Configurer des salles de réunion

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les salles de réunion sont des espaces de conférence que les occupants peuvent réserver pour un usage temporaire lorsqu’ils doivent collaborer. Avec l’application Viewer, les utilisateurs peuvent accéder aux calendriers des salles de réunion et filtrer les salles de réunion proches en fonction de leur disponibilité et de leur capacité réelles. Ainsi, ils peuvent trouver rapidement les salles de réunion disponibles en fonction de leurs besoins et les réserver. Les salles de réunion peuvent être attribués à des zones d’espace de travail, qui peuvent être configurées pour organiser les occupants et les espaces réservables gérés par votre organisation.

Viewer prend en charge la gestion des réservations de salle de réunion à l’aide de la couche Reservations dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors et dans Microsoft 365.

Les processus ci-dessous expliquent comment configurer des réservations de salles de réunion et les activer dans l’application Viewer.

Conditions requises

ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants, notamment d’attribuer des occupants à des zones d’espace de travail avec des salles de réunion réservables. Les salles de réunion peuvent être réservées par l’intermédiaire de Indoor Viewer ou de Indoors Mobile, et elles sont gérées via la couche Réservations dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors ou via Microsoft 365.

Vous pouvez créer des zones d’espace de travail restreintes dans Space Planner. Pour réserver une salle de réunion dans une zone d’espace de travail restreinte, un occupant doit être attribué à la zone d’espace de travail dans Space Planner. Si une zone d’espace de travail est configurée comme non restreinte, aucune attribution d’occupant n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une salle de réunion dans la zone d’espace de travail.

Remarque :

Si une zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, l’utilisateur du portail connecté aux applications Indoor Viewer ou Indoors Mobile doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL de son enregistrement dans la couche Occupants pour réserver des salles de réunion dans cette zone.

Configurer les salles de réunion à l’aide de la couche Reservations

Pour utiliser ce mode de réservation des espaces de travail, la couche Réservations doit être ajoutée à la carte Web. Les réservations des salles de réunion se gèrent dans le modèle Indoors et permettent de visualiser en temps réel leur disponibilité.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations modifiable. Ajoutez la carte Web Space Planner à votre projet Indoors avant de configurer des salles de réunion pour garantir que la couche d’entités associée à cette carte Web peut être ajoutée à la carte Viewer de sorte que vous visualisiez des informations à jour.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Ouvrez un Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Indoor Viewer.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Ajoutez ou mettez à jour la source pour la couche Reservations (Réservations).

   Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espace et la visualisation des réservations sur une carte.

   Remarque :

   Vous devez inclure les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Réservations pour réaliser des réservations récurrentes.

   Vous pouvez configurer la couche Réservations comme temporelle et symboliser les salles de réunion disponibles pour qu’elles puissent être visuellement identifiées comme réservables.

5. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

6. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
7. Ajoutez éventuellement la table Area Roles (Rôles de zone) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner pour activer les gestionnaires de réservations.

   Les gestionnaires de réservations peuvent réserver et gérer la réservation des salles de réunion pour d’autres personnes dans les zones d’espace de travail pour lesquelles ils sont configurés en tant que gestionnaires de réservations.

   Vous devez effectuer les opérations suivantes pour configurer des gestionnaires de réservations :

   • Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Space Planner. Si la carte Space Planner a déjà été partagée avec l’organisation ArcGIS, ajoutez la table Area Roles (Rôles de zone) à la carte et écrasez la couche existante contenant les couches Occupants et Units et la table Areas (Zones).
   • Définissez un ou plusieurs gestionnaires de réservations pour des zones d’espace de travail dans Space Planner et fusionnez le plan.
   • Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Viewer.

   Si vous avez créé la classe d’entités Réservations à l’aide d’une version précédente de ArcGIS Pro, il est recommandé de rechercher dans l’espace de travail Indoors toute mise à jour potentielle vers le modèle ArcGIS Indoors. Vous pouvez utiliser l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors pour mettre à jour un espace de travail Indoors vers la version actuelle de la structure de modèle Indoors disponible pour la version installée de ArcGIS Pro, afin d’activer des fonctions supplémentaires dans les applications Indoors.

   Il n’est pas nécessaire de mettre à jour l’espace de travail Indoors pour utiliser les zones d’espace de travail si seuls les domaines de la zone d’espace de travail manquent.

8. Enregistrez le projet.
9. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

   Remarque :

   Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Activer des salles de réunion dans Viewer

Une fois que la carte a été préparée pour prendre en charge les salles de réunion avec la couche Réservations et que les zones d’espace de travail ont été configurées dans Space Planner, vous pouvez activer les salles de réunion dans une application Viewer comme suit :

1. Créez une application Web pour Indoor Viewer ou configurez une application Viewer existante.
2. Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espaces de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez le bouton bascule Meeting Rooms (Salles de réunion).

