Initiation à la réservation d’espace de travail

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Une gestion efficace des espaces disponibles permet aux organisations de réduire les coûts et d’améliorer la productivité en autorisant les employées à avoir un planning flexible et en les encourageant à travailler en collaboration lorsque cela est nécessaire. Par exemple, votre organisation peut décider d’affecter certaines zones à l’utilisation partagée, que les employés peuvent réserver pour quelques heures, comme des salles de réunion pour collaborer avec d’autres personnes, ou pour quelques jours, comme des espaces de coworking pour une utilisation personnelle, lors de la visite d’un bureau ou pour des tâches spécifiques. Indoors permet aux utilisateurs de trouver interactivement des salles disponibles en fonction de leurs besoins et de les réserver. Les administrateurs peuvent également rendre certains espaces non réservables afin de respecter les directives de distanciation sociale définies par l’organisation. Par exemple, vous pouvez rendre une unité sur deux non réservable et éviter une affluence si les espaces sont proches les uns des autres.

Vous pouvez configurer des espaces de coworking et des salles de réunion en fonction des besoins de votre organisation afin que les utilisateurs puissent les réserver à l’aide des applications Indoors. Les utilisateurs peuvent trouver les espaces de travail disponibles sur la carte ou les rechercher en fonction de l’heure, de la durée, de la capacité et de l’emplacement.

Vous pouvez configurer séparément les réservations des espaces de coworking et des salle de réunion avec Microsoft 365 ou avec la couche Reservations. Par exemple, si votre organisation utilise Microsoft 365 pour réserver des salles de réunion, vous pouvez faire de même pour réserver des espaces de coworking ou utiliser la couche Reservations à la place. Choisissez la configuration la plus adaptée aux besoins de votre organisation.

Configurer avec Microsoft 365

Les applications Indoors prennent en charge l’intégration à Microsoft 365 pour la configuration des réservations d’espace de travail. Si votre organisation gère des salles par le biais de boîtes aux lettres électroniques de ressources et permet aux utilisateurs de réserver des salles à l’aide d’applications telles que Microsoft Outlook, vous pouvez les autoriser à réserver des salles à l’aide des applications Web et mobiles de Indoors. Les applications Indoors sont également intégrées au calendrier ; ainsi, lorsqu’une demande de réservation est confirmée, un événement est ajouté au calendrier et l’emplacement de la salle peut être affiché sur la carte intérieure.

Remarque :

Seule l’intégration à Microsoft 365 est prise en charge. Microsoft Exchange Server n’est pas pris en charge. Si votre organisation utilise Microsoft Intune pour la gestion des applications mobiles (GAM), vos utilisateurs doivent installer l’application mobile Indoors for Intune.

La configuration des réservations avec Microsoft 365 est prise en charge uniquement pour les espaces de coworking dans Viewer. Vous pouvez les configurer en ajoutant la boîte aux lettres électronique de ressources aux données Indoors.

Lors de la configuration de réservations d’espaces de travail pour des espaces de coworking et des salles de réunion avec Microsoft 365, les fonctions suivantes sont incluses :

FonctionnalitéEspace de coworkingSalle de réunion

Créer des réservations

Oui

Oui

Modifier les réservations

Oui

Oui

Annuler des réservations

Oui

Oui

Message électronique de confirmation

Oui

Oui

Ajouter des réservations au calendrier

Oui (ajoutés automatiquement dans Outlook)

Oui (ajoutés automatiquement dans Outlook)

Supprimer des réservations du calendrier

Oui (supprimées automatiquement dans Outlook)

Oui (supprimées automatiquement dans Outlook)

Pour permettre la réservation d’espaces de coworking lors de l’utilisation de Microsoft 365, vous devez inclure la table Areas (Zones), la couche Units (Unités) et la couche Occupants. La table et les couches doivent inclure les champs suivants :

  • Table Areas (Zones) : AREA_ID, AREA_NAME et AREA_TYPE
    Remarque :

    Si vous n’incluez pas de table Areas (Zones) dans la carte web, mais qu’il existe une table Areas (Zones) dans la même couche d’entités hébergée que la couche Occupants, l’application Viewer accède à la table à partir de la couche d’entités hébergée.

