Configure office hotels

Disponible para una organización de ArcGIS con licencia de la extensión Indoors.

Las áreas de hotelling son espacios o áreas que los trabajadores pueden reservar para su uso temporal durante unos días o semanas. Como alternativa a los espacios asignados de forma permanente, este enfoque permite a una organización administrar de forma eficiente el espacio y reducir los costes como resultado.

Prerequisites

ArcGIS Indoors incluye Indoor Space Planner, que le permite planificar la actividad de los ocupantes en el espacio interior, incluida la asignación de ocupantes a espacios individuales o a áreas de trabajo basadas en actividades conocidas como áreas de hotelling. Es posible reservar áreas de hotelling a través de las aplicaciones móviles de Indoor Viewer o Indoors, y gestionarlas a través de la capa Reservations del Modelo de información de ArcGIS Indoors o a través de Microsoft 365.

The option to create office hotels as restricted in Space Planner is enabled by default. To book restricted hotels, an occupant must be assigned to the hotel area in Space Planner. If a hotel is configured as unrestricted, no assignment is required and anyone from your ArcGIS organization can book a unit in the hotel area.

Nota:

If a hotel is configured as restricted, the portal user signed in to Indoor Viewer or the Indoors mobile apps must have an associated email address that matches the EMAIL field value of their record in the Occupants layer.

Configure with the Reservations layer

El uso de este método de reservas de espacio de trabajo requiere que agregue una capa Reservations a su mapa web. Las reservas de hotel se gestionan en el modelo de Indoors y se pueden usar para visualizar la disponibilidad en tiempo real de las unidades de hoteles y también para analizar el uso del espacio.

Add layers

Your organization must have the web map that was prepared and shared for use in Space Planner and the editable Reservations layer. Add the Space Planner web map before you configure office hotels so that the feature layer associated with that web map can be added to the Viewer map for visualizing up-to-date information.

Siga estos pasos para preparar el mapa para áreas de hotelling:

1. Open an Indoors project in ArcGIS Pro and activate the map prepared for Indoor Viewer.
2. Agregue o actualice la fuente de la capa People en el mapa desde la capa de entidades Occupants asociada con el mapa web Space Planner.
3. Agregue o actualice la fuente de la capa Units desde la capa de entidades Units asociada con el mismo mapa web Space Planner.
4. Add or update the source for the Reservations layer.

   This editable layer is used for managing space reservations and visualizing reservations in a map.

   Sugerencia:

   You can configure the Reservations layer as time aware and symbolize the available hotel units so they can be identified and booked.

5. Configure la propiedad Plantas para estas capas de modo que admitan el filtro de plantas en la aplicación.

   Establezca el campo LEVEL_ID de la capa para la propiedad Plantas. A continuación, puede utilizar el filtro de plantas para visualizar la ocupación en tiempo real de las habitaciones por planta para una instalación de su mapa que tiene en cuenta las plantas.

6. Agregue la tabla Areas desde la capa de entidades asociada con el mismo mapa web Space Planner.
7. Guarde el proyecto.
8. Share the web map.

   If you added the layers to an existing web map that is shared to your organization, you can save the web map without having to share it again.

Enable office hotels in Viewer

Once the map is prepared to support office hotels with the reservations layer, you can enable workspace reservations for office hotels in an app by completing the following steps:

1. Create a web app for Viewer or configure an existing Viewer app.
2. Browse to the Workspace Reservation section in the Configure App panel and enable it.

   The app automatically detects the Reservations layer in the web map and sets the Reservation method to Reservations layer. If all the prerequisites are met in the web map, the Office hotels check box is automatically checked. If it is not checked, a list of the items missing from the web map appears when you check the Office hotels check box.

   The app automatically chooses the Office Hotels option if all of the prerequisites are met in the web map. If it is not chosen, checking the Office Hotels check box lists the required items that are missing from the web map.

3. Click Save.

Once you have created office hotels using Space Planner and configured your app with the reservation layer method, a Hotel button appears in the Viewer app and a Book button appears on the info panel of a selected office hotel unit to complete the reservation process.

Configure with Microsoft 365

Using this workspace reservation method requires that your organization define resource mailboxes in Microsoft 365. The Indoors app sends a booking request through the Graph API. The following permissions are required:

• Sign in and read user profile—To confirm whether a user has access to resource mailboxes
• Read user calendars—To get available times for rooms
• Full access to user calendars—To create an event for the new bookings
• Read user mailbox settings—To get mailbox settings such as time zone and locale

Depending on how your organization has set policies in Microsoft Azure, you may require administrator consent for the requested permissions before the organization starts using Indoors to book rooms. Availability of this feature could be limited if your organization restricts access to company-managed devices through Microsoft Intune.

Add layers

Su organización debe tener el mapa web que se haya preparado y compartido para su uso en Space Planner. Prepare y comparta el mapa web de Space Planner antes de configurar áreas de hotelling para que la capa de entidades asociada a ese mapa web se pueda agregar a su mapa móvil para visualizar información actualizada.