   L’application détecte automatiquement la couche Réservations sur la carte Web et définit l’option Reservation method (Mode de réservation) sur Reservations layer (Couche Réservations). Si toutes les conditions préalables sont remplies sur la carte web, la couche Reservations est automatiquement sélectionnée. Si toutes les conditions préalables ne sont pas remplies sur la carte Web, une liste des éléments manquants apparaît lorsque vous sélectionnez la couche Réservations.

3. Vous pouvez également cocher la case Use a Different Name (Utiliser un autre nom) afin de spécifier un nom personnalisé pour le bouton Meeting (Réunion) dans l’application Viewer.
4. Choisissez Reservations layer (Couche Réservations) pour l’option Reservation method (Mode de réservation).
5. Vous pouvez également cocher la case Allow Check In (Autoriser la confirmation de l’arrivée) pour activer la confirmation de début et de fin de réservation des salles de réunion.
6. Cochez les cases pour activer le lancement du calendrier Outlook ou Google pour ajouter des rappels de réservation lors de la réservation d’un espace de coworking ou d’une salle de réunion.
7. Cliquez sur Save (Enregistrer).

   Un message de confirmation vous informant que les modifications apportées à la configuration ont été enregistrées apparaît.

Configurer des salles de réunion à l’aide de Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

• Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
• Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
• Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
• Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles. La disponibilité de cette entité peut être limitée si votre organisation restreint l’accès aux appareils gérés par la société via Microsoft Intune..

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner avant de configurer des salles de réunion dans des zones d’espace de travail, afin que la couche d’entités associée à la carte Web puisse être ajoutée à la carte pour visualiser des informations à jour.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Ouvrez un Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Viewer.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

5. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
6. Enregistrez le projet.
7. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

   Remarque :

   Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques de ressources dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse e-mail unique soit associée à cet espace. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation.

Pour associer les unités à des ID d’e-mail, procédez comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse e-mail uniques pour chaque unité de salle de réunion.
3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité de salle de réunion. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

5. Enregistrez le projet.

Conseil :

Si vous gérez des salles de réunion à l’aide de zones d’espace de travail, les salles de réunion attribuées à une zone d’espace de travail se verront affecter la valeur « Salle de réunion » pour le champ ASSIGNMENT_TYPE.

Activer des salles de réunion dans Viewer

Une fois que la carte a été préparée pour prendre en charge les salles de réunion avec Microsoft 365 et que les zones d’espace de travail ont été configurées dans Space Planner, vous pouvez activer les salles de réunion dans une application Viewer comme suit :

1. Partagez la carte web.
2. Créez une application Web pour Indoor Viewer ou configurez une application Viewer existante.
3. Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espaces de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez le bouton bascule Meeting rooms (Salles de réunion).
4. Vous pouvez également cocher la case Use a Different Name (Utiliser un autre nom) afin de spécifier un nom personnalisé pour les salles de réunion dans l’application.
5. Pour Reservation method (Mode de réservation), choisissez Microsoft 365.

   Si toutes les conditions préalables ne sont pas remplies sur la carte Web, une liste des éléments manquants apparaît lorsque vous sélectionnez Microsoft 365.

6. Cliquez sur Save (Enregistrer).

   Un message de confirmation vous informant que les modifications apportées à la configuration ont été enregistrées apparaît.

7. Inscrivez votre application Web en tant qu’application monopage auprès de Microsoft Azure.

   Remarque :

   Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous inscrivez une application Web auprès de Microsoft Azure :

   • Cette procédure diffère de la configuration des zones d’espace de travail à l’aide d’applications mobiles. Vous pouvez utiliser un compte d’organisation existant disposant de privilèges administratifs, ou en créer un pour enregistrer l’URL de l’application Viewer.
   • Enregistrez l’URL de l’application Viewer comme URL de redirection. Elle présente la structure suivante : https://<yourportal.domain.com>/portal/apps/indoors/index.html
   • Assurez-vous que le flux implicite est activé et que les jetons d’ID et Access sont configurés.
8. Fournissez votre ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Application (client) ID (ID (client) d’application du portail Microsoft Azure).
9. Si l’application est une application Microsoft Office à client unique, sélectionnez la case à cocher My application is single-tenant (Il s’agit d’une application à client unique) et fournissez l’ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Tenant ID (ID client du portail Microsoft Azure).

Si vous avez créé des zones d’espace de travail à l’aide de Space Planner, attribué des unités en tant que salles de réunion à une zone d’espace de travail et configuré votre application avec le mode Microsoft 365, un bouton Meeting (Réunion) apparaît dans l’application Viewer pour toutes les zones d’espace de travail auxquelles des salles de réunion sont attribuées et un bouton Book (Réserver) s’affiche dans le volet d’informations d’une salle de réunion sélectionnée pour finaliser le processus de réservation.