  • Couche Units (Unités) :SCHEDULE_EMAIL
  • Couche Occupants (Occupants) : EMAIL et KNOWNAS

Configurer à l’aide de la couche des réservations dans Indoors

Les applications Indoors prennent en charge la gestion des réservations d’espaces de travail à l’aide de la couche Reservations (Réservations), laquelle peut être incluse dans votre paquetage de cartes mobiles.

Cette méthode présente les avantages suivants :

  • Procédez à l’analyse des données de réservation pour prendre des décisions de gestion des espaces avisées.
  • Arrivée dans les espaces de coworking et départ des espaces de coworking pour le statut en temps réel des réservations
  • Éliminez la dépendance à des systèmes externes pour la gestion des réservations.
  • Procédez à l’intégration à des applications de calendrier de tiers comme Apple, Outlook et Google.

La couche Reservations (Réservations) peut également être ajoutée à des cartes autres que votre carte Indoors et peut être partagée avec des groupes dans une organisation en vue de son utilisation dans des applications telles que ArcGIS Dashboards.

Lors de l’utilisation de la couche Réservations dans Indoors en vue de configurer des réservations d’espaces de travail pour des espaces de coworking et des salles de réunion, les fonctions suivantes sont incluses :

FonctionnalitéEspace de coworkingSalle de réunion

Créer des réservations

Oui

Oui

Modifier les réservations

Oui

Oui

Annuler des réservations

Oui

Oui

Message électronique de confirmation

Sera disponible dans une édition ultérieure

Sera disponible dans une édition ultérieure

Arrivée

Oui

Sans objet

Consultez

Oui

Sans objet

Ajouter des réservations au calendrier

Oui (toutes les applications de calendrier)

Oui (toutes les applications de calendrier)

Supprimer des réservations du calendrier

Oui (toutes les applications de calendrier)

Oui (toutes les applications de calendrier)

Lors de la configuration de réservations d’espaces de travail pour des espaces de coworking et des salles de réunion, les fonctions suivantes sont disponibles pour les gestionnaires de réservations lors de l’utilisation de la couche Reservations (Réservations) dans Indoors :

Fonction du gestionnaire de réservationsEspace de coworking

Créer des réservations

Oui

Modifier les réservations

Oui

Annuler des réservations

Oui

Arrivée

Oui

Consultez

Oui

Pour rendre possible la réservation d’espaces de coworking avec la couche Reservations, vous devez inclure la table Zones, la couche Units et la couche Occupants. La table et les couches doivent inclure les champs suivants :

  • Table Zones - AREA_ID, AREA_NAME et AREA_TYPE
    Remarque :

    Si vous n’incluez pas de table Zones dans la carte Web, mais qu’il en existe une dans la même couche d’entités hébergée que la couche Occupants, l’application Indoor Viewer accède à la table à partir de la couche d’entités hébergée.

  • Couche Units (Unités) :RESERVATION_METHOD
  • Couche Occupants - EMAIL et KNOWNAS

Pour rendre possible la réservation de salles de réunion avec la couche Reservations, vous devez inclure la couche Units. La couche Units doit comporter le champ RESERVATION_METHOD.

La couche Réservations peut également être ajoutée à des cartes autres qu’une carte Indoors et partagée avec des groupes d’une organisation pour l’utiliser dans des applications telles que ArcGIS Dashboards en vue de créer des diagrammes pour des analyses d’utilisation sur des espaces réservables.

Procédez comme suit pour configurer les réservations d’espaces de travail à l’aide de la couche Reservations (Réservations) :

  1. Publiez la couche des réservations dans votre organisation ArcGIS et partagez-la avec les utilisateurs de l’organisation.
  2. Configurez les paramètres de mise à jour, de sécurité et temporels de la couche d’entités hébergée.
  3. Ajoutez la couche des réservations à une carte à utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors.

