Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.
Une gestion efficace de l’espace disponible permet aux organisations de réduire les coûts et d’améliorer la productivité en autorisant les employées à avoir un planning flexible et en les encourageant à travailler en collaboration lorsque cela est nécessaire. Des environnements de travail basés sur les réservations utilisent des salles de réunion et des espaces de coworking comme espaces que les occupants peuvent réserver à la journée.
Vous pouvez configurer des salles de réunion à réserver pour quelques heures, ou des espaces de coworking à réserver pour une journée entière ou plusieurs jours, et définir leur mode de réservation dans l’application. Dans les applications mobiles Indoor Viewer ou Indoors, les utilisateurs peuvent interactivement trouver les espaces de travail disponibles sur la carte ou les rechercher en fonction de l’heure, de la durée, de la capacité, de la localisation et de l’équipement proposé. Les utilisateurs peuvent également réserver des espaces de coworking et des salles de réunion de façon récurrente pour des jours précis de la semaine et mettre à jour des occurrences individuelles ou la série entière, selon les besoins.
Vous pouvez configurer des réservations pour des espaces de coworking et des salles de réunion à l’aide de Microsoft 365, de la couche Réservations ou d’une combinaison des deux. Par exemple, si votre organisation utilise Microsoft 365 pour réserver des salles de réunion, vous pouvez utiliser Microsoft 365 pour réserver des espaces de coworking ou utiliser la couche Réservations à la place. Choisissez la configuration la plus adaptée aux besoins de votre organisation.
Remarque :
La configuration des réservations d’espace de travail nécessite une licence ArcGIS Indoors Spaces active.
Fonctionnalités de la réservation d’espaces de travail
Les tables suivantes répertorient les fonctionnalités disponibles lors de la configuration de réservations d’espaces de travail pour des espaces de coworking et des salles de réunion à l’aide de Microsoft 365 et de la couche Réservations Indoors, ainsi que les fonctionnalités disponibles pour les gestionnaires de réservations lors de l’utilisation de la couche Réservations. Une coche (
) dans une colonne signifie que la fonctionnalité indiquée est disponible avec la méthode de configuration concernée.
Espaces de coworking
| Fonctionnalité | Microsoft 365 | Couche des réservations de Indoors |
|---|---|---|
Créer, mettre à jour et annuler des réservations | | |
Créer, mettre à jour et annuler des réservations récurrentes | | |
Insérer et extraire | | |
Ajouter et supprimer des réservations du calendrier | (automatiquement dans Outlook) | (fichiers Outlook, Google et ICS) |
Configurer les limites de planification | | |
Filtrer par équipement | | |
Visualiser la disponibilité des salles sur la carte | | |
Attribuer des gestionnaires de réservations qui se chargent de la réservation pour d’autres personnes | |
Salles de réunion
| Fonctionnalité | Microsoft 365 | Couche des réservations de Indoors |
|---|---|---|
Créer, mettre à jour et annuler des réservations | | |
Créer, mettre à jour et annuler des réservations récurrentes | | |
Insérer et extraire | | |
Ajouter et supprimer des réservations du calendrier | (automatiquement dans Outlook) | (fichiers Outlook, Google et ICS) |
Configurer les limites de planification | | |
Filtrer par équipement | | |
Visualiser la disponibilité des salles sur la carte | | |
Attribuer des gestionnaires de réservations qui se chargent de la réservation pour d’autres personnes | |
Remarque :
Pour importer un fichier ICS pour une réservation récurrente modifiée avec la version classique de Microsoft Outlook sur le Web ou la nouvelle version de Outlook pour Windows, les utilisateurs doivent supprimer la série récurrente d’origine du calendrier avant d’importer le fichier ICS.
Lorsque vous ouvrez un fichier ICS dans la version classique de Outlook sur Windows, un avis de sécurité Outlook risque d’apparaître. Ce problème est connu et sera résolu par Microsoft à l’avenir. Pour voir les avancées sur ce problème ou une solution temporaire pour éviter l’apparition de l’avis, reportez-vous aux dernières informations de Microsoft.
