Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.
Les espaces de coworking sont des espaces que les employés peuvent réserver afin d’y travailler temporairement pendant quelques heures, jours ou semaines. Cette approche alternative aux espaces attribués de manière permanente permet aux organisations de gérer efficacement l’espace et de réduire les coûts. Les espaces de coworking peuvent être attribués à des zones d’espace de travail, qui peuvent être créées pour organiser les occupants et les espaces réservables gérés par votre organisation.
Conditions requises
ArcGIS Indoors inclut Indoor Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants, notamment d’attribuer des occupants à des zones d’espace de travail avec des espaces attribués individuellement ou des espaces de coworking réservables. Vous pouvez réserver des espaces de coworking à l’aide des applications Indoor Viewer ou Indoors Mobile, et les réservations sont gérées avec une couche Réservations dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors ou Microsoft 365.
Vous pouvez également créer des zones d’espace de travail restreintes dans Space Planner pour restreindre les réservations dans une zone à certains utilisateurs. Pour réserver un espace de coworking dans une zone d’espace de travail restreinte, un occupant doit être attribué à cette zone d’espace de travail dans Space Planner. Pour les zones d’espace de travail non restreintes, aucune attribution d’occupant n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une unité dans cette zone d’espace de travail.
Remarque :
Si une zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, l’utilisateur connecté aux applications Indoor Viewer ou Indoors Mobile doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL de son enregistrement dans la couche Occupants pour réserver des espaces de coworking dans cette zone.
Configurer des espaces de coworking avec la couche Réservations
Ce mode de réservation des espaces de travail nécessite d’ajouter une couche Réservations à la carte Web. Les réservations d’espaces de coworking sont gérées dans le modèle Indoors et permettent de visualiser la disponibilité en temps réel des unités d’une zone d’espace de travail et d’analyser l’utilisation de l’espace.
Ajouter des couches
Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations modifiable.
Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :
- Ouvrez le projet Indoors dans ArcGIS Pro.
- Ajoutez la carte Web Space Planner partagée au projet.
- Ouvrez la carte préparée pour Indoor Viewer.
- Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
- Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
- Ajoutez ou mettez à jour la source pour la couche Reservations (Réservations).
Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espace et la visualisation des réservations sur une carte.
Remarque :
Les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG doivent être inclus dans la couche Réservations pour réaliser des réservations récurrentes.
Vous pouvez configurer la couche Réservations comme temporelle et symboliser les espaces de coworking disponibles pour qu’ils puissent être visuellement identifiés comme réservables.
- Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.
Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.
- Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
- Ajoutez éventuellement la table Area Roles (Rôles de zone) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner pour activer les gestionnaires de réservations.
Les gestionnaires de réservations peuvent réserver et gérer la réservation des espaces de coworking pour d’autres personnes dans les zones d’espace de travail pour lesquelles ils sont configurés en tant que gestionnaires de réservations.
Vous devez effectuer les opérations suivantes pour configurer des gestionnaires de réservations :
- Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Space Planner. Si la carte Space Planner a déjà été partagée avec l’organisation ArcGIS, ajoutez la table Area Roles (Rôles de zone) à la carte et écrasez la couche existante contenant les couches Occupants et Units et la table Areas (Zones).
- Définissez un ou plusieurs gestionnaires de réservations pour des zones d’espace de travail dans Space Planner et fusionnez le plan.
- Incluez la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous préparez une carte pour Viewer.
Si vous avez créé la classe d’entités Réservations à l’aide d’une version précédente de ArcGIS Pro, il est recommandé de rechercher dans l’espace de travail Indoors toute mise à jour potentielle vers le modèle ArcGIS Indoors. Vous pouvez utiliser l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors pour mettre à jour un espace de travail Indoors vers la version actuelle de la structure de modèle Indoors disponible pour la version installée de ArcGIS Pro, afin d’activer des fonctions supplémentaires dans les applications Indoors.
Il n’est pas nécessaire de mettre à jour l’espace de travail Indoors pour utiliser les zones d’espace de travail si seuls les domaines de la zone d’espace de travail manquent.
- Enregistrez le projet.
- Partagez la carte Web.
Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.
Activer des espaces de coworking dans Viewer
Une fois que la carte a été préparée pour prendre en charge les espaces de coworking avec la couche Réservations et que les zones d’espace de travail ont été configurées dans Space Planner, vous pouvez activer les espaces de coworking dans une application Viewer comme suit :
- Créez une application Web pour Viewer ou configurez une application Viewer existante.
- Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espace de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez le bouton bascule Office Hotels (Espaces de coworking).
L’application détecte automatiquement la couche des réservations sur la carte Web et définit Reservation layer (Couche des réservations) pour Reservation method (Méthode de réservation). Si toutes les conditions préalables sont remplies sur la carte web, la couche Reservations est automatiquement sélectionnée. Si toutes les conditions préalables ne sont pas remplies sur la carte web, une liste des éléments manquants apparaît lorsque vous sélectionnez la couche Reservations.