Les sections suivantes détaillent chacune des étapes nécessaires pour créer, partager et configurer la couche Reservations à utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors.

Créer la classe d’entités Reservations (Réservations)

Si vous créez une géodatabase Indoors avec l’outil Créer une base de données Indoors ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure, la classe d’entités Réservations est ajoutée au jeu de données Indoors.

À partir de ArcGIS Pro 3.0, l’outil Créer une base de données Indoors crée la classe d’entités Réservations avec une règle attributaire contraignante qui assure la sécurité des processus de réservation des espaces de travail lorsque les réservations sont modifiées en dehors des applications Web et mobiles Indoors. Si un utilisateur du portail Enterprise tente de mettre à jour ou de supprimer une réservation faite pour quelqu’un d’autre, la règle attributaire ne permet pas d’appliquer la modification, sauf si cet utilisateur est un gestionnaire de réservations pour la zone de l’unité réservée, si le rôle Administration du portail a été attribué à l’utilisateur ou s’il s’agit de l’utilisateur pour qui la réservation a été effectuée.

Remarque :

Les règles attributaires ne sont pas prises en charge dans ArcGIS Online.

Partager la couche Reservations (Réservations)

Vous devez ajouter la couche d’entités des réservations à votre carte intérieure et la partager avec les membres de votre organisation ArcGIS. La couche des réservations doit être partagée avec les utilisateurs de l’organisation qui ont besoin d’utiliser la fonctionnalité de réservation d’espace de travail dans les applications Indoors. Une fois que la couche Reservations (Réservations) est partagée dans votre organisation, les utilisateurs peuvent consulter les dernières disponibilités des salles et réserver des espaces de travail.

Lorsque vous partagez la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Pro 3.0 ou versions ultérieures, elle est partagée sous forme d’une couche d’entités Indoors Spaces si votre organisation ArcGIS inclut la licence Indoors Spaces. Les couches d’entités Indoors Spaces peuvent être mises à jour par les membres de votre organisation ArcGIS dont le type d’utilisateur est associé à un rôle par défaut Viewer ou supérieur (y compris les utilisateurs de type Utilisateur de Indoors en cas d’utilisation des applications Indoor Viewer et Indoor Space Planner), ce qui permet à ces utilisateurs d’avoir accès aux fonctions de réservation des espaces de travail.

Pour publier la couche Reservations (Réservations) en tant que couche d’entités Web et la partager avec des membres de votre organisation ArcGIS, procédez comme suit :

  1. Ouvrez votre carte Indoors dans ArcGIS Pro.
  2. Ajoutez la classe d’entités Reservations (Réservations) à votre carte Indoors.

    La classe d’entités des réservations est créée par l’outil Créer une base de données Indoors dans ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure. Si une géodatabase Indoors a été créée dans ArcGIS Pro 2.8 ou une version antérieure, exécutez l’outil Create Indoors Database (Créer une base de données Indoors) dans une géodatabase vide dans ArcGIS Pro 2.9 ou une version ultérieure et copiez la couche Reservations (Réservations) dans la géodatabase contenant vos données Indoor.

  3. Configurez la couche Reservations (Réservations) de sorte qu’elle tienne compte des étages.
  4. Cliquez avec le bouton droit sur la couche Reservations (Réservations) et sélectionnez Sharing (Partage) > Share As Web Layer (Partager en tant que couche web).

    La fenêtre Partager en tant que couche web apparaît.

  5. Définissez les paramètres de partage selon les besoins.

    Si vous partagez une couche avec ArcGIS Online, sélectionnez l’option Feature (Entité) pour le paramètre Layer Type (Type de couche) afin de partager une couche d’entités hébergée.

