Configurer les espaces de coworking

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les espaces de coworking sont des espaces de travail qui peuvent être réservés pour une utilisation temporaire pendant quelques jours ou semaines. Cette approche alternative aux espaces traditionnels attribués de manière permanente permet aux organisations de gérer efficacement l’espace et de réduire les coûts.

Conditions requises

ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants dans l’espace intérieur, notamment d’affecter des occupants à chaque espace ou à des zones de travail basées sur l’activité, appelées espaces de coworking.ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants dans l’espace intérieur, notamment d’affecter des occupants à chaque espace ou à des zones de travail basées sur l’activité, appelées espaces de coworking. Vous pouvez réserver des espaces de coworking par l’intermédiaire de Indoor Viewer ou des applications mobiles Indoors, et les réservations sont gérées par l’intermédiaire d’une couche Reservations (Réservations) dans l’Information Model (Informations sur le modèle) de ArcGIS Indoors ou à l’aide de Microsoft 365.

L’option créer des espaces de coworking comme restreints dans Space Planner est activée par défaut. Pour pouvoir réserver des espaces de coworking restreints, un occupant doit être affecté à la zone d’espace de coworking dans Space Planner. Si un espace de coworking est configuré comme non restreint, aucune affectation n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une unité dans la zone d’espace de coworking.

Remarque :

Si un espace de coworking est configuré comme restreint, l’utilisateur du portail qui est connecté à Indoor Viewer ou aux applications mobiles Indoors doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL de son enregistrement dans la couche Occupants.

Configurer avec la couche Reservation (Réservation)

L’utilisation de cette configuration de réservation d’espaces de travail exige que vous ajoutiez la couche Reservations (Réservations) à une carte indoor. Les réservations d’espace de coworking sont gérées dans le modèle de données Indoors et permettent de visualiser la disponibilité en temps réel des unités d’espace de coworking et d’analyser l’utilisation de l’espace.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web préparée et partagée en vue d’une utilisation dans Space Planner. Préparez et partagez la carte Web Space Planner avant de configurer des espaces de coworking, afin que la couche d’entités associée à cette carte Web puisse être ajoutée à la carte mobile pour visualiser des informations à jour.

Procédez comme suit pour préparer une carte des espaces de coworking :

  1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour les applications mobiles Indoors.
  2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
  3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
  4. Ajouter la couche Reservations (Réservations).

    Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espaces de travail et pour la visualisation des réservations sur une carte.

    Remarque :

    Pour activer les réservations récurrentes, vous devez inclure les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Reservations (Réservations).

  5. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches afin qu’elles prennent en charge le filtre des étages dans l’application.

    Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

  6. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
  7. Enregistrez le projet.
  8. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.
Remarque :

Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Configurer avec Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

  • Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
  • Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
  • Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles.

Si votre organisation limite l’accès ou protège les applications à l’aide de Microsoft Intune dans le cadre de la gestion des applications mobiles (GAM), vous devez utiliser l’application ArcGIS Indoors for Intune, disponible dans Apple App Store.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web préparée et partagée en vue d’une utilisation dans Space Planner. Préparez et partagez la carte Web Space Planner avant de configurer des espaces de coworking, afin que la couche d’entités associée à cette carte Web puisse être ajoutée à la carte mobile pour visualiser des informations à jour.

Procédez comme suit pour préparer une carte des espaces de coworking :

  1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour les applications mobiles Indoors.
  2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
  3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
  4. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches afin qu’elles prennent en charge le filtre des étages dans l’application.

    Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

  5. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
  6. Enregistrez le projet.
Remarque :

Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques de ressource dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse électronique unique soit associée à cet espace. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation. Si une boîte aux lettres de ressource est un espace de travail et que sa capacité est définie, vous pouvez réserver l’espace plusieurs fois jusqu’à ce que sa capacité soit atteinte.

Procédez comme suit pour associer des unités aux ID d’adresse électronique :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
    Conseil :

    Vous pouvez filtrer les enregistrements pour afficher uniquement les lignes possédant une valeur espace de coworking comme ASSIGNMENT_TYPE en indiquant : ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".

  2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse électronique uniques pour chaque unité d’espace de coworking.
  3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
  4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).
    Remarque :

    Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

  5. Enregistrez le projet.
  6. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.
Remarque :

Vous devez vous connecter à votre compte Microsoft dans l’application mobile ArcGIS Indoors pour réserver des espaces de coworking.