Configurer la réservation d’espaces de travail avec Microsoft 365
Les applications Indoors prennent en charge l’intégration à Microsoft 365 pour la configuration des réservations d’espace de travail. Si votre organisation gère les réservations de salles par le biais de boîtes aux lettres de salle ou d’espace de travail et permet aux utilisateurs de réserver des salles à l’aide d’applications telles que Microsoft Outlook, vous pouvez les autoriser à réserver des salles à l’aide des applications Web et mobiles Indoors. Les applications Indoors sont également intégrées au calendrier ; ainsi, lorsqu’une demande de réservation est confirmée, un événement est ajouté au calendrier et la localisation de la salle peut être affichée sur la carte intérieure.
Remarque :
Seule l’intégration à Microsoft 365 est prise en charge. Microsoft Exchange Server n’est pas pris en charge.
La configuration des réservations avec Microsoft 365 est prise en charge pour les espaces de coworking et les salles de réunion dans Viewer. Vous pouvez les configurer en ajoutant la boîte aux lettres électronique de ressources à vos données Indoors.
Pour rendre possible la réservation d’espaces de travail avec Microsoft 365, vous devez inclure la table Areas (Zones), la couche Units (Unités) et la couche Occupants. La table et les couches doivent inclure les champs suivants :
- Table Areas (Zones) : AREA_ID, AREA_NAME, et AREA_TYPE
Remarque :
Si vous n’incluez pas de table Areas (Zones) dans la carte Web, mais qu’il en existe une dans la même couche d’entités que la couche Occupants, l’application Indoor Viewer accède à la table à partir de la couche d’entités.
- Couche Units (Unités) :SCHEDULE_EMAIL
- Couche Occupants (Occupants) : EMAIL et KNOWNAS
Pour rendre possible la réservation d’espace de coworking et de salle de réunion avec Microsoft 365, le champ SCHEDULE_EMAIL doit être renseigné dans la couche Units (Unités).
Configurer des réservations d’espaces de travail à l’aide de la couche Réservations
Les applications Indoors prennent en charge la gestion des réservations dans la couche Reservations (Réservations) dans une carte Web Viewer.
Cette configuration présente les avantages suivants :
- Visualisez la disponibilité des salles sur la carte en créant une symbologie avec code couleur pour la couche des réservations.
- Procédez à l’analyse des données de réservation pour prendre des décisions de gestion des espaces avisées.
- Confirmez l’arrivée et le départ des espaces de coworking et des salles de réunion pour le statut en temps réel des réservations.
- Planifiez et gérez des réservations récurrentes pour les espaces de coworking et les salles de réunion utilisés régulièrement.
- Éliminez la dépendance à des systèmes externes pour la gestion des réservations.
- Procédez à l’intégration à des applications de calendrier de tiers comme Apple, Outlook et Google.
Pour rendre possible la réservation d’espaces de travail avec la couche Réservations, vous devez inclure la table Areas (Zones), la couche Units (Unités) et la couche Occupants. La table et les couches doivent inclure les champs suivants :
- Table Areas (Zones) : AREA_ID, AREA_NAME, et AREA_TYPE
Remarque :
Si vous n’incluez pas de table Areas (Zones) dans la carte Web, mais qu’il en existe une dans la même couche d’entités que la couche Occupants, l’application Indoor Viewer accède à la table à partir de la couche d’entités.
- Couche Units (Unités) :RESERVATION_METHOD
- Couche Occupants (Occupants) : EMAIL et KNOWNAS
Remarque :
Les réservations récurrentes exigent la présence des champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Réservations.
Pour activer les gestionnaires de réservations, vous devez également inclure la table Area Roles (Rôles de zone) lorsque vous partagez le service d’entités hébergé contenant la table Areas (Zones), la couche Unités et la couche Occupants.
La couche Réservations peut également être ajoutée à des cartes autres qu’une carte Indoors et partagée avec des groupes d’une organisation pour l’utiliser dans des applications telles que ArcGIS Dashboards en vue de créer des diagrammes pour des analyses d’utilisation sur des espaces réservables.
La configuration des réservations d’espaces de travail à l’aide de la couche Réservations requiert les étapes principales suivantes :
- Créer la classe d’entités Reservations (Réservations).