    En cas de partage sur ArcGIS Enterprise, sélectionnez l’option Map Image (Image de la carte) et cochez la case Feature (Entité) sous Reference registered data (Référencer les données inscrites) pour le paramètre Data and Layer Type (Type de données et de couche). Cette configuration est requise pour bénéficier de la règle attributaire de sécurité des réservations.

    Remarque :

    Vous pouvez éventuellement partager une couche avec un portail ArcGIS Enterprise en tant que couche d’entités hébergée en sélectionnant l’option Feature (Entité) sous Copy all data (Copier toutes les données).

  6. Si vous partagez une couche avec ArcGIS Enterprise et faites référence à des données inscrites, configurez les paramètres de la couche d’entités Web Reservations (Réservations) en procédant comme suit :

    Si vous partagez la couche Web à l’aide de l’option Copy all data (Copier toutes les données), vous pouvez configurer les paramètres de mise à jour de la couche Reservations (Réservations) une fois qu’elle a été publiée dans votre organisation ArcGIS.

    1. Cliquez sur l’onglet Configuration. Si nécessaire, cliquez sur l’onglet Configure Layers (Configurer les couches) Configurer les couches en dessous.
    2. Sous Layer(s) [Couche(s)], en regard de Feature (Entité), cliquez sur le bouton Configure Web Layer Properties (Configurer les propriétés de la couche Web) Configurer les propriétés de la couche web.
    3. Cochez la case Enable editing and allow editors to (Activer la mise à jour et autoriser les éditeurs à) et les cases Add (Ajouter), Delete (Supprimer) et Update (Mettre à jour) pour activer la mise à jour des couches d’entités Web.
    4. Cochez les cases Enable Sync (Activer la synchronisation) et Export Data (Exporter des données).
    5. En haut de la fenêtre, cliquez sur le bouton Back (Retour) Précédent pour retourner à la liste des couches.
  7. Cliquez sur Analyze (Analyser) et corrigez les erreurs éventuelles.
  8. Cliquez sur Publish (Publier).

    La couche Reservations (Réservations) est publiée en tant que couche d’entités Indoors Spaces dans votre organisation ArcGIS.

  9. Cliquez sur l’option Manage the web layer (Gérer la couche Web) figurant dans la fenêtre Share as Web Layer (Partager en tant que couche Web).

    La page des éléments de la couche Reservations (Réservations) apparaît dans un navigateur Web.

  10. Cliquez sur le bouton Share (Partager) et choisissez une option :
    • Organization (Organisation) : partagez la couche avec tous les membres de votre organisation.
    • Edit Group Sharing (Mettre à jour le partage de groupe) : ajoutez les groupes qui doivent avoir accès à la couche.
  11. Cliquez sur Save (Enregistrer).

    La couche d’entités Web Reservations (Réservations) est partagée avec les membres de l’organisation ArcGIS que vous avez choisis. Vous pouvez à présent configurer les paramètres de couche à utiliser pour la réservation d’espace de travail dans les applications Indoors.

Paramètres de mise à jour

Les applications Indoors nécessitent la définition de fonctionnalités de mise à jour sur la couche Reservations (Réservations) pour créer ou mettre à jour des entités de réservation lorsque les utilisateurs réservent des espaces dans les applications Indoors. Si la couche Reservations (Réservations) est une couche d’entités hébergée (si vous l’avez publiée à l’aide de l’option Copy All (Copier tout)), vous pouvez configurer les paramètres de mise à jour dans votre organisation ArcGIS.

Remarque :

Si la couche Reservations (Réservations) est une couche Web qui fait référence à des données inscrites dans ArcGIS Enterprise, vous pouvez configurer les paramètres de mise à jour avant de partager la couche Web. Si vous partagez une couche d’entités Web qui fait référence à des données inscrites, les opérations de mise à jour ne peuvent pas être modifiées via le site Web de votre organisation ArcGIS;  utilisez ArcGIS Server Manager pour mettre à jour les propriétés du service à la place.

