Configurer les espaces de coworking

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les espaces de coworking sont des espaces ou des zones que les employés peuvent réserver dans un planning afin d’y travailler temporairement pendant quelques jours ou semaines. Cette approche alternative aux espaces attribués de manière permanente permet aux organisations de gérer efficacement l’espace et de réduire les coûts.

Conditions requises

ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants dans l’espace intérieur, notamment d’affecter des occupants à chaque espace ou à des zones de travail basées sur l’activité, appelées espaces de coworking. Vous pouvez réserver des espaces de coworking par l’intermédiaire de Indoor Viewer ou des applications mobiles Indoors, et les réservations sont gérées par l’intermédiaire d’une couche Reservations (Réservations) dans l’Information Model (Informations sur le modèle) de ArcGIS Indoors ou à l’aide de Microsoft 365.

L’option créer des espaces de coworking comme restreints dans Space Planner est activée par défaut. Pour pouvoir réserver des espaces de coworking restreints, un occupant doit être affecté à la zone d’espace de coworking dans Space Planner. Si un espace de coworking est configuré comme non restreint, aucune affectation n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une unité dans la zone d’espace de coworking.

Remarque :

Si un espace de coworking est configuré comme restreint, l’utilisateur du portail qui est connecté à Indoor Viewer ou aux applications mobiles Indoors doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL de son enregistrement dans la couche Occupants.

Configurer avec la couche des réservations

Utiliser cette méthode de réservation d’espace de travail nécessite d’ajouter une couche Réservations à la carte Web. Les réservations d’espace de coworking sont gérées dans le modèle Indoors et permettent de visualiser la disponibilité en temps réel des unités d’espace de coworking et d’analyser l’utilisation de l’espace.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations modifiable. Ajoutez la carte Web Space Planner dans votre projet Indoors avant de configurer des espaces de coworking. Cette opération garantit que la couche d’entités associée peut être ajoutée à la carte Viewer de sorte que vous visualisiez des informations à jour.

Procédez comme suit pour préparer une carte des espaces de coworking :

1. Ouvrez un Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Indoor Viewer.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Ajoutez ou mettez à jour la source pour la couche Reservations (Réservations).

   Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espace et la visualisation des réservations sur une carte.

   Remarque :

   Vous devez inclure les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Réservations pour réaliser des réservations récurrentes.

   Vous pouvez configurer la couche Réservations comme temporelle et symboliser les unités d’espaces de coworking disponibles pour qu’elles puissent être visuellement identifiées comme réservables.

5. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches afin qu’elles prennent en charge le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

6. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
7. Ajoutez éventuellement la table Area Roles (Rôles de zone) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner pour activer les gestionnaires de réservations.

   Les gestionnaires de réservations peuvent réserver des espaces de coworking et gérer les réservations pour d’autres personnes dans les zones d’espace de coworking pour lesquelles ils sont configurés en tant que gestionnaires de réservations.

   Vous devez effectuer les opérations suivantes pour configurer des gestionnaires de réservations :

   • Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Space Planner. Si vous avez créé précédemment une carte Space Planner, ajoutez la table Area Roles (Rôles de zone) et écrasez la couche existante contenant vos couches Occupants et Units (Unités) et votre table Areas (Zones).
   • Définissez un ou plusieurs gestionnaires de réservations pour des espaces de coworking dans Space Planner et fusionnez le plan.
   • Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Viewer.

   Si vous avez créé la classe d’entités Reservations dans ArcGIS Pro 2.9 ou une version antérieure, vous devez mettre à niveau votre géodatabase Indoor pour inclure les champs RESERVED_BY_USERNAME et RESERVED_BY_FULL_NAME. Ces champs sont créés par l’outil Créer une base de données Indoors introduit dans ArcGIS Pro 3.0 ou par l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors introduit dans ArcGIS Pro 3.2.

8. Enregistrez le projet.
9. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

Activer des espaces de coworking dans Viewer

Une fois que la carte a été préparée pour prendre en charge les espaces de coworking avec la couche des réservations, vous pouvez activer les réservations d’espace de travail pour les espaces de coworking dans une application comme suit :

1. Créez une application Web pour Viewer ou configurez une application Viewer existante.
2. Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espace de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez l’application.

