Prácticas recomendadas para el mantenimiento de la organización

Como administrador, es responsable de configurar ArcGIS Online para satisfacer las necesidades y estructura de su organización durante la instalación a medida que van cambiando los requisitos, además de aprovechar las nuevas capacidades. Igualmente importante es mantener regularmente los miembros, elementos y grupos, para que la organización permanezca despejada y sea lo más útil posible para los miembros. Algunas de estas tareas de mantenimiento, incluido el uso de la monitorización, pueden resultar útiles para sacar todo el partido de ArcGIS Online.

Sugerencia:

Busque soluciones asociadas en ArcGIS Marketplace en busca de aplicaciones que ayuden con las tareas de mantenimiento, si lo desea.

Estrategias para miembros

Es posible que los miembros de su organización cambien con el tiempo. Las estrategias para las siguientes tareas habituales de mantenimiento de miembros se describen a continuación:

Invitar a miembros

Según vaya incorporando o ampliando el acceso a ArcGIS Online para nuevos miembros o grupos de miembros, tendrá que seguir el flujo de trabajo invitar a miembros. Puede invitar y ajustar la configuración del usuario de manera individual o en lote con un archivo CSV.

Cuando vaya a invitar y agregar miembros, benefíciese de las siguientes opciones:

  1. Antes de invitar a miembros, configure opciones predeterminadas para los miembros nuevos para especificar propiedades de los miembros como el tipo de usuario, el rol de miembro y los grupos a los que desea asignar a los nuevos miembros. Por ejemplo, si la presupuestación de créditos está habilitada para la organización, ahorre tiempo especificando una asignación de créditos predeterminada para todos los nuevos miembros. Otorga créditos iniciales a los nuevos usuarios sin que usted tenga que administrar los créditos de cada usuario individualmente. Puede ajustar los créditos predeterminados de miembros específicos según sea necesario. También es buena idea configurar un conjunto de grupos de línea base para que los nuevos miembros disfruten de acceso inmediato a contenido relevante sin tener que solicitarlo.
  2. Durante el proceso de invitación, asigne un rol con privilegios que conceda acceso al miembro a capacidades de interés. Por ejemplo, si el miembro tiene que crear contenido, asegúrese de que cuenta con capacidades para ello.
  3. Si es un administrador predeterminado, configure categorías para organizar a los miembros de acuerdo con características como, por ejemplo, el departamento, la ubicación y la experiencia. Una vez que haya configurado las categorías, puede categorizar a los miembros recién invitados. Luego puede filtrar la lista de miembros por categoría para mostrar solo los miembros que tiene que administrar, por ejemplo, al asignar licencias o roles de miembro.
Sugerencia:

Si invita a miembros por correo electrónico, sus nombres aparecerán en Miembros pendientes hasta que acepten la invitación. Es posible reenviar invitaciones como recordatorios, en caso necesario.

Eliminar miembros

Cuando los miembros salgan de su organización, deberá eliminar su cuenta y decidir qué hacer con el contenido o los grupos de su propiedad. No puede eliminar al miembro hasta que todos los elementos y grupos sean eliminados o transferidos a otro miembro.

Lo ideal sería que el miembro que se marcha ayudase a transferir y eliminar su contenido y grupos antes de irse. Si un miembro sale de la organización sin transferir contenido, es posible deshabilitar al miembro para que no pueda iniciar sesión mientras usted transfiere sus grupos o elementos.

Transición a inicios de sesión específicos de la organización

Si su organización decide usar inicios de sesión corporativos (inicios de sesión de SAML o inicios de sesión de OpenID Connect) después de configurar en un principio cuentas integradas, debe migrar los elementos y grupos de los miembros de su cuenta original a su nueva cuenta específica de la organización.

Estrategias para elementos

Los elementos de su organización cambiarán con el tiempo. Es posible que haya que actualizar la información del elemento, el estado y la vigencia a lo largo de su ciclo de vida. Los métodos para las siguientes tareas habituales de mantenimiento de elementos se describen a continuación:

Identificar elementos antiguos o que no se usan

Los elementos antiguos o que no se usan ocupan espacio de almacenamiento y pueden sobrecargar los resultados de búsqueda. Recomendamos que revise los elementos periódicamente. Los elementos que no se usan ni se necesitan pueden eliminarse de la organización. Los elementos desactualizados que siguen siendo relevantes pueden designarse como obsoletos.