- Publiez la couche des réservations dans votre organisation ArcGIS et partagez-la avec les utilisateurs de l’organisation.
- Configurez les paramètres de mise à jour, de sécurité et temporels de la couche d’entités hébergée.
- Ajoutez la couche des réservations à une carte à utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors.
La procédure est détaillée dans les sections ci-dessous.
Créer la classe d’entités Reservations (Réservations)
Si vous créez une géodatabase Indoors à l’aide de l’outil Créer une base de données Indoors dans ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure, la classe d’entités Reservations (Réservations) est ajoutée automatiquement au jeu de données Indoors.
À partir de ArcGIS Pro 3.0, l’outil Créer une base de données Indoors crée la classe d’entités Réservations avec une règle attributaire contraignante qui assure la sécurité des processus de réservation des espaces de travail lorsque les réservations sont modifiées en dehors des applications Web et mobiles Indoors.
Remarque :
Les règles attributaires ne sont pas prises en charge dans ArcGIS Online.
L’outil Mettre à niveau la base de données Indoors crée la classe d’entités Réservations si elle n’existe pas et ajoute, ou met à niveau, automatiquement la règle attributaire contraignante conformément au modèle d’informations ArcGIS Indoors le plus récent tout en mettant à jour une base de données Indoors existante.
Partager la couche Reservations (Réservations)
Vous devez ajouter la couche d’entités Reservations (Réservations) à une carte indoor et la partager avec les membres de votre organisation ArcGIS pour autoriser les utilisateurs à accéder aux fonctions de réservation d’espace de travail dans les applications Indoors. Une fois que la couche Reservations (Réservations) est partagée dans votre organisation, les utilisateurs peuvent consulter les dernières informations sur la disponibilité des salles et réserver des espaces de travail.
Lorsque vous partagez la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Pro 3.0 ou versions ultérieures, elle est partagée sous forme d’une couche d’entités Indoors Spaces si votre organisation ArcGIS inclut la licence Indoors Spaces. Les couches d’entités Indoors Spaces peuvent être mises à jour par les membres de votre organisation ArcGIS dont le type d’utilisateur est associé à un rôle par défaut Viewer ou supérieur (y compris le type d’utilisateur Utilisateur de Indoors en cas d’utilisation des applications Indoor Viewer et Indoor Space Planner), ce qui permet à ces utilisateurs d’avoir accès aux fonctionnalités de réservation des espaces de travail.
Pour publier la couche Reservations (Réservations) en tant que couche d’entités Web et la partager avec des membres de votre organisation ArcGIS, procédez comme suit :
- Ouvrez une carte Indoors dans ArcGIS Pro.
- Ajoutez la classe d’entités Reservations (Réservations) à la carte Indoors.
La classe d’entités Reservations (Réservations) est créée lorsque vous utilisez l’outil Créer une base de données Indoors dans ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure. Si vous disposez d’une géodatabase Indoors créée dans ArcGIS Pro 2.8 ou version antérieure, exécutez l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors pour mettre à niveau la structure de géodatabase Indoors vers le modèle Indoors le plus récent. Cet outil crée automatiquement tout élément manquant de la structure nécessaire aux réservations d’espaces de travail dans la géodatabase Indoors durant le processus de mise à niveau.
- Configurez la couche Reservations (Réservations) de sorte qu’elle tienne compte des étages.
- Cliquez avec le bouton droit sur la couche Reservations (Réservations) et sélectionnez Sharing (Partage) > Share As Web Layer (Partager en tant que couche web).
La fenêtre Partager en tant que couche web apparaît.
- Définissez les paramètres de partage selon les besoins.
Si vous partagez une couche avec ArcGIS Online, sélectionnez l’option Feature (Entité) pour le paramètre Layer Type (Type de couche) afin de partager une couche d’entités hébergée.
- Cliquez sur Analyze (Analyser) et corrigez les erreurs éventuelles.
- Cliquez sur Publish (Publier).
La couche Reservations (Réservations) est publiée en tant que couche d’entités Indoors Spaces dans votre organisation ArcGIS.
- Cliquez sur l’option Manage the web layer (Gérer la couche Web) figurant dans la fenêtre Share as Web Layer (Partager en tant que couche Web).