   L’application détecte automatiquement la couche des réservations sur la carte Web et définit Reservation layer (Couche des réservations) pour Reservation method (Méthode de réservation). Si toutes les conditions préalables sont remplies sur la carte Web, la case à cocher Office hotels (Espaces de coworking) est sélectionnée automatiquement. La liste des éléments manquants sur la carte Web apparaît lorsque vous sélectionnez la case à cocher Office hotels (Espace de coworking), si celle-ci n’est pas déjà sélectionnée.

   L’application configure automatiquement l’option Office Hotels (Espaces de coworking) si toutes les conditions préalables sont remplies sur la carte Web. Les éléments requis qui manquent sur la carte Web sont répertoriés lorsque vous sélectionnez la case à cocher Office Hotels (Espaces de coworking), si celle-ci n’est pas déjà sélectionnée.

3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Une fois que vous avez créé des espaces de coworking à l’aide de Space Planner et configuré votre application avec la méthode de la couche des réservations, un bouton Hotel (Espace de coworking) apparaît dans l’application Viewer et un bouton Book (Réserver) apparaît dans le volet d’informations d’une unité d’espace de coworking sélectionnée pour qu’elle puisse être réservée.

Configurer avec Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

• Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
• Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
• Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
• Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web préparée et partagée en vue d’une utilisation dans Space Planner. Préparez et partagez la carte Web Space Planner avant de configurer des espaces de coworking, afin que la couche d’entités associée à cette carte Web puisse être ajoutée à la carte mobile pour visualiser des informations à jour.

Procédez comme suit pour préparer une carte des espaces de coworking :

1. Ouvrez un Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Viewer.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
4. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches afin qu’elles prennent en charge le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

5. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
6. Enregistrez le projet.
7. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques de ressource dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse électronique unique soit associée à cet espace. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation. Si une boîte aux lettres de ressource est un espace de travail et que sa capacité est définie, vous pouvez réserver l’espace plusieurs fois jusqu’à ce que sa capacité soit atteinte.

Procédez comme suit pour associer des unités aux ID d’adresse électronique :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer les enregistrements pour afficher uniquement les lignes possédant une valeur espace de coworking comme ASSIGNMENT_TYPE en indiquant : ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".

2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse électronique uniques pour chaque unité d’espace de coworking.
3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

5. Enregistrez le projet.

Activer des espaces de coworking dans Viewer

Une fois que des unités ont été configurées pour les espaces de coworking, vous pouvez activer les espaces de coworking dans une application Viewer comme suit :

1. Partagez la carte web.
2. Créez une application Web pour Indoor Viewer ou configurez une application Viewer existante.
3. Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espace de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez l’application.
4. Pour Reservation method (Méthode de réservation), choisissez Microsoft 365.
5. Inscrivez votre application Web en tant qu’application monopage auprès de Microsoft Azure.

   Remarque :

   Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous inscrivez une application Web auprès de Microsoft Azure :

   • Cette procédure diffère de la configuration des espaces de coworking à l’aide d’applications mobiles. Vous pouvez utiliser un compte d’organisation existant disposant de privilèges administratifs, ou en créer un pour enregistrer l’URL de l’application Viewer.
   • Enregistrez l’URL de votre application Viewer comme URL de redirection. L'URL de l'application ArcGIS Online présente la structure suivante : https://<yourorganization>.maps.arcgis.com/apps/indoors/index.html
   • Assurez-vous que le flux implicite est activé et que les jetons d’ID et Access sont configurés.
6. Spécifiez votre ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Application (client) ID (ID (client) d’application du portail Microsoft Azure).
7. Si l’application est une application Microsoft Office à client unique, sélectionnez la case à cocher My application is single-tenant (Il s’agit d’une application à client unique) et spécifiez l’ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Tenant ID (ID client du portail Microsoft Azure).

Une fois l’application créée avec la réservation d’espaces de coworking activée, un bouton Hotel (Espace de coworking) apparaît dans l’application Viewer pour les cartes pour lesquelles les espaces de coworking ont été configurés. Le bouton Book (Réserver) apparaît dans le volet d’information de l’unité d’espace de coworking sélectionnée. Cliquez dessus pour finaliser la réservation.

