Créer et gérer des modèles d'e-mail

Vous pouvez créer des modèles d’e-mail et les associer à une activité de tâche pour envoyer automatiquement des notifications par e-mail lorsque l’action spécifiée est effectuée dans la tâche.

Pour pouvoir créer des modèles d’e-mail :

• Vous devez configurer les paramètres de notifications par e-mail pour ArcGIS Workflow Manager.
• Il se peut que vous deviez modifier des rôles personnalisés pour récupérer les adresses e-mail du membre d’organisation avec une expression ArcGIS Arcade.

Créer des modèles d’e-mail

Pour créer des modèles d’e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez à l’application Web Workflow Manager.
2. Cliquez sur l’onglet Design (Création).

   La page Design (Création) apparaît.

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, l’onglet Design (Création) n’est pas disponible.

3. Cliquez sur Templates (Modèles) .

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, Templates (Modèles) n’est pas disponible.

4. Cliquez sur l’onglet Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Le volet Email Templates (Modèles d’e-mail) s’affiche.

5. Cliquez sur Create New (Créer) dans le panneau Email Templates (Modèles d'e-mail).
6. Indiquez un nom pour le modèle d'e-mail dans la zone de texte Template Name (Nom du modèle).
7. Saisissez des adresses électroniques séparées par un point-virgule dans les zones de texte To (À), CC (Cc) et BCC (Cci), le cas échéant, ou utilisez une expression Arcade pour créer une liste dynamique de destinataires.

   Au moins une adresse électronique valide ou une expression Arcade doit être indiquée dans les zones de texte To (À), CC (Cc) et BCC (Cci).

   Conseil :

   Utilisez la variable $newAssignee avec l’action automatisée Assign Job (Attribuer une tâche) pour envoyer automatiquement une notification par e-mail au nouvel utilisateur affecté à l’étape. Les notifications par e-mail ne sont pas envoyées si la tâche n’a pas été réaffectée.

   Une adresse e-mail	[e-mail]
   Plusieurs adresses e-mail	[e-mail];[e-mail];[e-mail];[e-mail]
   Une expression Arcade	"GetUser($CurrentPortal, $newAssignee)['Email']"
   Plusieurs expressions Arcade	"GetUser($CurrentPortal, JobOwner($Job))['Email']";"GetUser($CurrentPortal, $newAssignee)['Email']";"GetUser($CurrentPortal, LastRunner($Job, 'f50d740d-cc04-9296-4ce3-181e82604465'))['Email']"
   Adresses e-mail et expressions Arcade	[e-mail];"GetUser($CurrentPortal, JobOwner($Job))['Email']";[e-mail];"GetUser($CurrentPortal, $newAssignee)['Email']"

   Conseil :

   Cliquez sur This input supports Arcade Expressions (Cette entrée prend en charge les expressions Arcade) et sélectionnez une expression Arcade pour l’ajouter à la zone de texte associée.

8. Indiquez un objet pour la notification par e-mail dans la zone de texte Subject (Objet).

   Vous devez indiquer un objet. La zone de texte Subject (Objet) ne peut pas rester vide.

   Vous pouvez également utiliser des expressions ArcGIS Arcade pour attribuer une valeur dynamique à l’objet. Si l’objet contient du texte brut et des expressions Arcade, mettez en forme le texte comme suit :

   JobName($Job) + 'is ready'

9. Spécifiez le texte du message de la notification par e-mail dans la zone de texte Body (Corps).

   Vous devez fournir un message dans le corps. La zone de texte Body (Corps) ne peut pas rester vide.

   Vous pouvez également utiliser des expressions ArcGIS Arcade pour attribuer une valeur dynamique au corps. Si le corps contient du texte brut et des expressions ArcadeArcade, mettez en forme le texte comme suit :

   '<b>' + JobName($Job) + '</b>, created by <b>' + JobCreator($Job) + '</b>, was started on <b>' + Text(Date(JobStartDate($Job)), 'dddd, MMMM D, Y') + '</b>.'

10. Incluez éventuellement des pièces jointes dans votre notification par e-mail à l’aide des options figurant sous Include Attachments (Inclure des pièces jointes) :

    Remarque :

    Si une tâche comporte plusieurs pièces jointes, elles sont envoyées sous forme d’un fichier .zip, la structure des dossiers de pièces jointes de la tâche étant préservée.