Remarque :

• Vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des salles de réunion.
• Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles du site hôte avant de vous connecter.

Réserver une salle de réunion

Le bouton Meeting (Réunion) apparaît dans une application Viewer dont les zones d’espace de travail sont configurées pour la réservation de salles de réunion. Vous pouvez également spécifier un nom personnalisé pour le bouton Meeting (Réunion) lors de la configuration de l’application Viewer. La vue des salles de réunion affiche une liste des salles de réunion en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer les salles de réunion en fonction de la zone d’espace de travail, du site, du bâtiment, de l’étage, de la capacité et de la durée de la réunion. Vous pouvez réserver et gérer des réservations quotidiennes ou hebdomadaires récurrentes de salles de réunion. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez filtrer les salles de réunion en fonction de l’équipement disponible. Vous pouvez réserver n’importe quelle salle de réunion disponible qui répond à vos besoins.

Lorsqu’une salle de réunion associée à une zone d’espace de travail que vous pouvez réserver est sélectionnée sur la carte, le bouton Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Cliquez sur le bouton pour afficher un planning des réunions pour cette salle. Pour planifier une réunion, cliquez sur un créneau disponible afin de prédéfinir les heures de début et de fin ou utilisez les champs Time (Heure) pour définir le créneau. Vous pouvez utiliser le bouton Repeat booking (Répéter la réservation) pour créer des réservations récurrentes.

Remarque :

Indoor Viewer applique les limites de planification configurées dans Space Planner lorsqu’un utilisateur tente de réserver une salle de réunion. Les limites de planification peuvent uniquement être appliquées aux salles de réunion gérées dans des zones d’espace de travail. Si des salles de réunion ont été configurées avec la couche Réservations dans ArcGIS Enterprise 11.2 ou version antérieure en configurant le champ RESERVATION_METHOD sur Réservable, les salles de réunion demeurent réservables dans 11.3 ou version ultérieure. Si vous ne voulez pas que les salles de réunion soient réservables dans 11.3 ou version ultérieure, définissez le champ RESERVATION_METHOD sur Nul ou créez une zone d’espace de travail restreinte et attribuez-lui les salles de réunion. La valeur définie pour RESERVATION_METHOD n’est pas pertinente pour les espaces attribués aux zones d’espace de travail.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Réservations, les utilisateurs qui disposent du type Utilisateur de Indoors ou supérieur dans votre organisation ArcGIS sur ArcGIS Enterprise peuvent réserver une salle de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des salles de réunion.

Remarque :

Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que le navigateur autorise les fenêtres contextuelles du site hôte avant de vous connecter.

Réserver une salle de réunion pour quelqu’un d’autre (couche Réservations)

Vous pouvez configurer des gestionnaires de réservations dans Space Planner capables de créer et de gérer des réservations de salles de réunion pour d’autres occupants, notamment des réservations récurrentes, avec la couche Réservations. Si un utilisateur est configuré comme gestionnaire de réservations pour une zone d’espace de travail, un bouton bascule Reserve for someone else (Réserver pour quelqu’un d’autre) apparaît dans le volet Meeting (Réunion) afin d’activer la réservation d’une salle de réunion pour quelqu’un d’autre dans Indoor Viewer. Si la zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, les gestionnaires de réservations ne peuvent réserver des unités de la zone d’espace de travail que pour les personnes qui lui sont attribuées.

Si la mise à jour d’entités pour la couche Réservations est définie sur Editors can only edit their own features (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités), lorsque des réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations qui a réalisé la réservation peut accéder aux options de confirmation d’arrivée et de départ, et d’annulation d’une réservation.

Afficher une réservation de salle de réunion

Vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Meeting (Réunion). Vous pouvez sélectionner vos réservations afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Vous pouvez notamment mettre à jour ou annuler la réservation et ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée si la réservation de salle de réunion est configurée avec la couche Réservations. Un indicateur apparaît pour toutes les réservations qui font partie d’une série récurrente.

Les gestionnaires de réservations disposent de deux vues sous l’onglet Booked (Réservé). Le bouton For you (Pour vous) répertorie vos propres réservations de salles de réunion, tandis que le bouton For others (Pour d’autres) répertorie les salles de réunion réservées par vous pour d’autres occupants. En tant que gestionnaire de réservations, vous pouvez afficher, modifier ou annuler des réservations de salles de réunion, ou confirmer le départ ou l’arrivée, pour vous-même et pour d’autres occupants.

Si la carte a été configurée pour les salles de réunion à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Vous pouvez également retirer la réservation de votre calendrier Google ou Outlook. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations de salles de réunion dans l’onglet Booked (Réservé).