Administrar ocupantes y espacios

Disponible para una organización de ArcGIS con licencia de la extensión Indoors.

Una vez que se crea y se abre un plan, la pestaña Plan de Space Planner contiene el número de personas y unidades sin asignación, así como detalles adicionales sobre las opciones Host desks y Hotelling del plan. Los administradores de espacios pueden comenzar a reasignar ocupantes a los espacios con la aplicación.

• Asignar o reasignar ocupantes y espacios.
• Desasignar los ocupantes y espacios asignados actualmente.
• Crear espacios basados en actividad, como áreas de hotelling y hot desk.

Nota:

Para realizar cambios en un plan, debe tener privilegios asociados al rol predeterminado Data Editor o superior. Si está utilizando un rol personalizado, el privilegio de editar entidades debe estar habilitado para abrir y editar planes.

Más información sobre tipos de usuario, roles y privilegios

Asignar ocupantes

Puede asignar ocupantes desde distintos lugares de Space Planner, incluidos los siguientes:

• La pestaña Plan
• La lista Unidades
• La lista Asignaciones

Asignaciones de planes

La sección No asignado de la pestaña Plan refleja el número de personas que no están asignadas a ningún espacio o área de actividad, y el número de unidades que no tienen a nadie asignado o que no están asignados a ninguna área de actividad.

Personas no asignadas

Puede hacer clic en el número de personas para abrir una lista de ocupantes que no están asignados a una unidad, un centro caliente o un hotel y asignarlos de las siguientes formas:

• Puede arrastrar un ocupante de la lista a un espacio del mapa. Una vez que el espacio se resalte en el mapa, suelte el ocupante para asignar a la persona a dicho espacio. Si la unidad de destino forma parte de un área de hotelling o de hot desk, se asigna al ocupante a dicha área de hotelling o de hot desk.

  Nota:

  Al arrastrar un ocupante de una tarjeta de información de una unidad a otra unidad del mapa también se asigna al ocupante a ese espacio.

• Opcionalmente, puede pasar el cursor por encima de un ocupante de la lista Persona (no asignada) y hacer clic en el botón Unidades botón , Hot Desk o en el botón Hotelling para abrir un cuadro de diálogo y elegir un espacio.

  Sugerencia:

  Puede buscar un espacio específico en el cuadro de diálogo que aparece.

• Si lo desea, filtre la lista y utilice el menú desplegable Asignar a para asignar todos los ocupantes de la lista a un hotel, un puesto caliente o una unidad.

  Sugerencia:

  Puede filtrar la lista de ocupantes sin asignar por sitio si los valores de campo SITE_ID y SITE_NAME se rellenan en la capa Occupants.

Unidades no asignadas

Puede hacer clic en el número de unidades para abrir una lista de unidades que no tienen asignada alguien o un área de hoteles. Puede asignar estas unidades a los ocupantes o a las áreas de actividad de las siguientes formas:

• Pase el cursor por encima de una unidad de la lista y haga clic en el botón Persona , el botón Hot Desk o el botón Hotelling para abrir un cuadro de diálogo y elegir la persona el espacio que desea asignar a la unidad.
• Si lo desea, filtre la lista y utilice el menú desplegable Asignar a para asignar todas las unidades de la lista a un hotel o área de ocio urgente.

Puede filtrar la lista y asignar los resultados a un hotelling o hot desk de una sola vez, o puede asignar cada espacio individualmente a un hotelling, hot desk u ocupante pasando el ratón por encima de un espacio de la lista y haciendo clic en el botón Persona , en el botón Hot Desk o en el botón Hotelling para abrir un cuadro de diálogo en el que puede elegir una persona o espacio para la asignación.

Sugerencia:

Puede buscar una persona o espacio específico en el cuadro de diálogo que aparece.

Unidades

Puede ver una lista de todas las unidades haciendo clic en el botón Unidades y asignar las unidades de las siguientes formas:

• Pase el cursor por encima de una unidad de la lista y haga clic en el botón Persona , el botón Hot Desk o el botón Hotelling para abrir un cuadro de diálogo y elegir la persona el espacio que desea asignar a la unidad.
• Si lo desea, filtre la lista y utilice el menú desplegable Asignar a para asignar todas las unidades de la lista a un hotel o área de escritorio caliente.

Sugerencia:

Puede buscar una persona o espacio específico en el cuadro de diálogo que aparece.

Asignaciones

Puede ver una lista de asignaciones de ocupante haciendo clic en el botón Asignaciones . La lista se puede filtrar y ordenar, y al hacer clic en una asignación en la lista se ajusta el mapa para centrarlo en la asignación. Se enumeran las asignaciones para cada espacio asignado. Las personas pueden ser asignadas a varias unidades, hoteles, hot desks o cualquier combinación de los tres, y como resultado, una persona puede tener varias asignaciones en esta lista.