Si desea encontrar los elementos de mayor antigüedad, los que menos se modifican o los que menos se ven de todo su contenido, grupos u organización, ordene o filtre los elementos de la pestaña correspondiente de la página Contenido. También puede crear un informe de elementos que muestre todos los elementos de la organización y ordenar el informe por Fecha de modificación.

Buscar capas de entidades alojadas grandes

ArcGIS Online cobra créditos de almacenamiento en función de la cantidad de datos de entidad almacenados. Como administrador, es importante que monitorice el contenido que tiene guardado para garantizar que el almacenamiento se usa de manera eficaz.

Para ver una lista de las capas de entidades alojadas de su organización por tamaño, siga estos pasos:

  1. Abra la página Estado de la organización.
  2. En la parte superior de la página, haga clic en Informes.
  3. Haga clic en Crear informe y en Informe único.
  4. Siga los pasos de Crear un informe para generar un informe de elementos.
  5. Descargue y abra el informe, filtre la columna Tipo de elemento para mostrar solo elementos de Servicio de entidades y, a continuación, ordénelos por Tamaño de almacenamiento de entidades.
    Nota:

    El tamaño se indica en megabytes.

Actualizar las URL de servicio en un mapa web

Las URL de servicio web incluidas en los mapas web en vivo pueden cambiar con el tiempo. Es posible que el nombre del servidor cambie durante las migraciones del mismo. Los servidores se migrarán a HTTPS, ya que se está consolidando como un estándar de la web. Puede actualizar la URL mencionada en las capas del mapa web con la utilidadActualizar referencias en la pestaña Configuración de la página de elemento del mapa.

Nota:

Puede evitar tener que actualizar las URL de servicio en los mapas web conCNAME para sus equipos servidor SIG. Básicamente, los CNAME son alias de nombres de servidor que su departamento de TI agrega a su DNS (como myGISserver.m.com para 50.12.234.12). Cuando se migra un servidor a un hardware nuevo, puede actualizar la referencia de CNAME para que apunte al servidor nuevo. Todas las URL de servicio seguirán siendo las mismas, por lo que no es necesario actualizar el mapa web ni otras referencias del servicio.

Actualizar las URL para elementos de aplicaciones o de servicios

Las URL de servicios alojadas en ArcGIS Server y aplicaciones web alojadas localmente pueden cambiar cuando los servidores se eliminan o se les cambia el nombre. Es posible actualizar una referencia URL a una capa y elementos de una aplicación web si actualiza la URL en la utilidad Fuente de datos en la pestaña Configuración de la página del elemento.

Migrar elementos entre cuentas

Muchos usuarios nunca tendrán que pensar en usar más cuentas aparte de la de ArcGIS. Sin embargo, como administrador, existen situaciones en las que puede ser necesario copiar mapas u otros elementos desde una cuenta a otra.

Es posible usar Cambiar propietario a transferir elementos existentes de una cuenta a otra o ajustar la propiedad del grupo. El elemento permanece en la misma organización, lo que significa que se mantienen todas las referencias y vínculos entre capas, mapas y aplicaciones y todo sigue funcionando como se esperaba. También se puede ajustar la pertenencia a un grupo.

Sugerencia:

Cuando se migran cuentas con muchas carpetas o grupos, también puede usar ArcGIS API for Python para facilitar y mantener la estructura de carpetas en Mi contenido. Descargue el script de muestra.

Estrategias para grupos

Seleccione contenido destacado con los grupos y promocione un conjunto de grupos como los Grupos destacados de la organización. (Puede asignar esta tarea a otro personal). Si su organización decide usar mapas base en lugar de los mapas base predeterminados de Esri, cree y mantenga un grupo para la galería de mapas base.

Los grupos no consumen créditos, por lo que su mantenimiento consiste en mantener el orden. Sin embargo, sanear los grupos también le puede ayudar a eliminar elementos de contenido antiguo que consumen créditos de almacenamiento.