- Vous pouvez également cocher la case Use a Different Name (Utiliser un autre nom) afin de spécifier un nom personnalisé pour l’option d’espace de coworking dans Viewer.
- Cochez les cases afin d’activer le lancement du calendrier Outlook ou Google pour ajouter des rappels de réservation lors de la réservation d’un espace de coworking.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Lorsque des zones d’espace de travail sont créées avec Space Planner, que des unités sont attribuées en tant qu’espaces de coworking dans une zone d’espace de travail et que la méthode de réservation de l’application est configurée avec la couche de réservation, une option d’espace de coworking apparaît dans l’application Viewer pour n’importe quelle zone d’espace de travail à laquelle des espaces de coworking sont attribués. Si un nom personnalisé a été spécifié pour l’option d’espace de coworking, il s’affiche à la place. En outre, l’option Book (Réserver) apparaît dans le volet d’informations d’un espace de coworking sélectionné. Cliquez dessus pour finaliser la réservation.
Configurer des espaces de coworking avec Microsoft 365
L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :
- Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
- Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
- Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
- Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux
Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles.
Ajouter des couches
Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et éventuellement de la couche Reservations (Réservations) modifiable.
Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :
- Ouvrez le projet Indoors dans ArcGIS Pro.
- Ajoutez la carte Web Space Planner partagée au projet.
- Ouvrez la carte préparée pour Indoor Viewer.
- Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
- Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.
- Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.
Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.
- Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
- Enregistrez le projet.
- Partagez la carte Web.
Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.
Ajouter les ID d’adresse électronique
Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques de ressources dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse e-mail unique soit associée à cet espace. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.
Remarque :
Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation. Si une boîte aux lettres de ressources est un espace de travail et que sa capacité est définie, vous pouvez réserver l’espace plusieurs fois jusqu’à ce que sa capacité soit atteinte.
Pour associer les unités à des ID d’e-mail, procédez comme suit :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
Conseil :
Vous pouvez filtrer les enregistrements pour afficher uniquement les lignes possédant une valeur d’espace de coworking comme ASSIGNMENT_TYPE en ajoutant le filtre d’affichage suivant : ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".
- Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse électronique uniques pour chaque unité d’espace de coworking.
- Cliquez sur l'onglet Modifier.
- Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).
Remarque :
Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.
- Enregistrez le projet.
Activer des espaces de coworking dans Viewer
Une fois que la carte a été préparée pour prendre en charge les salles de réunion avec Microsoft 365 et que les zones d’espace de travail ont été configurées dans Space Planner, vous pouvez activer les salles de réunion dans une application Viewer comme suit :
- Créez une application Web pour Indoor Viewer ou configurez une application Viewer existante.
- Accédez à la section Workspace Reservation (Réservation d’espace de travail) dans le volet Configure App (Configurer l’application) et activez le bouton bascule Office Hotels (Espaces de coworking).
- Vous pouvez également cocher la case Use a different name (Utiliser un autre nom) afin de spécifier un nom personnalisé pour l’option d’espace de coworking dans l’application Viewer.
- Pour Reservation method (Méthode de réservation), choisissez Microsoft 365.
Si toutes les conditions préalables ne sont pas remplies sur la carte web, une liste des éléments manquants apparaît lorsque vous sélectionnez Microsoft 365.
- Inscrivez votre application Web en tant qu’application monopage auprès de Microsoft Azure.
Remarque :
Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous inscrivez une application Web auprès de Microsoft Azure :
- Cette procédure diffère de la configuration des zones d’espace de travail à l’aide d’applications mobiles. Vous pouvez utiliser un compte d’organisation existant disposant de privilèges administratifs ou en créer un pour enregistrer l’URL de l’application Viewer.
- Enregistrez l’URL de votre application Viewer comme URL de redirection. L'URL de l'application ArcGIS Online présente la structure suivante : https://<yourorganization>.maps.arcgis.com/apps/indoors/index.html
- Assurez-vous que le flux implicite est activé et que les jetons d’ID et Access sont configurés.
- Spécifiez votre ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Application (client) ID (ID (client) d’application du portail Microsoft Azure).
- Si l’application est une application Microsoft Office à client unique, sélectionnez la case à cocher My application is single-tenant (Il s’agit d’une application à client unique) et spécifiez l’ID client dans la zone de texte Microsoft Azure Portal Tenant ID (ID client du portail Microsoft Azure).
Lorsque des zones d’espace de travail sont créées avec Space Planner, que des unités sont attribuées en tant qu’espaces de coworking dans une zone d’espace de travail et que la méthode de réservation de l’application est configurée avec l’option Microsoft 365, une option d’espace de coworking apparaît dans l’application Viewer pour n’importe quelle zone d’espace de travail à laquelle des espaces de coworking sont attribués. Si un nom personnalisé a été spécifié pour l’option d’espace de coworking, il s’affiche à la place. En outre, l’option Book (Réserver) apparaît dans le volet d’informations d’un espace de coworking sélectionné. Cliquez dessus pour finaliser la réservation.
