Configurer des salles de réunion—ArcGIS Indoors

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les salles de réunion sont des espaces de conférence que les occupants peuvent réserver pour un usage temporaire lorsqu’ils doivent collaborer. With the Viewer app, users can access meeting room schedules and filter nearby meeting rooms based on real-time availability and capacity. Ainsi, ils peuvent trouver rapidement les salles de réunion disponibles en fonction de leurs besoins et les réserver. Les salles de réunion peuvent être attribués à des zones d’espace de travail, qui peuvent être configurées pour organiser les occupants et les espaces réservables gérés par votre organisation.

Viewer prend en charge la gestion des réservations de salle de réunion à l’aide de la couche Reservations dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors et dans Microsoft 365.

Les processus ci-dessous expliquent comment configurer des réservations de salles de réunion et les activer dans l’application Viewer.

Conditions requises

ArcGIS Indoors includes Indoor Space Planner, which allows you to plan the activity of occupants, including assigning occupants to workspace areas with reservable meeting rooms. Meeting rooms can be booked through Indoor Viewer or the Indoors mobile app and are managed through the Reservations layer in the Indoors Information Model or through Microsoft 365.

Vous pouvez également créer des zones d’espace de travail restreintes dans Space Planner pour restreindre les réservations dans une zone à certains utilisateurs. Pour réserver une salle de réunion dans une zone d’espace de travail restreinte, un occupant doit être attribué à la zone d’espace de travail dans Space Planner. Pour les zones d’espace de travail non restreintes, aucune attribution d’occupant n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une salle de réunion dans la zone d’espace de travail.

Remarque :

Si une zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, l’utilisateur connecté aux applications Indoor Viewer ou Indoors Mobile doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL de son enregistrement dans la couche Occupants pour réserver des salles de réunion dans cette zone.

Configurer les salles de réunion à l’aide de la couche Reservations

Pour utiliser ce mode de réservation des espaces de travail, la couche Réservations doit être ajoutée à la carte Web. Meeting room bookings are managed in the Indoors model and enable real-time visualization of meeting room availability.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations modifiable.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

Ouvrez le projet Indoors dans ArcGIS Pro.
Ajoutez la carte Web Space Planner partagée au projet.
Ouvrez la carte préparée pour Indoor Viewer.
Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
Ajoutez ou mettez à jour la source pour la couche Reservations (Réservations).
Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espace et la visualisation des réservations sur une carte.
Remarque :
Vous devez inclure les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Réservations pour réaliser des réservations récurrentes.
Vous pouvez configurer la couche Réservations comme temporelle et symboliser les salles de réunion disponibles pour qu’elles puissent être visuellement identifiées comme réservables.
Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.
Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.
Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
Optionally, add the Area Roles table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map to enable reservation managers.
Les gestionnaires de réservations peuvent réserver et gérer la réservation des salles de réunion pour d’autres personnes dans les zones d’espace de travail pour lesquelles ils sont configurés en tant que gestionnaires de réservations.
Vous devez effectuer les opérations suivantes pour configurer des gestionnaires de réservations :
- Include the Area Roles table when preparing a map for Space Planner. If the Space Planner map has already been shared to the ArcGIS organization, add the Area Roles table to the map and overwrite the existing layer that contains the Occupants and Units layers and Areas table.
- Set one or more reservation managers for workspace areas in Space Planner and merge the plan.
- Include the Area Roles table when you prepare a map for Viewer.
If you created the Reservations feature class using a previous version of ArcGIS Pro, it is recommended that you review the Indoors workspace for any potential updates to the Indoors model. You can use the Upgrade Indoors Database tool to update an Indoors workspace to the current version of the Indoors model schema available for the installed version of ArcGIS Pro, to enable additional functionality in the Indoors apps.
You do not need to update the Indoors workspace to use workspace areas if only the workspace area domains are missing.
Enregistrez le projet.
Partagez la carte Web.
Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

Activer des salles de réunion dans Viewer

After preparing the map to support meeting rooms with the Reservations layer and configuring workspace areas in Space Planner, you can enable meeting rooms in Viewer by completing the following steps:

Créez une application Web pour Indoor Viewer ou configurez une application Viewer existante.
Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espaces de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez le bouton bascule Meeting Rooms (Salles de réunion).
L’application détecte automatiquement la couche Réservations sur la carte Web et définit l’option Reservation method (Mode de réservation) sur Reservations layer (Couche Réservations). Si toutes les conditions préalables sont remplies sur la carte web, la couche Reservations est automatiquement sélectionnée. Si toutes les conditions préalables ne sont pas remplies sur la carte Web, une liste des éléments manquants apparaît lorsque vous sélectionnez la couche Réservations.
Vous pouvez également cocher la case Use a Different Name (Utiliser un autre nom) afin de spécifier un nom personnalisé pour les salles de réunion dans l’application.
Choisissez Reservations layer (Couche Réservations) pour l’option Reservation method (Mode de réservation).
Vous pouvez également cocher la case Allow Check In (Autoriser la confirmation de l’arrivée) pour activer la confirmation de début et de fin de réservation des salles de réunion.
Cochez les cases pour activer le lancement du calendrier Outlook ou Google pour ajouter des rappels de réservation lors de la réservation d’un espace de coworking ou d’une salle de réunion.
Cliquez sur Save (Enregistrer).
Un message de confirmation vous informant que les modifications apportées à la configuration ont été enregistrées apparaît.

