Konfigurieren von Besprechungsräumen

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Verfügbar mit der Erweiterung "ArcGIS Indoors Spaces".

Besprechungsräume sind Raumeinheiten für Konferenzen, die von Gebäudenutzern zur vorübergehenden Nutzung für die Zusammenarbeit reserviert werden können. With the Viewer app, users can access meeting room schedules and filter nearby meeting rooms based on real-time availability and capacity. So können sie entsprechend ihren Anforderungen schnell verfügbare Besprechungsräume finden und buchen. Besprechungsräume können Workspace-Bereichen zugewiesen werden, die konfiguriert werden können, um die Gebäudenutzer und die buchbaren Raumeinheiten, die von Ihrer Organisation verwaltet werden, zu organisieren.

Viewer unterstützt das Verwalten der Reservierungen von Besprechungsräumen mit dem Layer "Reservations" im ArcGIS Indoors-Informationsmodell und Microsoft 365.

In den nachfolgenden Workflows wird beschrieben, wie Sie die Reservierung von Besprechungsräumen konfigurieren und in der Viewer-App aktivieren.

Voraussetzungen

ArcGIS Indoors includes Indoor Space Planner, which allows you to plan the activity of occupants, including assigning occupants to workspace areas with reservable meeting rooms. Meeting rooms can be booked through Indoor Viewer or the Indoors mobile app and are managed through the Reservations layer in the Indoors Information Model or through Microsoft 365.

Sie können auch eingeschränkte Workspace-Bereiche in Space Planner erstellen, um Buchungen in einem Bereich auf bestimmte Benutzer zu beschränken. Zum Buchen eines Besprechungsraums in einem eingeschränkten Workspace-Bereich muss ein Gebäudenutzer dem Workspace-Bereich in Space Planner zugewiesen sein. Für uneingeschränkte Workspace-Bereiche ist keine Gebäudenutzerzuweisung erforderlich, und jedes Mitglied der ArcGIS-Organisation kann einen Besprechungsraum im Workspace-Bereich buchen.

Hinweis:

Ist ein Workspace-Bereich als eingeschränkt konfiguriert, benötigt der bei Indoor Viewer oder den mobilen Indoors-Apps angemeldete Benutzer zum Buchen von Besprechungsräumen in diesem Bereich eine zugewiesene E-Mail-Adresse, die dem Feldwert EMAIL des Datensatzes im Layer "Occupants" entspricht.

Konfigurieren von Besprechungsräumen mit dem Layer "Reservations"

Für diese Workspace-Reservierungsmethode muss der Webkarte ein Reservations-Layer hinzugefügt werden. Meeting room bookings are managed in the Indoors model and enable real-time visualization of meeting room availability.

Hinzufügen von Layern

Ihrer Organisation muss die Webkarte, die für die Verwendung in Space Planner vorbereitet und freigegeben wurde, und der editierbare Layer "Reservations" vorliegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Karte für Workspace-Bereiche vorzubereiten:

  1. Öffnen Sie das Indoors-Projekt in ArcGIS Pro.
  2. Fügen Sie dem Projekt eine freigegebene Space Planner-Webkarte hinzu.
  3. Öffnen Sie die Karte, die für Indoor Viewer vorbereitet wurde.
  4. Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
  5. Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
  6. Fügen Sie eine Quelle für den Layer "Reservations" hinzu, oder aktualisieren Sie sie.

    Dieser editierbare Layer wird zum Verwalten von Raumreservierungen und zum Visualisieren von Reservierungen in einer Karte verwendet.

    Hinweis:

    Sie müssen die Felder RECURRENCE_ID und RECURRENCE_CONFIG in den Layer "Reservations" aufnehmen, um wiederkehrende Buchungen vorzunehmen.

    Sie können den Layer "Reservations" als zeitbezogen konfigurieren und die verfügbaren Besprechungsräume so symbolisieren, dass sie zur Buchung leicht identifiziert werden können.

  7. Konfigurieren Sie die Eigenschaft "Geschossdecken" für diese Layer, um den Geschossfilter in der App zu aktivieren.

    Legen Sie das Feld LEVEL_ID des Layers für die Eigenschaft Geschosse fest. Danach können Sie den Geschossfilter verwenden, um die Echtzeitbelegung der Räume pro Geschoss für eine Einrichtung in der geschossbezogenen Karte zu visualisieren.

  8. Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
  9. Optionally, add the Area Roles table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map to enable reservation managers.

    Reservierungsmanager können in den Workspace-Bereichen, für die sie als Reservierungsmanager konfiguriert sind, Besprechungsraumbuchungen für andere Personen vornehmen und verwalten.