Puede asignar ocupantes desde la lista Asignaciones de las siguientes formas:

• Puede arrastrar un ocupante de la lista a una unidad del mapa. Una vez que la unidad se resalte en el mapa, suelte el ocupante para asignar a la persona a dicho espacio. Si ya hay otro ocupante asignado a la unidad, tiene la opción de desasignar ese ocupante en el cuadro de diálogo que aparece. Si la unidad de destino forma parte de un área de hotelling o de hot desk, se asigna al ocupante a dicha área de hotelling o de hot desk.

  Nota:

  Al arrastrar un ocupante de una tarjeta de información de una unidad a otra unidad del mapa también se asigna al ocupante a ese espacio.

• Opcionalmente, puede pasar el cursor por encima de la lista y hacer clic en el botón Unidad , en el botón Hot Desk o en el botón Hotelling para abrir un cuadro de diálogo y elegir un espacio.

  Sugerencia:

  Puede buscar un espacio específico en el cuadro de diálogo que aparece.

• Si lo desea, filtre la lista y utilice el menú desplegable Asignar a para asignar todos los ocupantes de la lista a un hotel, un puesto caliente o una unidad.

  Sugerencia:

  Puede filtrar la lista de ocupantes por sitio si los valores de campo SITE_ID y SITE_NAME se rellenan en la capa Occupants.

Desasignar ocupantes

Space Planner incluye una lista completa de ocupantes en la clase de entidad de Ocupantes del mapa. Puede anular la asignación de ocupantes de espacios en la lista Asignaciones o en el mapa. Un escenario habitual sería cuando un equipo pasa de un edificio a otro en un campus. Primeramente, se debe desasignar a todo el equipo del edificio actual antes de asignarle espacios en el nuevo edificio.

Lista de asignaciones

Cuando la lista Asignaciones está activada en Space Planner, enumera todos los ocupantes de la capa Occupantes y sus asignaciones de espacio actuales. Es posible utilizar la lista Asignaciones para resaltar ocupantes únicos en el mapa, o bien para filtrar grupos de ocupantes. Una vez que se haya filtrado la lista Asignaciones, puede anular la asignación de todos los ocupantes que se encuentran actualmente en la lista.

Precaución:

Asegúrese de que la lista sea correcta antes de realizar cualquier operación por lotes desde la lista Asignaciones. Es posible que se desasignen ocupantes accidentalmente si la lista es grande.

Puede pasar el cursor por una asignación de la lista y hacer clic en el botón Desasignar para desasignar un ocupante de la unidad, hotel o escritorio caliente a los que se les ha asignado.

Mapa

Puede seleccionar unidades y ocupantes en el mapa y eliminar asignaciones de sus tarjetas de información.

Cuando se selecciona una unidad que no forma parte de un hotel o área de escritorio caliente, los ocupantes asignados se muestran en la tarjeta de información. Haga clic en el botón Desasignar para desasignar al ocupante de la unidad. Si esa persona es la única ocupante de la unidad, la unidad se agrega a la lista No asignada.

Cuando se selecciona un espacio, los ocupantes asignados se muestran en una tarjeta de información. Haga clic en el botón Desasignar para desasignar al ocupante de la unidad, hotelo o escritorio caliente.

Desasignar espacios de la lista Unidades

Después de activar la lista Unidades, puede hacer clic en una unidad para resaltar la información de dicha unidad en el mapa. Desde ahí, es posible desasignar un ocupante de la unidad en su tarjeta de información. También puede filtrar la lista Unidades para desasignar una colección de unidades a la vez.

Precaución:

Asegúrese de que la lista sea correcta antes de realizar cualquier operación por lotes desde la lista Unidades. Es posible que se desasignen unidades accidentalmente si la lista es grande.

Puede pasar el cursor por encima de una unidad ocupada de la lista y hacer clic en el botón Desasignar para eliminar a un ocupante de la unidad.

Crear áreas de hotelling y de hot desk

El área Asignado a de la pestaña Plan contiene las opciones Hotelling y Hot Desks. Puede activar una lista de las áreas actuales de hotelling y hot desk para su plan haciendo clic en una u otra.

Los espacios de hotelling contienen unidades que los usuarios pueden reservar en Indoor Viewer y Indoors Mobile si se configuran utilizando la capa Reservations o Microsoft 365.

Las áreas de host desk no se pueden reservar en Viewer ni en aplicaciones móviles de Indoors.

Las siguientes opciones configurables adicionales están disponibles para hoteles de oficinas:

• Puede configurar el acceso de los usuarios a las reversas de hotelling eligiendo restringir las reservas a las personas asignadas a ese espacio de hotelling. Si se configura un hotel como restringido, el usuario del portal que inició sesión en Viewer o las aplicaciones Móviles de Indoors debe tener asociada una dirección de correo electrónico que coincida con el valor de campo EMAIL de su registro en la capa Occupants.

  Las áreas de hotelling se crean como restringidas de forma predeterminada. Para configurar espacios de hotelling no restringidos, la tabla Áreas debe contener un campo denominado RESTRICTED que tenga un tipo de datos Largo.

  Nota:

  Este campo se crea mediante la crea la herramienta Crear base de datos de Indoorsen ArcGIS Pro 2.9 y versiones posteriores.

