Initiation à la réservation d’espace de travail

Disponible pour une organisation ArcGIS disposant d’une licence pour l’extension Indoors.

Une gestion efficace des espaces disponibles permet aux organisations de réduire les coûts et d’améliorer la productivité en autorisant les employées à avoir un planning flexible et en les encourageant à travailler en collaboration lorsque cela est nécessaire. Par exemple, votre organisation peut décider d’affecter certaines zones à l’utilisation partagée, que les employés peuvent réserver pour quelques heures, comme des salles de réunion pour collaborer avec d’autres personnes, ou pour quelques jours, comme des espaces de coworking pour une utilisation personnelle, lors de la visite d’un bureau ou pour des tâches spécifiques. Indoors permet aux utilisateurs de trouver interactivement des salles disponibles en fonction de leurs besoins et de les réserver. Les administrateurs peuvent également rendre certains espaces non réservables afin de respecter les directives de distanciation sociale définies par l’organisation. Par exemple, vous pouvez rendre une unité sur deux non réservable et éviter une affluence si les espaces sont proches les uns des autres.

Vous pouvez configurer des espaces de coworking et des salles de réunion en fonction des besoins de votre organisation et permettre aux utilisateurs de les réserver dans l’application. Dans les applications mobiles Indoor Viewer ou Indoors, les utilisateurs peuvent trouver interactivement les espaces de travail disponibles sur la carte ou les rechercher en fonction de l’heure, de la durée, de la capacité et de l’emplacement.

Indoor Viewer prend en charge la configuration des réservations d’espace de travail avec Microsoft 365 (pour les espaces de coworking) ou la couche des réservations dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors (pour les salles de réunion ou les espaces de coworking). Choisissez la configuration la plus adaptée aux besoins de votre organisation.

Configurer avec Microsoft 365

Les applications Indoors prennent en charge l’intégration à Microsoft 365 pour la configuration des réservations d’espace de travail. Si votre organisation gère des salles par le biais de boîtes aux lettres électroniques de ressources et permet aux utilisateurs de réserver des salles à l’aide d’applications telles que Microsoft Outlook, vous pouvez donner aux utilisateurs la possibilité de réserver des salles à l’aide des applications web et mobiles Indoors. Les applications Indoors sont également intégrées au calendrier ; ainsi, lorsqu’une demande de réservation est confirmée, un événement est ajouté au calendrier et l’emplacement de la salle peut être affiché sur la carte intérieure.

Remarque :

Seule l’intégration à Microsoft 365 est prise en charge. Microsoft Exchange Server n’est pas pris en charge.

La configuration des réservations avec Microsoft 365 est prise en charge uniquement pour les espaces de coworking dans Viewer. Vous pouvez les configurer en ajoutant la boîte aux lettres électronique de ressources à vos données Indoors.

Pour permettre la réservation d’espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, vous devez inclure la table Areas (Zones), la couche Units (Unités) et la couche Occupants. La table et les couches doivent inclure les champs obligatoires suivants :

  • Table Areas (Zones) : AREA_ID, AREA_NAME et AREA_TYPE
    Remarque :

    Si vous n’ajoutez pas de table Areas (Zones) à la carte Web mais qu’il existe une table Areas (Zones) dans la même couche d’entités hébergée que la couche Occupants, Viewer accède à la table à partir de la couche d’entités hébergée.

  • Couche Units (Unités) : SCHEDULE_EMAIL
  • Couche Occupants : EMAIL et KNOWNAS

Configurer à l’aide de la couche des réservations dans Indoors

Les applications Indoors prennent en charge la gestion des réservations dans une couche des réservations sur votre carte Web Viewer.

Remarque :

Vous pouvez configurer des réservations d’espaces de travail à l’aide de la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Online et Enterprise 10.9.1 et versions ultérieures.

Cette méthode présente les avantages suivants :

  • Visualisez la disponibilité des salles sur la carte en créant une symbologie avec code couleur pour la couche des réservations.
  • Procédez à l’analyse des données de réservation pour prendre des décisions de gestion des espaces avisées.
  • Arrivée dans les espaces de coworking et départ des espaces de coworking pour le statut en temps réel des réservations
  • Éliminez la dépendance à des systèmes externes pour la gestion des réservations.
  • Procédez à l’intégration à des applications de calendrier de tiers comme Apple, Outlook et Google.

La couche d’entités Reservations (Réservations) peut également être ajoutée à des cartes autres que votre carte Indoors et peut être partagée avec des groupes dans une organisation en vue de son utilisation dans des applications telles que ArcGIS Dashboards.