Réserver un espace de coworking

Le bouton Hotel (Espace de coworking) apparaît dans le menu d’accès rapide des cartes pour lesquelles les espaces de coworking ont été configurés. La vue des espaces de coworking affiche une liste des espaces de coworking disponibles en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, et de la durée. Vous pouvez réserver et gérer des réservations quotidiennes ou hebdomadaires récurrentes pour les espaces de coworking. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez également filtrer les espaces de coworking de la liste en fonction de l’équipement disponible.

Lorsqu’une unité associée à un espace de coworking est sélectionnée sur la carte, le bouton Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Touchez le bouton pour afficher un planning des réservations existantes pour cette salle. Pour réserver l’espace de coworking, appuyez sur un créneau libre afin de préremplir les heures de début et de fin ou utilisez les champs d’heure pour définir le créneau horaire.

Remarque :

Les demandes de réservation peuvent être refusées si elles entrent en conflit avec les limites de planification spécifiées dans Space Planner.

Dans Microsoft Outlook pour Mac, il n’est pas possible de modifier un événement qui dure toute la journée dans une série récurrente en réservation de journée partielle si la série récurrente a été créée dans Indoors for iOS à l’aide de Microsoft 365.

Si des espaces de coworking sont configurés à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs doivent posséder le rôle Mise à jour ou un rôle supérieur dans l’organisation ArcGIS dans ArcGIS Online pour réserver un espace de coworking.Si des espaces de coworking sont configurés à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs doivent posséder le rôle Mise à jour ou un rôle supérieur dans l’organisation ArcGIS dans ArcGIS Enterprise pour réserver un espace de coworking.

Si la carte a été configurée pour les réservations d’espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans l’onglet Booked (Réservé).

Réserver un espace de coworking pour quelqu’un d’autre

Dans Space Planner, vous pouvez configurer des gestionnaires de réservations qui peuvent réserver et gérer des réservations d’espace de coworking, récurrentes ou non, si vous avez configuré la réservation d’espace de travail à l’aide de la couche des réservations. Si un utilisateur est désigné comme gestionnaire de réservations pour un espace de coworking, une option permettant de réserver une unité d’espace de coworking pour quelqu’un d’autre apparaît dans le volet Hotel (Espace de coworking). Si l’espace de coworking est configuré en tant qu’espace de coworking restreint, les gestionnaires de réservations ne peuvent le réserver que pour les personnes qui lui sont affectées.

Si la mise à jour d’entité pour la couche des réservations est définie sur Editors can only edit their own features (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités), lorsque des réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations peut accéder aux options d’arrivée, de départ et d’annulation d’une réservation.

Afficher une réservation d’espaces de coworking

Si la carte est configurée pour les réservations d’espaces de coworking à l’aide de la couche Reservations (Réservations), vous pouvez afficher les espaces de coworking que vous avez réservés dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Hotel (Espace de coworking). Vous pouvez sélectionner votre réservation afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Vous pouvez alors ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée sur l’appareil, modifier la réservation ou l’annuler. Les gestionnaires de réservations disposent de deux boutons sur l’onglet Booked (Réservé). Le bouton For you (Pour vous) répertorie vos réservations d’espace de coworking, tandis que le bouton For others (Pour d’autres) répertorie les salles réservées pour d’autres occupants. En tant que gestionnaire de réservations, vous pouvez afficher, modifier ou annuler des réservations d’espaces de coworking pour vous-même et pour d’autres utilisateurs.

Lorsque vous recherchez un occupant, l’application affiche le siège qui lui est attribué, son affectation à domicile ainsi que toute autre réservation active ou ultérieure d’espaces de coworking, ce qui vous permet de le localiser. Vous pouvez afficher les détails de l’unité d’espace de coworking qu’il a réservé, calculer l’itinéraire et générer une feuille de route. Vous pouvez également accéder aux autres affectations d’un occupant en cliquant sur le bouton Locations (Localisations) dans le volet d’informations.

Si la carte a été configurée pour les réservations d’espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans l’onglet Booked (Réservé).

Remarque :

Indoors for iOS s’intègre à l’application Calendrier native. L’intégration avec des applications de calendrier tierces n’est pas prise en charge.

Rubriques connexes