Configurer les espaces de coworking

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les espaces de coworking sont des espaces de travail qui peuvent être réservés pour une utilisation temporaire pendant plusieurs heures, jours ou semaines. Cette approche alternative aux espaces traditionnels attribués de manière permanente permet aux organisations de gérer efficacement l’espace et de réduire les coûts. Les espaces de coworking peuvent être attribués à des zones d’espace de travail, qui peuvent être créées pour organiser les occupants et les espaces réservables gérés par votre organisation.

Conditions requises

ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants dans un espace intérieur, notamment d’attribuer des occupants à des zones d’espace de travail avec des espaces attribués individuellement ou des espaces de coworking réservables. Vous pouvez réserver des espaces de coworking à l’aide de Indoor Viewer ou des applications mobiles Indoors, et les réservations sont gérées avec une couche Reservations (Réservations) dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors ou Microsoft 365.

Vous pouvez créer des zones d’espace de travail restreintes dans Space Planner. Pour réserver un espace de coworking dans une zone d’espace de travail restreinte, un occupant doit être attribué à cette zone d’espace de travail. Si une zone d’espace de travail est configurée comme non restreinte, aucune attribution d’occupant n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une unité dans cette zone d’espace de travail.

Remarque :

Si une zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, l’utilisateur du portail qui est connecté à Indoor Viewer ou aux applications mobiles Indoors doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL de son enregistrement dans la couche Occupants pour réserver des espaces de coworking dans cette zone.

Configurer des espaces de coworking avec la couche Réservations

Ce mode de réservation des espaces de travail requiert une carte Indoor avec la couche Réservations incluse. Les réservations d’espaces de coworking sont gérées dans le modèle de données Indoors et permettent de visualiser la disponibilité en temps réel des unités d’une zone d’espace de travail et d’analyser l’utilisation de l’espace.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations avant de configurer des espaces de coworking dans des zones d’espace de travail, afin que la couche d’entités associée à cette carte Web puisse être ajoutée à la carte pour visualiser des informations à jour.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour les applications mobiles Indoors.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Ajouter la couche Reservations (Réservations).

   Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espaces de travail et pour la visualisation des réservations sur une carte.

   Remarque :

   Pour activer les réservations récurrentes, vous devez inclure les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Reservations (Réservations).

5. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

6. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
7. Ajoutez éventuellement la table Area Roles (Rôles de zone) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner pour activer les gestionnaires de réservations.

   Les gestionnaires de réservations peuvent réserver et gérer la réservation des espaces de coworking pour d’autres personnes dans les zones d’espace de travail pour lesquelles ils sont configurés en tant que gestionnaires de réservations.

   Vous devez effectuer les opérations suivantes pour configurer des gestionnaires de réservations :

   • Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Space Planner. Si la carte Space Planner a déjà été partagée avec l’organisation ArcGIS, ajoutez la table Area Roles (Rôles de zone) à la carte et écrasez la couche existante contenant les couches Occupants et Units et la table Areas (Zones).
   • Définissez un ou plusieurs gestionnaires de réservations pour des zones d’espace de travail dans Space Planner et fusionnez le plan.
   • Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour l’utiliser dans les applications mobiles Indoors.

   Si vous avez créé la classe d’entités Reservations (Réservations) à l’aide d’une version précédente de ArcGIS Pro, il est recommandé de rechercher dans l’espace de travail Indoors toute mise à jour potentielle vers le modèle Indoors . Vous pouvez utiliser l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors pour mettre à jour un espace de travail Indoors vers la version actuelle de la structure de modèle Indoors disponible pour la version installée de ArcGIS Pro, afin d’activer des fonctions supplémentaires dans les applications Indoors.

   Il n’est pas nécessaire de mettre à jour l’espace de travail Indoors pour utiliser les zones d’espace de travail si seuls les domaines de la zone d’espace de travail manquent.

8. Enregistrez le projet.
9. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.

Remarque :

Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Configurer des espaces de coworking avec Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

• Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
• Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
• Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
• Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles. La disponibilité de cette entité peut être limitée si votre organisation restreint l’accès aux appareils gérés par la société via Microsoft Intune.

Si votre organisation limite l’accès ou protège les applications à l’aide de Microsoft Intune pour la gestion des applications mobiles (GAM), vous devez utiliser l'application ArcGIS Indoors for Intune, disponible dans Google Play Store.