Procédez comme suit pour configurer les réservations d’espaces de travail à l’aide de la couche Reservations (Réservations) :

  1. Publiez la couche des réservations dans votre organisation ArcGIS et partagez-la avec les utilisateurs de l’organisation.
  2. Configurez les paramètres de mise à jour, de sécurité et temporels de la couche d’entités hébergée.
  3. Ajoutez la couche Reservations (Réservations) à utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors.
  4. Les sections suivantes détaillent chacune des étapes nécessaires pour créer, publier et configurer la couche Reservations (Réservations) à utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors.

Partager la couche Reservations (Réservations)

Vous devez ajouter la couche d’entités des réservations à votre carte intérieure et la partager avec les membres de votre organisation ArcGIS. La couche des réservations doit être partagée avec les utilisateurs de l’organisation qui ont besoin d’utiliser la fonctionnalité de réservation d’espace de travail dans les applications Indoors. Une fois que la couche Reservations (Réservations) est partagée dans votre organisation, les utilisateurs peuvent consulter les dernières disponibilités des salles et réserver des espaces de travail.

Procédez comme suit pour publier la couche Reservations (Réservations) en tant que couche d’entités hébergée et la partager avec des membres de votre organisation ArcGIS :

  1. Ouvrez votre carte Indoors dans ArcGIS Pro.
  2. Ajoutez la classe d’entités Reservations (Réservations) à votre carte Indoors.

    La classe d’entités des réservations est créée par l’outil Créer une base de données Indoors dans ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure. Si une géodatabase Indoors a été créée dans ArcGIS Pro 2.8 ou version antérieure, exécutez l’outil Créer une base de données Indoors dans une géodatabase vide dans ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure et copiez la couche des réservations dans la géodatabase contenant vos données Indoor.

  3. Si vous le souhaitez, ajoutez les colonnes suivantes à la couche des réservations si vous prévoyez de créer des gestionnaires de réservations pouvant réserver des espaces de coworking pour quelqu’un d’autre :

    Nom du champAliasTypeDescription

    RESERVED_BY_USERNAME

    Réservé par nom d’utilisateur

    Texte

    Nom d’utilisateur dans l’organisation ArcGIS de la personne qui a créé une réservation pour quelqu’un d’autre.

    RESERVED_BY_FULL_NAME

    Réservé par nom complet

    Texte

    Nom complet de la personne qui a créé une réservation pour quelqu’un d’autre.

  4. Configurez la couche Reservations (Réservations) de sorte qu’elle tienne compte des étages.
  5. Cliquez avec le bouton droit sur la couche Reservations (Réservations) et sélectionnez Sharing (Partage) > Share As Web Layer (Partager en tant que couche web).

    La fenêtre Partager en tant que couche web apparaît.

  6. Définissez les paramètres de partage selon les besoins.
  7. Cliquez sur Analyze (Analyser) et corrigez les erreurs éventuelles.
  8. Cliquez sur Publish (Publier).

    La couche Reservations (Réservations) est publiée en tant que couche d’entités hébergée dans votre organisation ArcGIS.

  9. Cliquez sur l’option Manage the web layer (Gérer la couche Web) figurant dans la fenêtre Share as Web Layer (Partager en tant que couche Web).

    La page des éléments de la couche Reservations (Réservations) apparaît dans un navigateur Web.

  10. Cliquez sur le bouton Share (Partager) et choisissez une option :
    • Organization (Organisation) : partagez la couche avec tous les membres de votre organisation.
    • Edit Group Sharing (Mettre à jour le partage de groupe) : ajoutez les groupes qui doivent avoir accès à la couche.
  11. Cliquez sur Save (Enregistrer).

    La couche d’entités hébergée Reservations (Réservations) est partagée avec les membres de l’organisation ArcGIS que vous avez choisis. Vous pouvez à présent configurer les paramètres de couche à utiliser pour la réservation d’espace de travail dans les applications Indoors.

Paramètres de mise à jour

Les applications Indoors nécessitent la définition de fonctionnalités de mise à jour sur la couche Reservations (Réservations) pour créer ou mettre à jour des entités de réservation lorsque les utilisateurs réservent des espaces dans les applications Indoors. Procédez comme suit pour définir les paramètres de mise à jour requis pour la couche :

  1. Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
  2. Cliquez sur l'onglet Paramètres.
  3. Dans la section Feature Layer (hosted) (Couche d’entités [hébergée]), sous Editing (Mise à jour), sélectionnez la case à cocher Enable Editing (Activer la mise à jour).
  4. Dans la section What kind of editing is allowed? (Quel est le type de mise à jour autorisé ?), configurez les options de mise à jour comme suit :
    1. Sélectionnez la case à cocher Add (Ajouter).
    2. Sélectionnez la case à cocher Delete (Supprimer).
    3. Sélectionnez la case à cocher Update (Mettre à jour).
    4. Choisissez l’option Attributes and geometry (Attributs et géométrie).
  5. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Paramètres de sécurité