La page des éléments de la couche Reservations (Réservations) apparaît dans un navigateur Web.
- Cliquez sur le bouton Share (Partager) et choisissez une option :
- Organization (Organisation) : partagez la couche avec tous les membres de votre organisation.
- Edit Group Sharing (Mettre à jour le partage de groupe) : ajoutez les groupes qui doivent avoir accès à la couche.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
La couche d’entités Web Reservations (Réservations) est partagée avec les membres de l’organisation ArcGIS que vous avez choisis. Vous pouvez configurer les paramètres de couche à utiliser pour la réservation d’espaces de travail dans les applications Indoors.
Configurer les paramètres de mise à jour
Les applications Indoors nécessitent la définition de fonctionnalités de mise à jour sur la couche Reservations (Réservations) pour créer ou mettre à jour des entités de réservation lorsque les utilisateurs réservent des espaces dans les applications Indoors. Si la couche Réservations est une couche d’entités hébergée, vous pouvez configurer les paramètres de mise à jour dans votre organisation ArcGIS.
Pour définir les paramètres de mise à jour requis pour la couche dans votre organisation ArcGIS, procédez comme suit :
- Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
- Cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres).
- Dans la section Feature Layer (hosted) (Couche d’entités [hébergée]), sous Editing (Mise à jour), sélectionnez la case à cocher Enable Editing (Activer la mise à jour).
- Dans la section What kind of editing is allowed (Quel type de mise à jour est autorisé ?), configurez les options de mise à jour comme suit :
- Sélectionnez la case à cocher Add (Ajouter).
- Sélectionnez la case à cocher Delete (Supprimer).
- Sélectionnez la case à cocher Update (Mettre à jour).
- Choisissez l’option Attributes and geometry (Attributs et géométrie).
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Configurer les paramètres de sécurité
Si vous utilisez ArcGIS Enterprise et avez partagé la couche Reservations (Réservations) à l’aide de l’option Reference registered data (Référencer les données inscrites), vous pouvez gérer les paramètres de sécurité à l’aide de règles attributaires. À partir de ArcGIS Pro 3.0, l’outil Créer une base de données Indoors crée la classe d’entités Reservations (Réservations) avec une règle attributaire contraignante qui permet de garantir que les réservations d’espace de coworking peuvent uniquement être mises à jour par les gestionnaires de réservations, par les administrateurs du portail et par l’utilisateur pour qui la réservation a été effectuée, et ce, même si les réservations sont mises à jour en dehors des applications mobiles et Web Indoors. Vous pouvez utiliser l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors dans ArcGIS Pro pour mettre à jour une géodatabase Indoors selon les dernières règles attributaires si la base de données Indoors ne les inclut pas.
Si vous avez publié la couche Reservations (Réservations) en tant que couche Web hébergée, vous pouvez utiliser les paramètres de mise à jour avancée pour suivre les modifications, protéger les données contre toute modification involontaire et empêcher les utilisateurs de mettre à jour des entités qu’ils n’ont pas créées.
Pour renforcer la sécurité dans ArcGIS Online, procédez comme suit :
- Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
- Cliquez sur l’onglet Settings (Paramètres).
- Si vous le souhaitez, sélectionnez la case à cocher Prevent this item from being accidentally deleted (Empêcher cet élément d’être supprimé accidentellement) dans la section Delete Protection (Protection contre la suppression) pour une meilleure protection.
- Dans la section Editing (Mise à jour), configurez les éléments suivants :
- Cochez la case Enable editing (Activer la mise à jour).
- Cochez la case Keep track of who edited the data (editor name, date and time) (Conserver un suivi des auteurs des mises à jour des données (nom de l’éditeur, date et heure)).
- Pour l’option What kind of editing is allowed (Quel type de mise à jour est autorisé ?), cochez les cases Add (Ajouter), Delete (Supprimer) et Update (Mettre à jour) et sélectionnez l’option Attributes and geometry (Attributs et géométrie).
- Pour What features can editors edit (Quelles entités les éditeurs peuvent-ils mettre à jour ?), choisissez l’option Editors can edit all features (Les éditeurs peuvent mettre à jour toutes les entités) ou Editors can only edit their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités [requiert un suivi]).