Pour définir les paramètres de mise à jour requis pour la couche dans votre organisation ArcGIS, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
  2. Cliquez sur l’onglet Paramètres.
  3. Dans la section Feature Layer (hosted) (Couche d’entités [hébergée]), sous Editing (Mise à jour), sélectionnez la case à cocher Enable Editing (Activer la mise à jour).
  4. Dans la section What kind of editing is allowed? (Quel est le type de mise à jour autorisé ?), configurez les options de mise à jour comme suit :
    1. Sélectionnez la case à cocher Add (Ajouter).
    2. Sélectionnez la case à cocher Delete (Supprimer).
    3. Sélectionnez la case à cocher Update (Mettre à jour).
    4. Choisissez l’option Attributes and geometry (Attributs et géométrie).
  5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Paramètres de sécurité

Si vous utilisez ArcGIS Enterprise et avez partagé la couche Reservations (Réservations) à l’aide de l’option Reference registered data (Référencer les données inscrites), vous pouvez gérer les paramètres de sécurité à l’aide de règles attributaires. À partir de ArcGIS Pro 3.0, l’outil Créer une base de données Indoors crée la classe d’entités Reservations (Réservations) avec une règle attributaire contraignante qui permet de garantir que les réservations d’espaces de coworking peuvent uniquement être mises à jour par les gestionnaires de réservations, par les administrateurs du portail et par l’utilisateur pour qui la réservation a été effectuée, et ce, même si les réservations sont mises à jour en dehors des applications mobiles et Web Indoors.

Remarque :

Pour optimiser la sécurité qu’offre la règle attributaire contraignante, la couche Reservations (Réservations) doit être publiée dans ArcGIS Enterprise en tant que service d’entités qui fait référence aux données inscrites. Sinon, la couche Reservations (Réservations) est publiée sans la règle attributaire. Les règles attributaires ne sont pas disponibles dans les couches d'entités hébergées dans ArcGIS Enterprise ou ArcGIS Online.

Si vous avez publié la couche Reservations (Réservations) en tant que couche Web hébergée à l’aide de l’option Copy all data (Copier toutes les données), vous pouvez utiliser les paramètres de mise à jour avancés pour assurer le suivi des mises à jour, éviter que les données ne soient modifiées à tord et empêcher les utilisateurs de mettre à jour par inadvertance des entités qu’ils n’ont pas créées.

Pour renforcer la sécurité dans ArcGIS Online, procédez comme suit :Pour renforcer la sécurité dans le portail Enterprise, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
  2. Cliquez sur l’onglet Paramètres.
  3. Si vous le souhaitez, sélectionnez la case à cocher Prevent this item from being accidentally deleted (Empêcher cet élément d’être supprimé accidentellement) dans la section Delete Protection (Protection contre la suppression) pour une meilleure protection.
  4. Dans la section Editing (Mise à jour), configurez les éléments suivants :
    1. Cochez la case Enable editing (Activer la mise à jour).
    2. Cochez la case Keep track of who edited the data (editor name, date and time) (Conserver un suivi des auteurs des mises à jour des données (nom de l’éditeur, date et heure)).
    3. Pour l’option What kind of editing is allowed? (Quel est le type de mise à jour autorisé ?), cochez les cases Add (Ajouter), Delete (Supprimer) et Update (Mettre à jour) et sélectionnez l’option Attributes and geometry (Attributs et géométrie).
    4. Pour l’option What features can editors edit? (Quelles entités les éditeurs peuvent-ils mettre à jour ?), vous pouvez éventuellement sélectionner Editors can only edit their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités (requiert un suivi)).
      Remarque :

      Si vous sélectionnez Editors can only edit their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités (requiert un suivi)) et que les réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations peut accéder aux options de mise à jour, d’arrivée, de départ et d’annulation d’une réservation.

    Attention :

    Ne choisissez pas Editors can only see their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement voir leurs propres entités (requiert un suivi)) pour l’option What features can editors see (Quelles entités les éditeurs peuvent-ils voir ?). Si vous choisissez cette option, les utilisateurs de l’application n’auront pas accès à une disponibilité des salles précise.