Remarque :
- Vous devez être connecté à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des espaces de coworking.
- Vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles du site hôte avant d’ouvrir et de vous connecter à l’application Viewer.
Réserver un espace de coworking
L’option d’espace de coworking apparaît dans le menu d’accès rapide des cartes pour lesquelles les réservations d’espace de travail ont été configurées pour la réservation d’espace de coworking. Si un nom personnalisé a été configuré pour l’option d’espace de coworking, il s’affiche à la place. Le volet affiche une liste d’espaces de coworking disponibles en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la zone d’espace de travail, de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, et de la durée, puis choisir des réservations d’espaces de coworking quotidiennes ou hebdomadaires. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez également filtrer les espaces de coworking de la liste en fonction de l’équipement disponible. Vous pouvez réserver n’importe quelle salle disponible qui répond à vos besoins.
Lorsqu’un espace de coworking associé à une zone d’espace de travail que vous pouvez réserver est sélectionnée sur la carte, l’option Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Cliquez sur l’option Book (Réserver) pour afficher un planning des réservations existantes pour cette salle. Pour réserver l’espace de coworking, cliquez sur un créneau libre afin de préremplir les heures de début et de fin, utilisez les champs d’heure pour définir le créneau horaire ou utilisez le bouton bascule Repeat booking (Répéter la réservation) pour créer des réservations récurrentes.
Si des espaces de coworking sont configurés à l’aide de la couche Réservations, les utilisateurs dotés du type Utilisateur de Indoors ou supérieur dans votre organisation ArcGIS dans ArcGIS Online peuvent créer des réservations.
Remarque :
Indoor Viewer applique les limites de planification configurées dans Space Planner lorsqu’un utilisateur tente de réserver un espace de coworking.
Si des espaces de coworking ont été configurés à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour pouvoir réserver des espaces de coworking.
Remarque :
Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que votre navigateur autorise les fenêtres contextuelles de votre site hôte avant de vous connecter.
Réserver un espace de coworking pour quelqu’un d’autre (couche Reservations [Réservations])
Vous pouvez configurer des gestionnaires de réservations dans Space Planner capables de créer et de gérer des réservations d’espaces de coworking pour d’autres occupants, notamment des réservations récurrentes, avec la couche Réservations. Si un utilisateur est configuré comme gestionnaire de réservations pour une zone d’espace de travail, un bouton bascule Reserve for someone else (Réserver pour quelqu’un d’autre) apparaît dans le volet Hotel (Espace de coworking) afin d’activer la réservation d’une unité d’espace de coworking pour quelqu’un d’autre dans Indoor Viewer. Si la zone d’espace de travail est configurée comme restreinte, les gestionnaires de réservations ne peuvent réserver des unités de la zone d’espace de travail que pour les personnes qui lui sont attribuées.
Si la mise à jour d’entités pour la couche Réservations est définie sur Editors can only edit their own features (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités), lorsque des réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations qui a réalisé la réservation peut accéder aux options de confirmation d’arrivée et de départ, et d’annulation d’une réservation.
Afficher une réservation d’espaces de coworking
Vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Hotel (Espace de coworking). Vous pouvez notamment mettre à jour ou annuler la réservation et ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée si les réservations d’espaces de coworking sont configurées avec la couche Réservations. Un indicateur apparaît pour toutes les réservations qui font partie d’une série récurrente.
Les gestionnaires de réservations disposent de deux boutons sur l’onglet Booked (Réservé). Le bouton For you (Pour vous) répertorie vos propres réservations d’espaces de coworking, tandis que le bouton For others (Pour d’autres) répertorie les espaces de coworking réservés par vous pour d’autres occupants. En tant que gestionnaire de réservations, vous pouvez afficher, modifier ou annuler des réservations d’espaces de coworking, ou confirmer le départ ou l’arrivée, pour vous-même et pour d’autres occupants.
Lorsque vous recherchez un occupant, l’application affiche les bureaux qui lui sont attribués, l’attribution au bureau à la maison ainsi que toute autre réservation active ou ultérieure d’espaces de coworking. Vous pouvez examiner les détails de l’unité qu’il a réservé, calculer l’itinéraire et générer une feuille de route. Vous pouvez également accéder aux autres attributions d’un occupant en cliquant sur l’option Locations (Localisations) dans le volet d’informations.
Si votre carte a été configurée pour les espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier en cas d’acceptation. Vous pouvez également supprimer la réservation de votre calendrier Outlook à partir de l’application Indoors. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également examiner, mettre à jour et annuler le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans l’onglet Booked (Réservé).
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