    Zum Konfigurieren von Reservierungsmanagern ist Folgendes erforderlich:

    If you created the Reservations feature class using a previous version of ArcGIS Pro, it is recommended that you review the Indoors workspace for any potential updates to the Indoors model. You can use the Upgrade Indoors Database tool to update an Indoors workspace to the current version of the Indoors model schema available for the installed version of ArcGIS Pro, to enable additional functionality in the Indoors apps.

    You do not need to update the Indoors workspace to use workspace areas if only the workspace area domains are missing.

  10. Speichern Sie das Projekt.
  11. Geben Sie die Webkarte frei.

    Wenn Sie die Layer einer vorhandenen Webkarte hinzugefügt haben, die für die Organisation freigegeben ist, können Sie die Webkarte ohne erneutes Freigeben speichern. Auf diese Weise können Sie die Webkarten-ID beibehalten, und die mit der vorhandenen Webkarte konfigurierten Apps funktionieren weiterhin.

Aktivieren von Besprechungsräumen in Viewer

After preparing the map to support meeting rooms with the Reservations layer and configuring workspace areas in Space Planner, you can enable meeting rooms in Viewer by completing the following steps:

  1. Erstellen Sie eine Web-App für Indoor Viewer, oder konfigurieren Sie eine vorhandene Viewer-App.
  2. Navigieren Sie im Fenster App konfigurieren zum Abschnitt Workspace-Reservierung, und aktivieren Sie die Umschaltfläche Besprechungsräume.

    Die App erkennt automatisch den Layer "Reservations" in der Webkarte und legt die Option Reservierungsmethode auf den Layer "Reservations" fest. Wenn alle Voraussetzungen in der Webkarte erfüllt sind, wird der Layer "Reservations" automatisch ausgewählt. Wenn nicht alle Voraussetzungen in der Webkarte erfüllt sind, wird bei Auswahl des Layers "Reservations" eine Liste der fehlenden Elemente angezeigt.

  3. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Einen anderen Namen verwenden, um einen benutzerdefinierten Namen für Besprechungsräume in der App anzugeben.
  4. Wählen Sie für die Option Reservierungsmethode Layer "Reservations" aus.
  5. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Einchecken erlauben, um das Ein- und Auschecken für Buchungen von Besprechungsräumen zu ermöglichen.
  6. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um den Start des Outlook- oder Google-Kalenders zu aktivieren, damit bei der Buchung eines Arbeitsplatzes oder eines Besprechungsraumes Reservierungserinnerungen hinzugefügt werden können.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

    Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass die Konfigurationsänderungen gespeichert wurden.

Konfigurieren von Besprechungsräumen mit Microsoft 365

Zur Verwendung dieser Workspace-Reservierungsmethode muss Ihre Organisation Ressourcenpostfächer in Microsoft 365 definieren. Die Indoors-App sendet eine Buchungsanfrage über die Microsoft Graph-API. Die folgenden Berechtigungen sind erforderlich:

  • Anmelden und Benutzerprofil lesen: Um zu überprüfen, ob ein Benutzer über Zugriff auf Ressourcenpostfächer verfügt
  • Benutzerkalender lesen: Um verfügbare Zeiten für Räume zu ermitteln
  • Vollzugriff auf Benutzerkalender: Um ein Ereignis für die neuen Buchungen zu erstellen
  • Einstellungen für das Benutzerpostfach lesen: Um Postfacheinstellungen wie Zeitzone und Gebietsschema abzurufen

Je nachdem, wie Ihre Organisation die Richtlinien in Microsoft Azure festgelegt hat, benötigen Sie möglicherweise die Zustimmung des Administrators für die angeforderten Berechtigungen, bevor die Organisation Indoors für die Buchung von Räumen verwenden kann. Die Verfügbarkeit dieser Funktion kann eingeschränkt sein, wenn die Organisation über Microsoft Intune den Zugriff auf vom Unternehmen verwaltete Geräte einschränkt.

Hinzufügen von Layern

Ihrer Organisation muss die Webkarte, die für die Verwendung in Space Planner vorbereitet und freigegeben wurde, und der editierbare Layer "Reservations" vorliegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Karte für Workspace-Bereiche vorzubereiten:

  1. Öffnen Sie das Indoors-Projekt in ArcGIS Pro.
  2. Fügen Sie dem Projekt eine freigegebene Space Planner-Webkarte hinzu.
  3. Öffnen Sie die Karte, die für Indoor Viewer vorbereitet wurde.
  4. Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
  5. Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
  6. Konfigurieren Sie die Eigenschaft "Geschossdecken" für diese Layer, um den Geschossfilter in der App zu aktivieren.