Remarque :

• Vous devez être connecté à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des espaces de coworking.
• Vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles de votre site hôte avant d’ouvrir et de vous connecter à l’application Viewer.

Réserver un espace de coworking

Un bouton Hotel (Espace de coworking) apparaît dans le menu d’accès rapide pour les cartes pour lesquelles les espaces de coworking ont été configurés. La vue des espaces de coworking affiche une liste des espaces de coworking disponibles en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, et de la durée. Vous pouvez réserver et gérer des réservations quotidiennes ou hebdomadaires récurrentes pour les espaces de coworking. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez également filtrer les espaces de coworking répertoriés en fonction de l’équipement disponible.

Lorsqu’une unité associée à un espace de coworking est sélectionnée sur la carte, un bouton Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Touchez le bouton pour afficher un planning des réservations existantes pour cette salle. Pour réserver l’espace de coworking, touchez un créneau libre afin de préremplir les heures de début et de fin ou utilisez les champs d’heure pour définir le créneau de votre choix.

Si des espaces de coworking sont configurés à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs doivent disposer du rôle Mise à jour ou supérieur dans votre organisation ArcGIS dans ArcGIS Online pour réserver un espace de coworking.

Remarque :

Les demandes de réservation peuvent être refusées si elles entrent en conflit avec les limites de planification spécifiées dans Space Planner.

Si des espaces de coworking ont été configurés à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour pouvoir réserver des espaces de coworking.

Remarque :

Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles de votre site hôte avant de vous connecter.

Réserver un espace de coworking pour quelqu’un d’autre (couche Reservations [Réservations])

Dans Space Planner, vous pouvez configurer des gestionnaires de réservations qui peuvent réserver et gérer des réservations d’espace de coworking, récurrentes ou non, si vous avez configuré la réservation d’espace de travail à l’aide de la couche des réservations. Si un utilisateur est désigné comme gestionnaire de réservations pour un espace de coworking, une option permettant de réserver une unité d’espace de coworking pour quelqu’un d’autre apparaît dans le volet Hotel (Espace de coworking). Si l’espace de coworking est configuré en tant qu’espace de coworking restreint, les gestionnaires de réservations ne peuvent le réserver que pour les personnes qui lui sont affectées.

Si la mise à jour d’entité pour la couche des réservations est définie sur Editors can only edit their own features (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités), lorsque des réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations peut accéder aux options d’arrivée, de départ et d’annulation d’une réservation.

Afficher une réservation d’espaces de coworking

Si votre carte est configurée pour les réservations d’espace de coworking à l’aide de la couche des réservations, vous pouvez afficher les espaces de coworking que vous avez réservés dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Hotel (Espace de coworking). Vous pouvez sélectionner votre réservation afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Il peut s’agir notamment d’ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée sur le dispositif, de modifier ou d’annuler la réservation. Les gestionnaires de réservations disposent de deux onglets sous l’onglet Booked (Réservé). Le bouton For you (Pour vous) répertorie vos réservations d’espace de coworking, tandis que le bouton For others (Pour d’autres) répertorie les salles réservées pour d’autres occupants. En tant que gestionnaire de réservations, vous pouvez afficher, modifier ou annuler des réservations d’espace de coworking pour vous-même et pour d’autres utilisateurs.

Lorsque vous recherchez un occupant, l’application affiche le siège qui lui est attribué, son affectation à domicile ainsi que toute autre réservation d’espace de coworking pour la période en cours ou une période ultérieure, ce qui vous permet de le localiser. Vous pouvez examiner les détails de l’unité d’espace de coworking qu’il a réservé, calculer l’itinéraire et générer une feuille de route. Vous pouvez également accéder aux autres affectations d’un occupant en cliquant sur le bouton Locations (Localisations) dans le volet d’informations.

Si votre carte a été configurée pour les espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier en cas d’acceptation. Vous pouvez également supprimer la réservation de votre calendrier Outlook à partir de l’application Indoors. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également examiner, mettre à jour et annuler le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans l’onglet Booked (Réservé).