Configure office hotels

Disponible pour une organisation ArcGIS disposant d’une licence pour l’extension Indoors.

Les espaces de coworking sont des espaces ou des zones que les employés peuvent réserver dans un planning afin d’y travailler temporairement pendant quelques jours ou semaines. Cette approche alternative aux espaces attribués de manière permanente permet aux organisations de gérer efficacement l’espace et de réduire les coûts.

Prerequisites

ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants dans l’espace intérieur, notamment d’affecter des occupants à chaque espace ou à des zones de travail basées sur l’activité, appelées espaces de coworking. Vous pouvez réserver des espaces de coworking par l’intermédiaire de Indoor Viewer ou des applications mobiles Indoors, et les réservations sont gérées par l’intermédiaire d’une couche Reservations (Réservations) dans l’Information Model (Informations sur le modèle) de ArcGIS Indoors ou à l’aide de Microsoft 365.

The option to create office hotels as restricted in Space Planner is enabled by default. To book restricted hotels, an occupant must be assigned to the hotel area in Space Planner. If a hotel is configured as unrestricted, no assignment is required and anyone from your ArcGIS organization can book a unit in the hotel area.

Remarque :

If a hotel is configured as restricted, the portal user signed in to Indoor Viewer or the Indoors mobile apps must have an associated email address that matches the EMAIL field value of their record in the Occupants layer.

Configure with the Reservations layer

Utiliser cette méthode de réservation d’espace de travail nécessite d’ajouter une couche Réservations à votre carte Web. Les réservations d’espace de coworking sont gérées dans le modèle Indoors et permettent de visualiser la disponibilité en temps réel des unités d’espace de coworking et d’analyser l’utilisation de l’espace.

Add layers

Your organization must have the web map that was prepared and shared for use in Space Planner and the editable Reservations layer. Add the Space Planner web map before you configure office hotels so that the feature layer associated with that web map can be added to the Viewer map for visualizing up-to-date information.

Procédez comme suit pour préparer votre carte des espaces de coworking :

1. Open an Indoors project in ArcGIS Pro and activate the map prepared for Indoor Viewer.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche People (Personnes) dans la carte à partir de la couche d’entités d’occupants associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Add or update the source for the Reservations layer.

   This editable layer is used for managing space reservations and visualizing reservations in a map.

   Conseil :

   You can configure the Reservations layer as time aware and symbolize the available hotel units so they can be identified and booked.

5. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches afin qu’elles prennent en charge le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte gérant les étages.

6. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
7. Enregistrez votre projet.
8. Share the web map.

   If you added the layers to an existing web map that is shared to your organization, you can save the web map without having to share it again.

Enable office hotels in Viewer

Once the map is prepared to support office hotels with the reservations layer, you can enable workspace reservations for office hotels in an app by completing the following steps:

1. Create a web app for Viewer or configure an existing Viewer app.
2. Browse to the Workspace Reservation section in the Configure App panel and enable it.

   The app automatically detects the Reservations layer in the web map and sets the Reservation method to Reservations layer. If all the prerequisites are met in the web map, the Office hotels check box is automatically checked. If it is not checked, a list of the items missing from the web map appears when you check the Office hotels check box.

   The app automatically chooses the Office Hotels option if all of the prerequisites are met in the web map. If it is not chosen, checking the Office Hotels check box lists the required items that are missing from the web map.

3. Click Save.

Once you have created office hotels using Space Planner and configured your app with the reservation layer method, a Hotel button appears in the Viewer app and a Book button appears on the info panel of a selected office hotel unit to complete the reservation process.

Configure with Microsoft 365

Using this workspace reservation method requires that your organization define resource mailboxes in Microsoft 365. The Indoors app sends a booking request through the Graph API. The following permissions are required:

• Sign in and read user profile—To confirm whether a user has access to resource mailboxes
• Read user calendars—To get available times for rooms
• Full access to user calendars—To create an event for the new bookings
• Read user mailbox settings—To get mailbox settings such as time zone and locale

Depending on how your organization has set policies in Microsoft Azure, you may require administrator consent for the requested permissions before the organization starts using Indoors to book rooms. Availability of this feature could be limited if your organization restricts access to company-managed devices through Microsoft Intune.