    Legen Sie das Feld LEVEL_ID des Layers für die Eigenschaft Geschosse fest. Danach können Sie den Geschossfilter verwenden, um die Echtzeitbelegung der Räume pro Geschoss für eine Einrichtung in der geschossbezogenen Karte zu visualisieren.

  7. Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
  8. Speichern Sie das Projekt.
  9. Geben Sie die Webkarte frei.

    Wenn Sie die Layer einer vorhandenen Webkarte hinzugefügt haben, die für die Organisation freigegeben ist, können Sie die Webkarte ohne erneutes Freigeben speichern. Auf diese Weise können Sie die Webkarten-ID beibehalten, und die mit der vorhandenen Webkarte konfigurierten Apps funktionieren weiterhin.

Hinzufügen von E-Mail-IDs

Your organization must have resource mailboxes in Microsoft 365 for each space that can be reserved so that a unique email address is associated with the space. Ressourcenpostfächer können Raumpostfächer oder Workspaces sein.

Hinweis:

Stellen Sie sicher, dass die Planungsoptionen, insbesondere die maximale Dauer, entsprechend den Erfordernissen Ihrer Organisation festgelegt sind.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Raumeinheiten mit E-Mail-IDs zu verknüpfen:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Layer "Units", und klicken Sie auf Attributtabelle.
  2. Aktualisieren Sie das Feld SCHEDULE_EMAIL mit den eindeutigen E-Mail-IDs der einzelnen Besprechungsraumeinheiten.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten.
  4. Klicken Sie in der Gruppe Änderungen verwalten auf Speichern.
    Hinweis:

    Stellen Sie sicher, dass in der Spalte USE_TYPE geeignete Werte für jede Besprechungsraumeinheit angegeben sind. Bei der Buchung von Arbeitsplätzen werden diese Werte als Optionen angezeigt.

  5. Speichern Sie das Projekt.
Tipp:

Wenn Sie Besprechungsräume mithilfe von Workspace-Bereichen verwalten, wird Besprechungsräumen, die einem Workspace-Bereich zugeordnet sind, der Wert "Besprechungsraum" im Feld ASSIGNMENT_TYPE zugewiesen.

Aktivieren von Besprechungsräumen in Viewer

After preparing the map to support meeting rooms with Microsoft 365 and configuring workspace areas in Space Planner, you can enable meeting rooms in Viewer by completing the following steps:

  1. Geben Sie die Webkarte frei.
  2. Erstellen Sie eine Web-App für Indoor Viewer, oder konfigurieren Sie eine vorhandene Viewer-App.
  3. Navigieren Sie im Fenster App konfigurieren zum Abschnitt Workspace-Reservierung, und aktivieren Sie die Umschaltfläche Besprechungsräume.
  4. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Einen anderen Namen verwenden, um einen benutzerdefinierten Namen für die Besprechungsoption in Viewer anzugeben.
  5. Wählen für die Option Reservierungsmethode Microsoft 365 aus.

    Wenn nicht alle Voraussetzungen in der Webkarte erfüllt sind, wird bei Auswahl von Microsoft 365 eine Liste der fehlenden Elemente angezeigt.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

    Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass die Konfigurationsänderungen gespeichert wurden.

  7. Registrieren Sie die Web-App als Single-Page-Webanwendung bei Microsoft Azure.
    Hinweis:

    Beachten Sie beim Registrieren einer Web-App bei Microsoft Azure die folgenden Punkte:

    • Dies unterscheidet sich vom Konfigurieren von Workspace-Bereichen bei mobilen Apps. Sie können für die Registrierung der Viewer-App-URL ein bereits vorhandenes Organisationskonto mit Administratorberechtigungen verwenden oder ein Konto anlegen.
    • Registrieren Sie die URL der Viewer-App als Umleitungs-URI. Die URL der App hat die folgende Struktur: https://<yourorganization>.maps.arcgis.com/apps/indoors/index.html.
    • Stellen Sie sicher, dass der implizierte Fluss aktiviert ist und ID-Token sowie Access-Token konfiguriert sind.
  8. Geben Sie Ihre Client-ID im Textfeld ID der Microsoft Azure-Portal-Anwendung (Client) an.
  9. Wenn es sich bei der App um eine Microsoft Office-App mit einem einzelnen Mandanten handelt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Anwendung unterstützt einen Mandanten, und geben Sie die Mandanten-ID im Textfeld Microsoft Azure-Portal-Mandanten-ID an.