Configurer des salles de réunion à l’aide de Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles. La disponibilité de cette entité peut être limitée si votre organisation restreint l’accès aux appareils gérés par la société via Microsoft Intune..

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations modifiable.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

Ouvrez le projet Indoors dans ArcGIS Pro.
Ajoutez la carte Web Space Planner partagée au projet.
Ouvrez la carte préparée pour Indoor Viewer.
Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.
Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.
Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
Enregistrez le projet.
Partagez la carte Web.
Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Your organization must have resource mailboxes in Microsoft 365 for each space that can be reserved so that a unique email address is associated with the space. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation.

Pour associer les unités à des ID d’e-mail, procédez comme suit :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse e-mail uniques pour chaque unité de salle de réunion.
Cliquez sur l'onglet Modifier.
Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).
Remarque :
Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité de salle de réunion. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.
Enregistrez le projet.

Conseil :

Si vous gérez des salles de réunion à l’aide de zones d’espace de travail, les salles de réunion attribuées à une zone d’espace de travail se verront affecter la valeur « Salle de réunion » pour le champ ASSIGNMENT_TYPE.

Activer des salles de réunion dans Viewer

After preparing the map to support meeting rooms with Microsoft 365 and configuring workspace areas in Space Planner, you can enable meeting rooms in Viewer by completing the following steps:

Partagez la carte web.
Créez une application Web pour Indoor Viewer ou configurez une application Viewer existante.
Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espaces de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez le bouton bascule Meeting rooms (Salles de réunion).
Vous pouvez également cocher la case Use a Different Name (Utiliser un autre nom) afin de spécifier un nom personnalisé pour l’option de réunion dans Viewer.
Pour Reservation method (Mode de réservation), choisissez Microsoft 365.
Si toutes les conditions préalables ne sont pas remplies sur la carte Web, une liste des éléments manquants apparaît lorsque vous sélectionnez Microsoft 365.
Cliquez sur Save (Enregistrer).
Un message de confirmation vous informant que les modifications apportées à la configuration ont été enregistrées apparaît.
Inscrivez votre application Web en tant qu’application monopage auprès de Microsoft Azure.
Remarque :
Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous inscrivez une application Web auprès de Microsoft Azure :
- Cette procédure diffère de la configuration des zones d’espace de travail à l’aide d’applications mobiles. Vous pouvez utiliser un compte d’organisation existant disposant de privilèges administratifs ou en créer un pour enregistrer l’URL de l’application Viewer.
- Enregistrez l’URL de l’application Viewer comme URL de redirection. Elle présente la structure suivante : https://<yourorganization>.maps.arcgis.com/apps/indoors/index.html.
- Assurez-vous que le flux implicite est activé et que les jetons d’ID et Access sont configurés.
Fournissez votre ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Application (client) ID (ID (client) d’application du portail Microsoft Azure).
Si l’application est une application Microsoft Office à client unique, sélectionnez la case à cocher My application is single-tenant (Il s’agit d’une application à client unique) et fournissez l’ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Tenant ID (ID client du portail Microsoft Azure).

Si vous avez créé des zones d’espace de travail à l’aide de Space Planner, attribué des unités en tant que salles de réunion à une zone d’espace de travail et configuré votre application avec le mode Microsoft 365, une option de réunion apparaît dans l’application Viewer pour toutes les zones d’espace de travail auxquelles des salles de réunion sont attribuées. Si un nom personnalisé a été spécifié pour l’option de réunion, il s’affiche à la place. En outre, l’option Book (Réserver) apparaît dans le volet d’informations d’une salle de réunion sélectionnée. Cliquez dessus pour finaliser la réservation.

Remarque :

Vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des salles de réunion.
Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles du site hôte avant de vous connecter.

Réserver une salle de réunion

Après avoir configuré les réservations d’espace de travail pour une réservation de salle de réunion, vous pouvez tester la fonctionnalité de réservation de l’application Indoor Viewer avant de permettre aux utilisateurs d’y accéder afin de vous assurer que ces derniers seront en mesure de réserver des salles de réunion lorsqu’ils verront des espaces disponibles dans Viewer.

L’option de réunion apparaît dans le menu d’accès rapide dans Viewer après avoir configuré les salles de réunion pour une carte. Si un nom personnalisé a été configuré pour l’option de réunion, il s’affiche à la place. Le volet ouvert par l’option de réunion affiche la liste des salles de réunion disponibles en fonction de l’emplacement et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la zone d’espace de travail, de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage et de la durée, puis choisir des réservations de salle de réunion quotidiennes ou hebdomadaires. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez filtrer les salles de réunion listées en fonction de l’équipement disponible.