Add layers

Votre organisation doit disposer de la carte Web préparée et partagée en vue d’une utilisation dans Space Planner. Préparez et partagez la carte web Space Planner avant même de configurer des espaces de coworking, afin que la couche d’entités associée à cette carte web puisse être ajoutée à votre carte mobile pour visualiser des informations à jour.

Procédez comme suit pour préparer votre carte des espaces de coworking :

1. Open an Indoors project in ArcGIS Pro and activate the map prepared for Viewer.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche People (Personnes) dans la carte à partir de la couche d’entités d’occupants associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches afin qu’elles prennent en charge le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte gérant les étages.

5. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
6. Enregistrez votre projet.
7. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée dans votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec votre carte Web existante continueront de fonctionner.

Add email IDs

Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques d’installations dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse électronique unique soit associée à cet espace.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation.

Procédez comme suit pour associer des unités aux ID d’adresse électronique :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer les enregistrements pour afficher uniquement les lignes possédant une valeur espace de coworking comme ASSIGNMENT_TYPE en indiquant : ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".

2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse électronique uniques pour chaque unité d’espace de coworking.
3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

5. Enregistrez votre projet.

Enable office hotels in Viewer

Once units are configured for office hotels, you can enable office hotels in a Viewer app by completing the following steps:

1. Share the web map.
2. Create a web app for Indoor Viewer or configure an existing Viewer app.
3. Browse to the Workspace Reservation section in the Configure App panel and enable it.
4. Choose Microsoft 365 for the Reservation method.
5. Register the web app as a single-page app with Microsoft Azure.

   Remarque :

   Keep the following in mind when registering a web app with Microsoft Azure:

   • This is different than configuring office hotels with mobile apps. You can use a pre-existing organizational account with administrative privileges or create one to register the Viewer app URL.
   • Register the Viewer app URL as the Redirect URI. The app URL has the following structure: https://<yourportal.domain.com>/portal/apps/indoors/index.html
   • Ensure that implicit flow is enabled and both ID tokens and Access tokens are configured.
6. Specify your client ID in the Microsoft Azure Portal Application (client) ID text box.
7. If the app is a single-tenant Microsoft Office app, check the My application is single-tenant check box and specify the tenant ID in the Microsoft Azure Portal Tenant ID text box.

Once the app is created with office hotels enabled, a Hotel button appears in the Viewer app for maps that have office hotels configured. The Book button appears on the info panel of a selected office hotel unit and can be used to complete the booking process.

Remarque :

• You need to sign in to your Microsoft 365 account in the Viewer app to book office hotels.
• If you're using Firefox or Safari to open the Viewer app, ensure that your browser allows pop-ups from your host site before signing in.

Book an office hotel

A Hotel button appears on the quick access menu for maps that have office hotels configured. The hotel view displays a list of available office hotels based on location and duration. You can filter the list based on location, site, building, floor, and duration.

When a unit associated to an office hotel is selected on the map, a Book button appears on the info card. Tap the button to display a schedule of existing bookings for that room. To book the office hotel, tap on an available time slot to prepopulate the start and end times or use the + button to set the time you want.

If office hotels are configured using the Reservations layer, users must have a role of Data Editor or higher in your ArcGIS organization in Enterprise to book a hotel.

If office hotels are configured using Microsoft 365, you must sign in to your Microsoft 365 account in the Viewer app to book office hotels.

Remarque :

If you're using Firefox or Safari to open the Viewer app, ensure that your browser allows pop-ups from your host site before signing in.

View an office hotel booking

When you search for an occupant, Viewer displays their seating assignment and any current or upcoming hotel reservations, allowing you to locate them. You can view the details of the hotel unit they have reserved, get directions, and route to it. You can also access an occupant's additional assignments using the Locations button on the info panel.