Nachdem Sie in Space Planner Workspace-Bereiche erstellt, einem Workspace-Bereich Räume als Besprechungsräume zugewiesen und Ihre App mit der Microsoft 365-Methode konfiguriert haben, wird in der Viewer-App eine Besprechungsoption für alle Workspace-Bereiche mit zugewiesenen Besprechungsräumen angezeigt. Wenn ein benutzerdefinierter Name für die Besprechungsoption angegeben wurde, wird dieser stattdessen angezeigt. Zusätzlich wird im Informationsfenster eines ausgewählten Besprechungsraums die Schaltfläche Buchen angezeigt, worüber die Buchung abgewickelt werden kann.

Hinweis:
  • Sie müssen sich in der Microsoft 365-App mit Ihrem Viewer-Konto anmelden, um Besprechungsräume buchen zu können.
  • Wenn Sie die Viewer-App in Firefox oder Safari öffnen, vergewissern Sie sich, dass der Browser Pop-ups von der Host-Site zulässt, bevor Sie sich anmelden.

Buchen eines Besprechungsraumes

Nach dem Konfigurieren der Workspace-Reservierungen für die Buchung von Besprechungsräumen können Sie die Buchungsfunktionalität der Indoor Viewer-App testen, bevor Sie sie den Benutzern zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass die Benutzer Besprechungsräume beim Anzeigen der verfügbaren Räume in Viewer buchen können.

Die Besprechungsoption wird im Schnellzugriffsmenü in Viewer angezeigt, nachdem Besprechungsräume für eine Karte konfiguriert wurden. Wenn ein benutzerdefinierter Name für die Besprechungsoption konfiguriert wurde, wird dieser stattdessen angezeigt. Im Fenster, das von der Besprechungsoption geöffnet wird, wird eine Liste der verfügbaren Besprechungsräume basierend auf dem Standort und der Dauer angezeigt. Sie können die Liste nach Workspace-Bereich, Position, Standort, Gebäude, Geschossdecke und Zeitraum filtern und festlegen, ob es sich um täglich oder wöchentlich wiederkehrende Besprechungsraumbuchungen handelt. Wenn Sie einen Ausstattungsfilter konfiguriert haben, können Sie die aufgeführten Besprechungsräume nach der verfügbaren Ausstattung filtern.

Wenn ein buchbarer Besprechungsraum auf der Karte ausgewählt ist, wird auf der Infokachel die Option Buchen angezeigt. Klicken Sie auf Buchen, um einen Zeitplan der für diesen Raum geplanten Besprechungen anzuzeigen. Zum Planen einer Besprechung klicken Sie auf einen verfügbaren Zeitraum, um die Start- und Endzeit voreinzustellen, oder legen Sie die Zeiten über die Optionen "Startzeit" und "Endzeit" fest. Durch Aktivieren der Option Buchung wiederholen können Sie wiederkehrende Buchungen erstellen.

Hinweis:

Bei der Buchung eines Besprechungsraumes erzwingen die mobilen Indoors-Apps Zeitplanlimits, die in Space Planner konfiguriert wurden. Zeitplanlimits finden lediglich bei Besprechungsräumen, die im Rahmen von Workspace-Bereichen verwaltet werden, Anwendung.

Wenn Besprechungsräume mit dem Layer "Reservations" in ArcGIS Enterprise 11.2 oder früher konfiguriert wurden, indem RESERVATION_METHOD auf "Reservierbar" festgelegt wurde, sind die Besprechungsräume unter 11.3 oder höher auch weiterhin buchbar. Sollen die Besprechungsräume unter 11.3 oder höher nicht buchbar sein, können Sie RESERVATION_METHOD auf "NULL" festlegen oder alternativ einen eingeschränkten Workspace-Bereich erstellen und ihm die Besprechungsräume zuweisen. Für Räume, die Workspace-Bereichen zugewiesen sind, ist der unter RESERVATION_METHOD festgelegte Wert nicht relevant.

Hinweis:

Bei der Buchung eines Besprechungsraumes erzwingt Indoor Viewer Zeitplanlimits, die in Space Planner konfiguriert wurden. Zeitplanlimits finden lediglich bei Besprechungsräumen, die im Rahmen von Workspace-Bereichen verwaltet werden, Anwendung.

Wenn Besprechungsräume mit dem Layer "Reservations" konfiguriert wurden, indem RESERVATION_METHOD auf "Reservierbar" festgelegt wurde, sind die Besprechungsräume auch weiterhin buchbar. Sollen die Besprechungsräume nicht buchbar sein, können Sie RESERVATION_METHOD auf "NULL" festlegen oder alternativ einen eingeschränkten Workspace-Bereich erstellen und ihm die Besprechungsräume zuweisen. Für Räume, die Workspace-Bereichen zugewiesen sind, ist der unter RESERVATION_METHOD festgelegte Wert nicht relevant.

