Configurer des salles de réunion

Disponible pour une organisation ArcGIS disposant d’une licence pour l’extension Indoors.

Indoor Viewer prend en charge la réservation d’espace de travail pour les salles de réunion. Avec l’application Viewer, les utilisateurs peuvent consulter les calendriers des salles de réunion et filtrer les salles de réunion proches en fonction de leur disponibilité et de leur capacité réelles. Ainsi, ils peuvent trouver rapidement les salles de réunion disponibles en fonction de leurs besoins et les réserver.

Viewer prend en charge la gestion des réservations de salle de réunion à l’aide de la couche des réservations dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors.

Procédez comme suit pour configurer des salles de réunion et les activer dans l’application Viewer.

Configurer les couches

Pour configurer les unités en tant que salles de réunion, procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour les applications mobiles Indoors.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
3. Recherchez le champ RESERVATION_METHOD.

   Ce champ est créé par l’outil Créer une base de données Indoors dans ArcGIS Pro 2.9 et les versions ultérieures. Si vous avez créé une géodatabase Indoors avec ArcGIS Pro 2.8 ou version antérieure, créez le champ RESERVATION_METHOD et associez-le à un domaine comme suit :

   1. Créez un domaine pour la couche Units (Unités) avec la configuration suivante :

      Colonne	Valeur
      Nom	DOM_RESERVATION_METHOD
      Type de champ	Long
      Type de domaine	Domaine de valeurs précodées
      Règle de fractionnement	Dupliquer
      Règle de combinaison	Par défaut

   2. Créez les domaines de valeurs précodées suivants :

      Code	Description
      0	Non réservable
      1	Réservable

   3. Cliquez avec le bouton droit sur la couche Units (Unités) et cliquez sur Data Design (Conception de données) > Fields (Champs).
   4. Créez un champ nommé RESERVATION_METHOD et définissez le domaine DOM_RESERVATION_METHOD.
4. Définissez la valeur Réservable pour le champ RESERVATION_METHOD pour toutes les unités que vous voulez mettre à disposition pour les réservations de salle de réunion.

   Par exemple, pour configurer toutes les salles de conférence comme réservables, utilisez l’outil Sélectionner selon les attributs et définissez l’expression sur Where Use Type is equal to Conference Room. Utilisez ensuite l’outil Calculer un champ et définissez l’expression sur RESERVATION_METHOD = 1 afin de définir la valeur de champ sur Reservable (Réservable) pour les salles de conférence.

   Remarque :

   Sélectionnez la case à cocher Enforce Domain (Appliquer le domaine) dans l’outil pour appliquer les valeurs de domaine lors de la mise à jour des données.

5. Si vous le souhaitez, ajoutez la capacité de chaque unité de salle de réunion dans le champ CAPACITY.

   L’ajout de valeurs à ce champ vous permet de filtrer les salles de réunion en fonction de leur capacité dans Viewer.

6. Ajoutez la couche d’entités de réservations et définissez sa visibilité.
7. Configurez la propriété Floors (Étages) de la couche pour prendre en charge le filtrage de la couche à l’aide du filtre des étages.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Ensuite, vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment.

8. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

   Remarque :

   Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Activer des salles de réunion dans Viewer

Une fois que la carte Web est partagée avec des unités configurées en tant que salles de réunion et avec la couche des réservations, vous pouvez activer des réservations de salle de réunion dans l’application Viewer comme suit :

1. Créez une application Web pour Viewer ou configurez une application Viewer existante.
2. Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espace de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez l’application.

   L’application détecte automatiquement la couche des réservations sur la carte web et définit Reservation layer (Couche des réservations) pour Reservation method (Méthode de réservation). Si toutes les conditions préalables sont remplies sur la carte Web, la case à cocher Meeting rooms (Salles de réunion) est sélectionnée automatiquement. Une liste d’éléments manquants à votre carte Web apparaît lorsque que vous cochez la case Meeting Rooms (Salles de réunions), si elle n’est pas déjà cochée.

3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Réserver une salle de réunion

Un bouton Meeting (Réunion) apparaît dans le menu d’accès rapide des cartes pour lesquelles des réservations de salle de réunion sont configurées. Vous pouvez aussi planifier une réunion en cliquant sur le bouton Add Event (Ajouter un événement). La vue des salles de réunion affiche une liste des salles de réunion en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer les salles en fonction de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, de la capacité et de la durée de la réunion. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez également filtrer les salles de réunion en fonction de l’équipement disponible.

Lorsqu’une salle de réunion est sélectionnée sur la carte, un bouton Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Appuyez sur le bouton pour afficher un planning des réunions programmées dans cette salle. Pour planifier une réunion, cliquez sur un créneau disponible afin de prédéfinir les heures de début et de fin ou utilisez les champs Time (Heure) pour définir le créneau de votre choix.

Si les salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs doivent disposer du rôle Éditeur de données ou supérieur dans votre organisation ArcGIS au niveau de Enterprise ou ArcGIS Online pour réserver une salle de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des salles de réunion.

Remarque :

Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles de votre site hôte avant de vous connecter.

Afficher une réservation de salle de réunion

Si votre carte est configurée pour les réservations de salle de réunion à l’aide de la couche des réservations, vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Meetings (Réunions). Vous pouvez sélectionner vos réservations afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Il peut s’agir notamment d’ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée sur le dispositif, de modifier ou d’annuler la réservation.

Si votre carte a été configurée pour les réservations de salle de réunion à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Vous pouvez également retirer la réservation de votre calendrier Google ou Outlook. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier ou annuler et voir le statut d’acceptation des réservations de salle de réunion dans l’onglet Booked (Réservé).