Lorsqu’une salle de réunion disponible est sélectionnée sur la carte, l’option Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Cliquez sur Book (Réserver) pour afficher un planning des réunions pour cette salle. Pour planifier une réunion, cliquez sur un créneau disponible afin de prédéfinir les heures de début et de fin ou utilisez les options d’heure de début et d’heure de fin pour définir le créneau horaire. Vous pouvez activer l’option Repeat booking (Répéter la réservation) pour créer des réservations récurrentes.

Remarque :

Les applications mobiles Indoors appliquent les limites de planification configurées dans Space Planner lorsque vous tentez de réserver une salle de réunion. Les limites de planification peuvent uniquement être appliquées aux salles de réunion gérées dans des zones d’espace de travail.

Si des salles de réunion ont été configurées avec la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Enterprise 11.2 ou version antérieure en configurant RESERVATION_METHOD sur Reservable (Réservable), les salles de réunion demeurent réservables dans 11.3 ou version ultérieure. Si vous ne voulez pas que les salles de réunion soient réservables dans 11.3 ou version ultérieure, définissez RESERVATION_METHOD sur Nul ou créez une zone d’espace de travail restreinte et attribuez-lui les salles de réunion. La valeur définie pour RESERVATION_METHOD n’est pas pertinente pour les espaces attribués aux zones d’espace de travail.

Remarque :

Indoor Viewer applique les limites de planification configurées dans Space Planner lorsque vous tentez de réserver une salle de réunion. Les limites de planification peuvent uniquement être appliquées aux salles de réunion gérées dans des zones d’espace de travail.

Si des salles de réunion ont été configurées avec la couche Reservations (Réservations) en définissant le champ RESERVATION_METHOD sur Réservable, les salles de réunion demeurent réservables. Si vous ne voulez pas que les salles de réunion soient réservables, définissez le champ RESERVATION_METHOD sur Nul ou créez une zone d’espace de travail restreinte et attribuez-lui les salles de réunion. La valeur définie pour RESERVATION_METHOD n’est pas pertinente pour les espaces attribués aux zones d’espace de travail.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs auxquels le type Utilisateur de Indoors ou supérieur à été attribué dans votre organisation ArcGIS sur ArcGIS Online peuvent réserver une salle de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs auxquels le type Utilisateur de Indoors ou supérieur dans votre organisation ArcGIS sur ArcGIS Online ou ArcGIS Enterprise peuvent réserver une salle de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des salles de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application mobile Indoors pour réserver des salles de réunion.

Remarque :

Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que le navigateur autorise les fenêtres contextuelles du site hôte avant de vous connecter.

Réserver une salle de réunion pour quelqu’un d’autre (couche Réservations)

Des gestionnaires de réservations peuvent être configurés dans Space Planner afin de créer et de gérer des réservations de salle de réunion pour d’autres occupants, notamment des réservations récurrentes, avec la couche Reservations (Réservations). Si vous êtes configuré comme gestionnaire de réservations pour une zone d’espace de travail, un bouton bascule Reserve for someone else (Réserver pour quelqu’un d’autre) apparaît dans le volet Meeting (Réunion), afin d’activer la réservation d’une salle de réunion pour quelqu’un d’autre dans Indoor Viewer. Si une zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, les gestionnaires de réservations ne peuvent réserver des unités de la zone d’espace de travail que pour les personnes qui lui sont attribuées.

Si la mise à jour d’entités pour la couche Réservations est définie sur Editors can only edit their own features (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités), lorsque des réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations qui a réalisé la réservation peut accéder aux options de confirmation d’arrivée et de départ, et d’annulation d’une réservation.

Afficher une réservation de salle de réunion

Vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Meeting (Réunion). Vous pouvez sélectionner vos réservations afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Vous pouvez notamment mettre à jour ou annuler la réservation et ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée si la réservation de salle de réunion est configurée avec la couche Réservations. Un indicateur apparaît pour toutes les réservations qui font partie d’une série récurrente.

Les gestionnaires de réservations disposent de deux vues sous l’onglet Booked (Réservé). Le bouton For you (Pour vous) répertorie vos propres réservations de salles de réunion, tandis que le bouton For others (Pour d’autres) répertorie les salles de réunion réservées par vous pour d’autres occupants. En tant que gestionnaire de réservations, vous pouvez afficher, modifier ou annuler des réservations de salles de réunion, ou confirmer le départ ou l’arrivée, pour vous-même et pour d’autres occupants.

Si la carte a été configurée pour les salles de réunion à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Vous pouvez également retirer la réservation de votre calendrier Google ou Outlook. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations de salles de réunion dans l’onglet Booked (Réservé).

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