Vous pouvez désormais ajouter cette couche à votre carte intérieure pour activer les réservations d’espaces de travail et gérer les réservations dans les applications Indoors.

Ajouter la couche d’entités Web à votre carte Indoors

Une fois que vous avez publié, partagé et configuré la couche Reservations (Réservations) dans votre organisation ArcGIS, vous pouvez l’ajouter à vos cartes Indoors dans ArcGIS Pro pour l’utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la carte Indoors à laquelle vous avez ajouté la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Pro.
  2. Dans la fenêtre Contents (Contenu), cliquez avec le bouton droit sur la couche Reservations (Réservations) et cliquez sur Properties (Propriétés).

    La fenêtre Layer Properties (Propriétés de la couche) s’ouvre.

  3. Cliquez sur l’onglet Source, puis sur Définir la source de données.
  4. Accédez à votre couche d’entités Web dans la section Portal (Portail) et cliquez sur OK (OK).
  5. La couche Reservations (Réservations) dans votre carte Indoors provient à présent de la couche d’entités Web. Lorsque vous partagez votre carte Web, elle est publiée en tant que couche d’entités modifiable, quelle que soit la manière dont vous choisissez de configurer le reste des couches sur votre carte.

La couche des réservations doit provenir de la même couche Web sur la carte Web pour l’application Viewer et dans le paquetage de cartes mobiles pour les applications mobiles Indoors pour pouvoir accéder aux mêmes données sous-jacentes et afficher des informations de réservation et d’occupation à jour dans toutes les applications simultanément. Vous pouvez ajouter la couche Reservations (Réservations) à d’autres cartes via la boîte de dialogue Add Data (Ajouter des données) dans ArcGIS Pro.

Configurer à l’aide d’une combinaison de la couche Réservations Indoors et de Microsoft 365

Selon les besoins de votre organisation, vous pouvez configurer des réservations d’espaces de travail avec la couche Réservations Indoors ou avec Microsoft 365. Toutefois, vous êtes maintenant limité à utiliser la même méthode pour les réservations d’espaces de coworking et de salles de réunion. Indoors mobile prend également en charge une combinaison de méthodes de réservation.

Par exemple, votre organisation utilise peut-être déjà des boîtes aux lettres de salle Microsoft 365 pour réserver des salles de réunion et vous ne voulez peut-être pas en créer de nouvelles pour réserver des espaces de coworking. Dans ce cas, vous pouvez faire en sorte que les réservations d’espaces de coworking utilisent la couche Réservations Indoors à la place. Les deux méthodes peuvent être configurées dans la même application mobile.

Procédez comme suit pour configurer la réservation des espaces de coworking avec la couche Réservations Indoors et celle des salles de réunion avec Microsoft 365 :

  1. Ouvrez le projet contenant votre carte mobile Indoors dans ArcGIS Pro.
    Remarque :

    La couche Réservations doit déjà être ajoutée à la carte. De plus, des unités doivent être configurées comme espaces de coworking et des boîtes aux lettres de salle doivent être ajoutées dans le champ SCHEDULE_EMAIL pour les unités configurées comme salles de réunion afin de les réserver avec Microsoft 365.

  2. Ajoutez la table IndoorsConfig à la carte et ouvrez-la.
  3. Ajoutez la clé de configuration et la valeur de configuration suivantes dans la table :
    • Clé de configuration : utilisez OFFICE_HOTEL_M365 pour configurer les réservations d’espaces de coworking et utilisez MEETING_ROOM_M365 pour configurer les réservations de salles de réunion
    • Valeur de configuration : 1
  4. Sous l’onglet Modifier, dans le groupe Gérer, cliquez sur Enregistrer les mises à jour Enregistrer les mises à jour.
  5. Partagez la carte mobile.

L’application mobile Indoors utilisera désormais une combinaison des méthodes de réservation pour les espaces de coworking et les salles de réunion en fonction de votre configuration.

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