Identifique grupos estancados o que ya no se usan, especialmente grupos públicos y de la organización.

  1. Vea los grupos de su organización (haga clic en Grupos > Grupos de Mi organización) e invierta el orden de clasificación para que los grupos más antiguos aparezcan primero.
  2. Para cada grupo, visualice la pestaña Contenido para determinar los elementos modificados más recientemente.
  3. Abra las páginas de elementos del contenido del grupo y revise la pestaña Uso para ver las estadísticas de actividad.

Monitorizar y reportar una actividad

También es importante monitorizar la métrica de los usuarios y el contenido de su organización. A continuación, se describen algunas estrategias para monitorizar y controlar las actividades de su organización.

Nota:

ArcGIS Online almacena los datos de uso de los últimos dos años solamente.

Uso del sistema

Es posible que para los administradores resulte útil monitorizar algunas de las siguientes estadísticas básicas:

  • Número de miembros, grupos y elementos (total y nuevos)
  • Usuarios más activos y elementos más vistos
  • Usuarios y grupos con la mayoría de elementos

Consulte métricas basadas en la actividad en la sección Cuadro de mando de la página Estado de la organización. Descargue información detallada de uso del sistema desde la sección Informes. Los informes de elementos reflejan el modo en que los usuarios crean, usan y comparten contenido geográfico. Los informes de miembros muestran cómo participan los usuarios en la organización.

Uso de almacenamiento

Las necesidades de almacenamiento y recursos de base de datos de una organización pueden cambiar con el tiempo. Para obtener información sobre el uso y los límites de almacenamiento de su organización, vaya a la página Descripción general de su organización y haga clic en Data store de entidades. También puede crear un informe de elementos con información detallada de almacenamiento desde la sección Informes de la página Estado.

Durante periodos de cargas de trabajo intensivas de consulta y edición, es posible que desee actualizar a un data store de entidades premium para acceder a recursos de base de datos dedicados y aumentar el almacenamiento de su organización. Visite la tienda de Esri para conocer los precios, la información de rendimiento y los detalles de la compra.

Uso de créditos

Cada organización usa de forma diferente los recursos de la nube y también hace un uso diferente de los créditos. Incluso un uso intenso de un servicio en la nube suele ofrecer el mejor valor. En lugar de abordar todas las instancias de uso intenso de créditos como excesivas, evalúe cuidadosamente las razones de uso. Por ejemplo, identifique los esfuerzos duplicados, los datos redundantes, y use servicios o datos que también estén disponibles localmente.

Identifique e investigue el uso no previsto de créditos y sugiera soluciones alternativas, como los siguientes ejemplos:

  • Servicios en teselas generados sin necesidad: use la opción para generar teselas automáticamente solo para generarlas cuando se visualizan por primera vez en un visor, por lo que solo se le cobrará por generar las teselas que sean necesarias. Si desea generar sus propias teselas, cree la caché de teselas en ArcGIS Pro o ArcMap (como un paquete de teselas) y, después, cargue y publique el paquete de teselas en ArcGIS Online.
  • Grandes servicios de entidades alojados: simplifique las geometrías, reduzca el número de atributos o use un servicio en teselas para disminuir la cantidad de datos alojados que hay almacenados. Si su infraestructura admite datasets grandes, plantéese publicar datos de entidad en una implementación de ArcGIS Enterprise.
  • Duplicar capas: busque capas para ver si ya están disponibles antes de la publicación. Use una vista de capa de entidades alojada para proporcionar una visualización diferente de los datos (menos campos, entidades específicas) sin tener que guardar un conjunto de datos duplicado en ArcGIS Online.
  • Trabajos grandes o repetidos de geocodificación, generación de rutas o geoenriquecimiento dentro de la organización: desaconseje la repetición de la geocodificación de los mismos datos. Si se ha creado un dataset con la herramienta ArcGIS Online, anime a los usuarios a compartir los datos en lugar de ejecutar trabajos duplicados. También puede aconsejar usar localizadores que se ejecutan en ArcGIS Server para trabajos repetitivos. Publique capas que se suelen usar en el sistema y publicítelas.