Si vous sélectionnez Editors can only edit their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement mettre à jour leurs propres entités (requiert un suivi)) et que les réservations sont effectuées par un gestionnaire de réservations, seul le gestionnaire de réservations peut accéder aux options de mise à jour, d’arrivée, de départ et d’annulation d’une réservation. Si vous choisissez Editors can edit all features (Les éditeurs peuvent mettre à jour toutes les entités), ces options sont accessibles à la fois au gestionnaire de réservations et à la personne pour qui la réservation a été effectuée.
Attention :
Ne choisissez pas Editors can only see their own features (requires tracking) (Les éditeurs peuvent uniquement voir leurs propres entités [requiert un suivi]) pour l’option What features can editors see (Quelles entités les éditeurs peuvent-ils voir ?). Si vous choisissez cette option, les utilisateurs de l’application n’auront pas accès à une disponibilité des salles précise.
Vous pouvez ajouter cette couche à une carte indoor pour activer les réservations d’espaces de travail et les gérer dans les applications Indoors.
Configurer les paramètres temporels
Vous pouvez configurer des paramètres temporels pour la couche Reservations (Réservations). Si vous transformez cette dernière en couche temporelle, vous pourrez visualiser les réservations au fil du temps.
L’application Viewer prend en charge l’affichage de la couche temporelle des réservations en temps réel. Si un filtre des durées est défini pour une date et une heure ultérieures, l’application Viewer affiche les réservations au cours de la durée spécifiée sur la carte. Vous pouvez ainsi visualiser la disponibilité des espaces de coworking et des salles de réunion et examiner les salles réservées par d’autres personnes pour le même créneau horaire afin de trouver des salles disponibles à proximité si vous voulez collaborer.
Pour configurer des paramètres temporels pour la couche Reservations (Réservations), procédez comme suit :
- Cliquez sur My Contents (Mon contenu), puis sur la couche d’entités hébergée.
- Dans la section Layers (Couches), cliquez sur la couche surfacique des réservations.
- Cliquez sur le bouton Edit (Mettre à jour) sous Time Settings (Paramètres de temps).
La fenêtre Time Settings (Paramètres de temps) s’ouvre.
- Cochez la case Activer le temps.
- Sélectionnez l’option Time ranges with a start and end time (Plages temporelles avec une heure de début et une heure de fin), définissez Start Time field (Champ temporel de début) sur Start Time (Date/heure de début) et End Time field (Champ temporel de fin) sur End Time (Date/heure de fin).
- Cliquez sur OK.
La couche Reservations (Réservations) comporte des propriétés temporelles. Dans Map Viewer, définissez la couche Reservations (Réservations) de sorte qu’elle soit actualisée régulièrement pour afficher des informations à jour dans l’application.
Ajouter la couche d’entités Web à une carte Indoors
Une fois que vous avez publié, partagé et configuré la couche Reservations (Réservations) dans votre organisation ArcGIS, vous pouvez l’ajouter à des cartes Indoors dans ArcGIS Pro pour l’utiliser dans les applications Web et mobiles Indoors :
Pour définir la source de la couche Reservations (Réservations) sur une couche d’entités Web, procédez comme suit :
- Ouvrez la carte Indoors à laquelle vous avez ajouté la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Pro.
- Dans la fenêtre Contents (Contenu), cliquez avec le bouton droit sur la couche Reservations (Réservations) et cliquez sur Properties (Propriétés).
La fenêtre Layer Properties (Propriétés de la couche) s’ouvre.
- Cliquez sur l’onglet Source, puis sur Définir la source de données.
- Accédez à la couche d’entités Web dans la section Portal (Portail) et cliquez sur OK.
La couche des réservations doit provenir de la même couche Web sur la carte Web pour l’application Viewer et dans le paquetage de cartes mobiles pour les applications mobiles Indoors pour pouvoir accéder aux mêmes données sous-jacentes et afficher des informations de réservation et d’occupation à jour dans toutes les applications simultanément. Vous pouvez ajouter la couche Reservations (Réservations) à d’autres cartes via la boîte de dialogue Add Data (Ajouter des données) dans ArcGIS Pro.
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