Siga estos pasos para preparar el mapa para áreas de hotelling:

1. Open an Indoors project in ArcGIS Pro and activate the map prepared for Viewer.
2. Agregue o actualice la fuente de la capa People en el mapa desde la capa de entidades Occupants asociada con el mapa web Space Planner.
3. Agregue o actualice la fuente de la capa Units desde la capa de entidades Units asociada con el mismo mapa web Space Planner.
4. Configure la propiedad Plantas para estas capas de modo que admitan el filtro de plantas en la aplicación.

   Establezca el campo LEVEL_ID de la capa para la propiedad Plantas. A continuación, puede utilizar el filtro de plantas para visualizar la ocupación en tiempo real de las habitaciones por planta para una instalación de su mapa que tiene en cuenta las plantas.

5. Agregue la tabla Areas desde la capa de entidades asociada con el mismo mapa web Space Planner.
6. Guarde el proyecto.
7. Comparta el mapa web.

   Si agregó las capas a un mapa web existente que se comparte con su organización, puede guardar el mapa web sin tener que volver a compartirlo. Esto le permite conservar el Id. del mapa web y las aplicaciones configuradas con el mapa web existente seguirán funcionando.

Add email IDs

Su organización debe tener buzones de correo de recursos en Microsoft 365 para cada espacio que se pueda reservar, para así poder asociar una dirección de correo electrónico única a cada espacio.

Nota:

Asegúrese de que las opciones de programación, en particular la duración máxima, estén establecidas en función de las necesidades de su organización.

Siga estos pasos para asociar unidades con Id. de correo electrónico:

1. Haga clic con el botón derecho en la capa Unidades y haga clic en Tabla de atributos.

   Sugerencia:

   Puede filtrar los registros para mostrar solo las filas con un valor de hotelling de ASSIGNMENT_TYPE utilizando lo siguiente: ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".

2. Actualice el campo SCHEDULE_EMAIL con los Id. de correo electrónico únicos para cada unidad de hotelling.
3. Haga clic en la pestaña Editar
4. En el grupo Administrar ediciones, haga clic en Guardar.

   Nota:

   Asegúrese de que la columna USE_TYPE tenga los valores adecuados para cada unidad de hotelling. Estos valores se presentan como opciones al reservar espacios de trabajo.

5. Guarde el proyecto.

Enable office hotels in Viewer

Once units are configured for office hotels, you can enable office hotels in a Viewer app by completing the following steps:

1. Share the web map.
2. Create a web app for Indoor Viewer or configure an existing Viewer app.
3. Browse to the Workspace Reservation section in the Configure App panel and enable it.
4. Choose Microsoft 365 for the Reservation method.
5. Register the web app as a single-page app with Microsoft Azure.

   Nota:

   Keep the following in mind when registering a web app with Microsoft Azure:

   • This is different than configuring office hotels with mobile apps. You can use a pre-existing organizational account with administrative privileges or create one to register the Viewer app URL.
   • Register the Viewer app URL as the Redirect URI. The app URL has the following structure: https://<yourportal.domain.com>/portal/apps/indoors/index.html
   • Ensure that implicit flow is enabled and both ID tokens and Access tokens are configured.
6. Specify your client ID in the Microsoft Azure Portal Application (client) ID text box.
7. If the app is a single-tenant Microsoft Office app, check the My application is single-tenant check box and specify the tenant ID in the Microsoft Azure Portal Tenant ID text box.

Once the app is created with office hotels enabled, a Hotel button appears in the Viewer app for maps that have office hotels configured. The Book button appears on the info panel of a selected office hotel unit and can be used to complete the booking process.

Nota:

• You need to sign in to your Microsoft 365 account in the Viewer app to book office hotels.
• If you're using Firefox or Safari to open the Viewer app, ensure that your browser allows pop-ups from your host site before signing in.

Book an office hotel

A Hotel button appears on the quick access menu for maps that have office hotels configured. The hotel view displays a list of available office hotels based on location and duration. You can filter the list based on location, site, building, floor, and duration.

When a unit associated to an office hotel is selected on the map, a Book button appears on the info card. Tap the button to display a schedule of existing bookings for that room. To book the office hotel, tap on an available time slot to prepopulate the start and end times or use the + button to set the time you want.

If office hotels are configured using the Reservations layer, users must have a role of Data Editor or higher in your ArcGIS organization in Enterprise to book a hotel.

If office hotels are configured using Microsoft 365, you must sign in to your Microsoft 365 account in the Viewer app to book office hotels.

Nota:

If you're using Firefox or Safari to open the Viewer app, ensure that your browser allows pop-ups from your host site before signing in.

View an office hotel booking

When you search for an occupant, Viewer displays their seating assignment and any current or upcoming hotel reservations, allowing you to locate them. You can view the details of the hotel unit they have reserved, get directions, and route to it. You can also access an occupant's additional assignments using the Locations button on the info panel.