• Tiene la opción de definir uno o varios gerentes de reservas para hotelling si está utilizando . Los gerentes de reservas pueden reservar y gestionar espacios de hotelling para otras personas en las aplicaciones Móviles Indoor Viewer y Indoors con reservas de espacios de trabajo configuradas usando la capa Reservations.

• Puede establecer límites de programación de hoteles en hoteles de oficinas, incluidos los siguientes:
  • El número máximo de asaltos por persona-los usuarios no pueden reservar más que este número de hoteles a la vez.
  • La duración máxima en días por usuario no puede reservar un hotel de oficina durante más tiempo que este número de días.
  • Se pueden hacer días máximos con antelación: los usuarios no pueden reservar una oficina más allá de este número de días de antelación.

  Para establecer límites de programación de hoteles, la tabla Áreas debe contener un campo denominado CONFIG que tenga un tipo de datos de texto.

  Nota:

  Este campo se crea mediante la crea la herramienta Crear base de datos de Indoorsen ArcGIS Pro 3.0 y versiones posteriores.

Siga estos pasos para crear un área de hotelling o hot desk:

1. Haga clic en Hotelling o Hot desks para activar la lista a la que desea agregar un área.
2. Haga clic en Agregar en la parte superior de la lista activada.

   Aparece el cuadro de diálogo Agregar un área de hotelling o Agregar un área de hot desk .

3. Introduzca el nombre del área.

   La casilla Restringir reservas a las personas asignadas únicamente está marcada de manera predeterminada. Los ocupantes deben estar asignados al hotelling antes de que puedan reservarlo en Indoor Viewer o Indoors Mobile. Desmarque esta casilla para crear un área no restringida cuya reserva no requiera la asignación de un ocupante.

   Nota:

   Si realizó cambios de esquema necesarios después de crear un plan (por ejemplo, agregar un campo RESTRICTED a la tabla Áreas), debe crear un nuevo plan para ver la opción de hotelling restringido.

4. Si lo desea, agregue gestores de correo al área del hotel.

   La tabla Area Roles se debe compartir como parte de la misma capa de entidades alojada que la tabla Areas y las capas Units y Occupants.

   Nota:

   Si realizó cambios de esquema necesarios después de crear un plan (por ejemplo, agregar la tabla Area Roles), debe crear un nuevo plan para ver la opción de gerentes de reservas.

5. También puede hacer clic en Siguiente y establecer límites de programación para el hotel.
6. Haga clic en Agregar.

   El nuevo hotelling o hot desk aparece en su respectiva lista.

7. Haga clic en la nueva área de hotelling o hot desk para modificar sus ocupantes o unidades.

   Puede ver también detalles adicionales sobre el área, borrar el área o activar la restricción de reservas para el área.

Confirmación de Deshabilitar asignaciones

Cuando se asigna a alguien que no tiene ninguna asignación a una unidad vacante, a un espacio de hotelling o a un área de hot desk, aparece de forma predeterminada un cuadro de diálogo para confirmar la asignación. Este cuadro de diálogo de confirmación se puede desactivar para acelerar los flujos de trabajo de asignación. Puede desactivar la confirmación en el cuadro de diálogo o bien en los ajustes del usuario.

Nota:

La opción de desactivar los cuadros de diálogo de confirmación no está disponible con ocupantes o unidades que tienen asignaciones múltiples.

Deshabilitar las confirmaciones en el cuadro de diálogo

Realice los siguientes pasos para desactivar el cuadro de diálogo de confirmación al asignar ocupantes:

1. Asigne un ocupante no asignado a una unidad vacía, a un espacio de hotelling o a una zona de hot desk.

   Sugerencia:

   Para desactivar las confirmaciones de asignación, puede asignar a un ocupante no asignado desde la lista Asignaciones, Personas o Unidades a una unidad no asignada. También puede desactivar las confirmaciones de asignación si arrastra un ocupante no asignado a una unidad no asignada.

   Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.

2. Seleccione la casilla de verificación del cuadro de diálogo para que no se muestre de nuevo la confirmación.
3. Haga clic en Asignar.

   El ocupante se asigna y el cuadro de diálogo de confirmación deja de aparecer.

Deshabilitar las confirmaciones en la configuración del usuario

Realice los siguientes pasos para desactivar el cuadro de diálogo de confirmación en la configuración de la aplicación:

1. Haga clic en el botón Opciones .

   Aparece el panel de opciones.

2. Haga clic en el botón Ajustes del usuario .

   Aparece el panel Configuración de usuario.

3. Desactive el botón de alternancia Habilitar cuadros de diálogo.

   El cuadro de diálogo de confirmación ya no aparece cuando se asignan ocupantes no asignados a unidades, hot desks o áreas de hotel no asignados desde una lista. Puede volver a activar las confirmaciones utilizando el mismo botón de alternancia.

Los cuadros de diálogo de confirmación permanecen desactivados en su navegador web actual. Si abre el mismo plan en un navegador diferente, los cuadros de diálogo de confirmación se activan de forma predeterminada.