ArcGIS met à disposition des paramètres de mise à jour avancés pour les couches d’entités, qui permettent d’assurer le suivi des mises à jour, d’éviter que les données ne soient modifiées incorrectement, et d’empêcher les utilisateurs de mettre à jour par inadvertance des entités qu’ils n’ont pas créées. Procédez comme suit pour renforcer la sécurité :

  1. Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
  2. Cliquez sur l'onglet Paramètres.
  3. Si vous le souhaitez, sélectionnez la case à cocher Prevent this item from being accidentally deleted (Empêcher cet élément d’être supprimé accidentellement) dans la section Delete Protection (Protection contre la suppression) pour une meilleure protection.
  4. Dans la section Feature Layer (hosted) (Couche d’entités [hébergée]), sous Editing (Mise à jour), configurez les éléments suivants :
    1. Cochez la case Keep track of created and updated features (Effectuer le suivi des entités créées et mises à jour) si vous utilisez ArcGIS Online.
    2. Sélectionnez la case à cocher Keep track of who created and last updated features (Effectuer le suivi des utilisateurs qui ont créé des entités et effectué la dernière mise à jour).
    3. Pour l’option What features can editors edit ? (Quelles entités les éditeurs peuvent-ils mettre à jour  ?), choisissez Editors can only edit their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement voir leurs propres entités (requiert l’activation du suivi de l’éditeur)).

    Attention :

    Ne choisissez pas Editors can only see their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement voir leurs propres entités (requiert un suivi)) pour l’option What features can editors see (Quelles entités les éditeurs peuvent-ils voir ?). Si vous choisissez cette option, les utilisateurs de l’application n’auront pas accès à une disponibilité des salles précise.

Vous pouvez désormais ajouter cette couche à votre carte intérieure pour activer les réservations d’espaces de travail et gérer les réservations dans les applications Indoors.

Paramètres de temps

Si vous le souhaitez, vous pouvez configurer des propriétés de temps pour la couche des réservations. Si vous transformez cette dernière en couche temporelle, vous pourrez visualiser les réservations au fil du temps.

L’application Viewer prend en charge l’affichage de la couche temporelle des réservations en temps réel. Si la liste des salles de réunion est ouverte et qu’un filtre des durées est défini pour une date et une heure ultérieures, l’application Viewer affiche les réservations au cours de la durée spécifiée. Ainsi, vous pouvez visualiser la disponibilité des salles de réunion et trouver des salles disponibles que vous pouvez réserver.

Procédez comme suit afin de configurer des propriétés de temps pour la couche des réservations :

  1. Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
  2. Dans la section Layers (Couches), cliquez sur la couche surfacique des réservations.
  3. Cliquez sur le bouton Edit (Mettre à jour) sous Time Settings (Paramètres de temps).

    La fenêtre Time Settings (Paramètres de temps) s'ouvre.

  4. Cochez la case Activer le temps.
  5. Choisissez les plages de temps avec une heure de début et une heure de fin et définissez Start Time (Heure de début) pour Start time field (Champ d’heure de début) et End Time (Heure de fin) pour End time field (Champ d’heure de fin).
  6. Cliquez sur  OK.

À présent, la couche des réservations est activée. Dans Map Viewer, définissez la couche des réservations de sorte qu’elle soit actualisée régulièrement pour afficher des informations à jour dans l’application.

Ajouter la couche d’entités hébergée à votre carte Indoors

Une fois que vous avez publié, partagé et configuré la couche Reservations (Réservations) dans votre organisation ArcGIS, vous pouvez l’ajouter à vos cartes Indoors dans ArcGIS Pro pour l’utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la carte Indoors à laquelle vous avez ajouté la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Pro.
  2. Dans la fenêtre Contents (Contenu), cliquez avec le bouton droit sur la couche Reservations (Réservations) et cliquez sur Properties (Propriétés).

    La fenêtre Layer Properties (Propriétés de la couche) s’ouvre.

  3. Cliquez sur l'onglet Source, puis sur Définir la source de données.
  4. Accédez à votre couche d’entités hébergée dans la section Portal (Portail) et cliquez sur OK.
  5. La couche Reservations (Réservations) dans votre carte Indoors provient à présent de la couche d’entités hébergée. Lorsque vous partagez votre carte Web, elle est publiée en tant que couche d’entités modifiable, quelle que soit la manière dont vous choisissez de configurer le reste des couches sur votre carte.

La couche des réservations doit provenir de la même couche Web sur la carte Web pour l’application Viewer et dans le paquetage de cartes mobiles pour les applications mobiles Indoors pour pouvoir accéder aux mêmes données sous-jacentes et afficher des informations de réservation et d’occupation à jour dans toutes les applications simultanément. Vous pouvez ajouter la couche Reservations (Réservations) à d’autres cartes via la boîte de dialogue Add Data (Ajouter des données) dans ArcGIS Pro.