-App-Elementen aktualisieren, indem Sie im Dienstprogramm Datenquelle die URL auf der Registerkarte Einstellungen der Elementseite der Karte aktualisieren.

Migrieren von Elementen zwischen Konten

Die meisten Benutzer werden nie mehr als ein ArcGIS-Konto benötigen. Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie als Administrator Karten oder andere Elemente von einem Konto in ein anderes kopieren müssen.

Mit Besitzer ändern können Sie vorhandene Elemente von einem Konto in ein anders übertragen oder den Besitzer einer Gruppe ändern. Die Elemente bleiben in der Organisation. Das bedeutet, dass alle Verweise und Links auf Layer, Karten und Apps erhalten bleiben und alles erwartungsgemäß funktioniert. Die Gruppenmitgliedschaft kann ebenfalls geändert werden.

Tipp:

Wenn Sie Konten mit zahlreichen Ordnern oder Gruppen migrieren, können Sie auch ArcGIS API for Python verwenden, um den Vorgang zu beschleunigen und die Ordnerstruktur in Eigene Inhalte beizubehalten. Laden Sie das Beispielskript herunter.

Gruppenstrategien

Verwalten Sie ausgewählte Inhalte mithilfe von Gruppen, und stufen Sie einen Satz Gruppen als ausgewählte Gruppen der Organisation ein. (Weisen Sie diese Aufgabe nach Möglichkeit anderen Mitarbeitern zu.) Wenn in Ihrer Organisation nicht die Standardgrundkarten von Esri verwendet werden sollen, erstellen und verwalten Sie eine Gruppe für die Grundkarten-Galerie.

Gruppen verbrauchen keine Credits. Somit ist die Wartung von Gruppen nur eine Frage der guten Organisation. Die Bereinigung von Gruppen kann jedoch auch dabei helfen, alte Inhaltselemente zu bereinigen, die Speicher-Credits verbrauchen.

Suchen Sie nach ruhenden Gruppen oder Gruppen, die nicht mehr verwendet werden, vor allem nach öffentlichen und organisationsspezifischen Gruppen.

  1. Zeigen Sie die Gruppen Ihrer Organisation (klicken Sie auf Gruppen > Gruppen der eigenen Organisation) in umgekehrter Sortierreihenfolge an, sodass die ältesten Gruppen zuerst angezeigt werden.
  2. Zeigen Sie für jede Gruppe die Registerkarte Inhalt an, um die zuletzt geänderten Elemente zu ermitteln.
  3. Öffnen Sie die Elementseiten für den Gruppeninhalt, und überprüfen Sie auf der Registerkarte Verwendung die Statistik für Aktivitäten.

Überwachen und Anzeigen von Aktivitäten

Ferner sollten Sie Kennwerte für die Benutzer und Inhalte Ihrer Organisation überwachen. Einige Strategien zum Überwachen und Steuern der Aktivitäten Ihrer Organisation sind nachstehend beschrieben.

Systemauslastung

Für Administratoren kann es hilfreich sein, einige der folgenden grundlegenden Statistiken zu überwachen:

  • Anzahl der Mitglieder, Gruppen und Elemente (insgesamt und neue)
  • Aktivste Benutzer und meistgesehene Elemente
  • Benutzer und Gruppen mit den meisten Elementen

Verwenden Sie die Seite Status Ihrer Organisation für aktivitätsbasierte Kennwerte sowie für Berichte zur Echtzeitverwendung. Elementberichte veranschaulichen, wie Benutzer Inhalte erstellen, verwenden und freigeben. Berichte zu Mitgliedern geben Aufschluss darüber, wie Benutzer Inhalte in der Organisation bereitstellen. Gruppenberichte vermitteln einen Eindruck von der aktiven Zusammenarbeit in und unter den Organisationen.

Credit-Verbrauch

Cloud-Ressourcen werden von jeder Organisation anders eingesetzt, weshalb sich der Credit-Verbrauch von Organisation zu Organisation unterscheidet. Selbst die intensive Nutzung eines Cloud-Services führt häufig zu besten Werten. Statt Fälle intensiven Credit-Verbrauchs generell als übermäßig einzustufen, sollten Sie sich die Gründe näher ansehen. Ermitteln Sie beispielsweise doppelten Aufwand, redundante Daten und Nutzungen von Services oder Daten, die auch lokal vorhanden sind.

  • Überwachen Sie den Credit-Verbrauch wöchentlich oder monatlich. Auf der Seite Status der Registerkarte Credits finden Sie eine Schaltfläche zum Herunterladen eines Berichts zum täglichen Credit-Verbrauch für verschiedene Verbrauchskategorien (im ausgewählten Zeitraum). Auf der Registerkarte Mitglieder können Sie auch den Credit-Verbrauch für einen ausgewählten Benutzer herunterladen.
  • Ermitteln Sie, wann zusätzliche Credits benötigt werden. Informationen zu Credit-Budgetierungsstrategien finden Sie unter Five Strategies and Tools for Managing Credits (Fünf Strategien und Werkzeuge für die Verwaltung von Credits).

Ermitteln und untersuchen Sie Fälle von unbeabsichtigter Credit-Nutzung, und schlagen Sie Alternativen vor. Nachfolgend einige Beispiele:

  • Unnötigerweise erstellte Kachel-Services: Verwenden Sie die Option zur automatischen Erstellung von Kacheln nur, um Kacheln bei der ersten Ansicht durch einen Benutzer zu erstellen. Auf diese Weise wird Ihnen nur die Erstellung von angeforderten Kacheln angerechnet. Wenn Sie lieber eigene Kacheln erstellen möchten, erstellen Sie in ArcGIS Pro oder ArcMap den Kachel-Cache als Kachelpaket, laden Sie dann das Kachelpaket in ArcGIS Online hoch, und veröffentlichen Sie es dort.
  • Große gehostete Feature-Services: Vereinfachen Sie Geometrien, verringern Sie die Anzahl an Attributen, oder verwenden Sie einen Kachel-Service, um die Menge an gespeicherten gehosteten Daten zu reduzieren. Wenn Sie große Datasets in der eigenen Infrastruktur unterstützen können, sollten Sie die Veröffentlichung von Feature-Daten in einer ArcGIS Enterprise-Bereitstellung in Erwägung ziehen.
  • Doppelte Layer: Suchen Sie nach Layern, um vor der Veröffentlichung zu ermitteln, ob diese bereits verfügbar sind. Verwenden Sie eine Sicht eines gehosteten Feature-Layers, um eine andere Ansicht der Daten bereitzustellen (weniger Felder, spezifische Features), ohne ein Duplikat der Daten in ArcGIS Online speichern zu müssen.
  • Große oder wiederholte Geokodierungs-, Routing- oder GeoEnrichment-Aufträge innerhalb derselben Organisation: Vermeiden Sie die erneute Geokodierung derselben Daten. Wenn ein Dataset mit einem ArcGIS Online-Werkzeug erstellt wurde, fordern Sie die Benutzer dazu auf, die Daten freizugeben, statt denselben Auftrag noch einmal auszuführen. Empfehlen Sie außerdem für wiederkehrende Aufträge die Verwendung von Locators, die unter ArcGIS Server ausgeführt werden. Veröffentlichen Sie häufig verwendete Layer im System, und machen Sie diese bekannt.