Ajouter des couches

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour les applications mobiles Indoors.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

5. Ajoutez le rôle Areas (Surfaces) et la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
6. Enregistrez le projet.

Remarque :

Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques de ressources dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse e-mail unique soit associée à cet espace. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation. Si une boîte aux lettres de ressources est un espace de travail et que sa capacité est définie, vous pouvez réserver l’espace plusieurs fois jusqu’à ce que sa capacité soit atteinte.

Pour associer les unités à des ID d’e-mail, procédez comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer les enregistrements pour afficher uniquement les lignes possédant une valeur d’espace de coworking comme ASSIGNMENT_TYPE en ajoutant le filtre d’affichage suivant : ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".

2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse électronique uniques pour chaque unité d’espace de coworking.
3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

5. Enregistrez le projet.
6. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.

Remarque :

Vous devez vous connecter à votre compte Microsoft dans l’application mobile ArcGIS Indoors pour réserver des espaces de coworking.

Réserver un espace de coworking

L’option d’espace de coworking apparaît dans le menu d’accès rapide des cartes pour lesquelles les réservations d’espace de travail ont été configurées pour la réservation d’espace de coworking. Si un nom personnalisé a été spécifié pour l’option d’espace de coworking, il s’affiche à la place. Le volet affiche une liste d’espaces de coworking disponibles en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la zone d’espace de travail, de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, et de la durée, puis choisir des réservations d’espaces de coworking quotidiennes ou hebdomadaires. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez également filtrer les espaces de coworking de la liste en fonction de l’équipement disponible. Vous pouvez réserver n’importe quelle salle disponible qui répond à vos besoins.

Lorsqu’un espace de coworking associé à une zone d’espace de travail que vous pouvez réserver est sélectionnée sur la carte, l’option Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Cliquez sur l’option Book (Réserver) pour afficher un planning des réservations existantes pour cette salle. Pour réserver l’espace de coworking, cliquez sur un créneau libre afin de préremplir les heures de début et de fin, utilisez les champs d’heure pour définir le créneau horaire ou utilisez le bouton bascule Repeat booking (Répéter la réservation) pour créer des réservations récurrentes.

Remarque :

Les applications mobiles Indoors appliquent les limites de planification configurées dans Space Planner lorsqu’un utilisateur tente de réserver un espace de coworking.

Si des espaces de coworking sont configurés à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs auxquels le type Utilisateur de Indoors ou supérieur a été attribué dans votre organisation ArcGIS dans ArcGIS Online ou ArcGIS Enterprise peuvent créer des réservations.

Si la carte a été configurée pour les réservations d’espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans l’onglet Booked (Réservé).

Réserver un espace de coworking pour quelqu’un d’autre (couche Reservations [Réservations])

Vous pouvez configurer des gestionnaires de réservations dans Space Planner capables de créer et de gérer des réservations d’espaces de coworking pour d’autres occupants, notamment des réservations récurrentes, avec la couche Réservations. Si un utilisateur est configuré comme gestionnaire de réservations pour une zone d’espace de travail, le bouton bascule Reserve for someone else (Réserver pour quelqu’un d’autre) apparaît dans le volet Hotel (Espace de coworking), afin d’activer la réservation d’une unité d’espace de coworking pour quelqu’un d’autre dans l’application mobile Indoors. Si la zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, les gestionnaires de réservations ne peuvent réserver des unités de la zone d’espace de travail que pour les personnes qui lui sont attribuées.

Si la mise à jour d’entités pour la couche Réservations est définie sur Editors can only edit their own features (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités), lorsque des réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations qui a réalisé la réservation peut accéder aux options de confirmation d’arrivée et de départ, et d’annulation d’une réservation.

Afficher une réservation d’espaces de coworking

Vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Hotel (Espace de coworking). Vous pouvez notamment mettre à jour ou annuler la réservation et ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée si les réservations d’espaces de coworking sont configurées avec la couche Réservations. Un indicateur apparaît pour toutes les réservations qui font partie d’une série récurrente.

Lorsque vous recherchez un occupant, l’application affiche les bureaux qui lui sont attribués, l’attribution au bureau à la maison ainsi que toute autre réservation active ou ultérieure d’espaces de coworking. Vous pouvez examiner les détails de l’unité qu’il a réservé, calculer l’itinéraire et générer une feuille de route. Vous pouvez également accéder aux autres attributions d’un occupant en cliquant sur l’option Locations (Localisations) dans le volet d’informations.

Si la carte a été configurée pour les réservations d’espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans l’onglet Booked (Réservé).