Wenn Besprechungsräume mit dem Layer "Reservations" konfiguriert sind, können Benutzer, denen mindestens der Benutzertyp "Indoors User" in der ArcGIS-Organisation in ArcGIS Online zugewiesen ist, einen Besprechungsraum buchen.

Wenn Besprechungsräume mit dem Layer "Reservations" konfiguriert sind, können Benutzer, denen mindestens der Benutzertyp "Indoors User" in der ArcGIS-Organisation in ArcGIS Online oder ArcGIS Enterprise zugewiesen ist, einen Besprechungsraum buchen.

Wenn Besprechungsräume mit Microsoft 365 konfiguriert werden, müssen Sie sich bei der Microsoft 365-App bei Ihrem Viewer-Konto anmelden, um Besprechungsräume zu buchen.

Wenn Besprechungsräume mit Microsoft 365 konfiguriert werden, müssen Sie sich in der mobilen Indoors-App bei Ihrem Microsoft 365-Konto anmelden, um Besprechungsräume zu buchen.

Hinweis:

Wenn Sie die Firefox-App in Safari oder Viewer öffnen, vergewissern Sie sich, dass der Browser Pop-ups von der Host-Site zulässt, bevor Sie sich anmelden.

Buchen eines Besprechungsraumes für andere Personen (Layer "Reservations")

Bei Verwendung des Layers "Reservations" können Reservierungsmanager in Space Planner konfiguriert werden, die für andere Gebäudenutzer Besprechungsraumbuchungen, einschließlich wiederkehrender Buchungen, erstellen und verwalten können. Wenn Sie als Reservierungsmanager für einen Workspace-Bereich konfiguriert sind, wird im Fenster Besprechung die Umschaltfläche Für anderen Benutzer reservieren angezeigt. Darüber ist in Indoor Viewer die Buchung eines Besprechungsraumes für eine andere Person möglich. Wenn ein Workspace-Bereich als eingeschränkt konfiguriert ist, können Reservierungsmanager Räume in diesem Workspace-Bereich nur für Personen buchen, die diesem Workspace-Bereich zugewiesen sind.

Wenn die Feature-Bearbeitung für den Layer "Reservations" auf Editoren können nur eigene Features bearbeiten festgelegt ist und Reservierungen durch Reservierungsmanager vorgenommen werden, sind die Optionen zum Einchecken, Auschecken oder Stornieren einer Reservierung nur für den Reservierungsmanager, der die Buchung vornahm, verfügbar.

Anzeigen einer Besprechungsraumbuchung

Sie können Ihre gebuchten Räume auf der Registerkarte Gebucht im Fenster Besprechung anzeigen. Sie können Reservierungen auswählen, um die Infokachel zu öffnen und verschiedene Aktionen auszuführen. Wenn das Buchen von Besprechungsräumen über den Layer "Reservations" konfiguriert wurde, gehören zu den Aktionen das Bearbeiten und Stornieren der Reservierung sowie das Hinzufügen einer Erinnerung zu Ihrer bevorzugten Kalender-App. Alle Buchungen, die zu einer wiederkehrenden Serie gehören, werden entsprechend gekennzeichnet.

Die Registerkarte Gebucht eines Reservierungsmanagers enthält zwei Ansichten. Mit der Schaltfläche Für Sie werden eigene Besprechungsraumbuchungen angezeigt, während mit der Schaltfläche Für andere Besprechungsräume angezeigt werden, die Sie für andere Gebäudenutzer gebucht haben. Als Reservierungsmanager können Sie Besprechungsraumbuchungen für sich selbst oder andere Gebäudenutzer anzeigen, einchecken, auschecken, bearbeiten oder stornieren.

Wenn die Karte für Besprechungsräume in Microsoft 365 konfiguriert wurde, sendet die Indoors-App eine Anfrage unter Verwendung des Microsoft-Kontos, mit dem sich der Benutzer in Indoors angemeldet hat. Die Benutzer erhalten eine automatisierte E-Mail, aus der hervorgeht, ob die Anfrage akzeptiert oder abgelehnt wurde, und ihrem Kalender wird ein Ereignis hinzugefügt. Sie können auch die Buchung in Ihrem Google- oder Outlook-Kalender entfernen. Diese Funktionsweise ist vergleichbar mit der Verwendung von Microsoft-Apps wie Microsoft Outlook oder Microsoft Teams zum Reservieren von Räumen. Auf der Registerkarte Gebucht können Sie zudem den Annahmestatus von Besprechungsraumbuchungen anzeigen, bearbeiten und stornieren.