    • None (Aucune) : n’incluez pas de pièce jointe de la tâche dans la notification par e-mail.
    • All (Toutes) : incluez tous les dossiers de pièces jointes de la tâche dans la notification par courrier électronique.
    • By Folder (Par dossier) : spécifiez une liste de noms de dossier de pièces jointes de tâches séparés par une virgule dans la zone de texte By Folder (Par dossier) pour spécifier les dossiers de pièces jointes de tâches à inclure dans la notification par e-mail.

      Remarque :

      Les dossiers des pièces jointes de tâche se trouvent dans l’élément de processus et ne correspondent pas à des chemins du système de fichiers.

11. Cliquez éventuellement sur Preview email (Aperçu de l’e-mail) pour afficher un aperçu de l’e-mail.

    Remarque :

    Si l’e-mail contient une expression Arcade propre à une tâche, vous devez indiquer un ID de tâche valide dans la zone de texte Preview Email (Aperçu de l’e-mail) avant de pouvoir afficher un aperçu de l’expression Arcade. Si l’e-mail contient une expression Arcade pour la valeur en sortie d’une étape, cette dernière doit être terminée avant de pouvoir afficher un aperçu de la valeur en sortie.

    La fenêtre Email Preview (Aperçu de l’e-mail) s’affiche avec une liste de destinataires et un aperçu de l’objet et du corps.

12. Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer le modèle d’e-mail.

Mettre à jour les modèles d’e-mail

Pour mettre à jour des modèles d’e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez à l’application Web Workflow Manager.
2. Cliquez sur l’onglet Design (Création).

   La page Design (Création) apparaît.

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, l’onglet Design (Création) n’est pas disponible.

3. Cliquez sur Templates (Modèles) .

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, Templates (Modèles) n’est pas disponible.

4. Cliquez sur l’onglet Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Le volet Email Templates (Modèles d’e-mail) s’affiche.

5. Cliquez sur le nom du modèle d’e-mail à mettre à jour dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer la liste des modèles d’e-mail dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail) en spécifiant un terme de recherche dans la zone de texte Search Email Templates (Rechercher des modèles d’e-mail).

6. Mettez à jour le modèle d’e-mail à votre convenance.
7. Cliquez éventuellement sur Preview email (Aperçu de l’e-mail) pour afficher un aperçu de l’e-mail.

   Remarque :

   Si l’e-mail contient une expression Arcade propre à une tâche, vous devez indiquer un ID de tâche valide dans la zone de texte Preview Email (Aperçu de l’e-mail) avant de pouvoir afficher un aperçu de l’expression Arcade. Si l’e-mail contient une expression Arcade pour la valeur en sortie d’une étape, cette dernière doit être terminée avant de pouvoir afficher un aperçu de la valeur en sortie.

   La fenêtre Email Preview (Aperçu de l’e-mail) s’affiche avec une liste de destinataires et un aperçu de l’objet et du corps.

8. Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer les modifications.

Supprimer des modèles d’e-mail

La suppression d‘un modèle d’e-mail est définitive et ne peut être annulée. Pour supprimer un modèle d’e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez à l’application Web Workflow Manager.
2. Cliquez sur l’onglet Design (Création).

   La page Design (Création) apparaît.

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, l’onglet Design (Création) n’est pas disponible.

3. Cliquez sur Templates (Modèles) .

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, Templates (Modèles) n’est pas disponible.

4. Cliquez sur l’onglet Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Le volet Email Templates (Modèles d’e-mail) s’affiche.

5. Cliquez sur le nom du modèle d’e-mail à supprimer dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer la liste des modèles d’e-mail dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail) en spécifiant un terme de recherche dans la zone de texte Search Email Templates (Rechercher des modèles d’e-mail).

6. Cliquez sur le bouton More Actions (Plus d’actions) , puis sur Delete (Supprimer).

   Un message de confirmation apparaît.

7. Cliquez sur Yes (Oui) pour supprimer le modèle d’e-mail ou sur No (Non) pour annuler l’opération.