Configurer les espaces de coworking

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les espaces de coworking sont des espaces de travail qui peuvent être réservés pour une utilisation temporaire pendant plusieurs heures, jours ou semaines. Cette approche alternative aux espaces traditionnels attribués de manière permanente permet aux organisations de gérer efficacement l’espace et de réduire les coûts. Les espaces de coworking peuvent être attribués à des zones d’espace de travail, qui peuvent être créées pour organiser les occupants et les espaces réservables gérés par votre organisation.

Conditions requises

ArcGIS Indoors inclut Indoors Space Planner, ce qui vous permet de planifier l’activité des occupants dans un espace intérieur, notamment d’attribuer des occupants à des zones d’espace de travail avec des espaces attribués individuellement ou des espaces de coworking réservables. Vous pouvez réserver des espaces de coworking à l’aide d’Indoors Viewer ou de l’application Indoors Mobile ; les réservations sont alors gérées en utilisant la couche Reservations (Réservations) dans le modèle d’informations ArcGIS Indoors ou Microsoft 365.

Vous pouvez créer des zones d’espace de travail restreintes dans Space Planner. Pour réserver un espace de coworking dans une zone d’espace de travail restreinte, un occupant doit être attribué à cette zone d’espace de travail. Si une zone d’espace de travail est configurée comme non restreinte, aucune attribution d’occupant n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une unité dans cette zone d’espace de travail.

Remarque :

Si une zone d’espace de travail est configurée comme étant restreinte, l’utilisateur du portail qui est connecté à Indoors Viewer ou à l’application Indoors Mobile doit être associé à une adresse e-mail qui correspond à la valeur du champ EMAIL d’un enregistrement de la couche Occupants pour réserver des espaces de coworking dans cette zone.

Configurer des espaces de coworking avec la couche Réservations

Ce mode de réservation des espaces de travail requiert une carte Indoor avec la couche Réservations incluse. Les réservations d’espaces de coworking sont gérées dans le modèle de données Indoors et permettent de visualiser la disponibilité en temps réel des unités d’une zone d’espace de travail et d’analyser l’utilisation de l’espace.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte Web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Réservations avant de configurer des espaces de coworking dans des zones d’espace de travail, afin que la couche d’entités associée à cette carte Web puisse être ajoutée à la carte pour visualiser des informations à jour.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Indoors Mobile.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs requises sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

4. Ajouter la couche Reservations (Réservations).

   Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espaces de travail et pour la visualisation des réservations sur une carte.

5. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

6. Ajoutez la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
7. Enregistrez le projet.
8. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.

Remarque :

Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Configurer les arrivées dans les espaces de coworking et les départs des espaces de coworking

La fonctionnalité d’arrivée et de départ est disponible automatiquemet pour les réservations d’espaces de coworking si elle est configurée à l’aide de la couche Reservations (Réservations). Cela permet aux utilisateurs de déterminer si un espace de coworking est occupé. Si une réservation se termine avant l’heure de fin planifiée, les utilisateurs peuvent quitter l’espace de coworking afin que celui-ci puisse être de nouveau réservé.

Il n’existe pas de paramètre de configuration dans l’application Indoors Viewer pour activer la fonctionnalité d’arrivée et de départ pour les espaces de coworking.

Configurer des espaces de coworking avec Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres électroniques d’espaces de travail pour les espaces de coworking et les boîtes aux lettres électroniques de ressources pour les salles de réunion dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

• Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques d’espaces de travail
• Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
• Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
• Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Entra, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles. La disponibilité de cette entité peut être limitée si votre organisation restreint l’accès aux appareils gérés par la société via Microsoft Intune.

Ajouter des couches

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Indoors Mobile.
2. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Occupants sur la carte à partir de la couche d’entités des occupants qui est associée à la carte Web Space Planner.
3. Ajoutez ou mettez à jour la source de la couche Units (Unités) dans la couche d’entités d’unités associée à la même carte Web Space Planner.

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité d’espace de coworking. Ces valeurs requises sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

4. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

5. Ajoutez le rôle Areas (Surfaces) et la table Areas (Surfaces) à partir de la couche d’entités associée à la même carte Web Space Planner.
6. Enregistrez le projet.
7. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.

Remarque :

Si vous utilisez un portail ArcGIS Enterprise, veillez à ce que les couches proviennent de la version par défaut. Toutes les modifications apportées aux plans dans Space Planner sont fusionnées dans cette version.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Votre organisation doit disposer de boîtes aux lettres électroniques d’espace de travail dans Microsoft 365 pour chaque espace pouvant être réservé afin qu’une adresse e-mail unique soit associée à cet espace.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation. Si une boîte aux lettres d’espace de travail dispose d’une capacité définie, vous pouvez réserver l’espace plusieurs fois jusqu’à ce que sa capacité soit atteinte.

Pour associer les unités à des ID d’e-mail, procédez comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer les enregistrements pour afficher uniquement les lignes possédant une valeur d’espace de coworking comme ASSIGNMENT_TYPE en ajoutant le filtre d’affichage suivant : ASSIGNMENT_TYPE = "Hotel".

2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse électronique uniques pour chaque unité d’espace de coworking.
3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).
5. Enregistrez le projet.
6. Créez et partagez le paquetages de cartes mobiles.

Remarque :

Vous devez vous connecter à votre compte Microsoft dans Indoors Mobile pour réserver des espaces de coworking.

Réserver un espace de coworking

L’option Make a reservation (Effectuer une réservation) apparaît dans la section Hotel (Espace de coworking) du panneau d’exploration des cartes pour lesquelles les réservations d’espaces de travail sont configurées pour la réservation d’espaces de coworking. Si un nom personnalisé a été configuré pour la section Hotel (Espace de coworking), il est affiché à la place. La section Hotel (Espace de coworking) affiche une liste des espaces de coworking disponibles en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la zone d’espace de travail, de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, de la capacité et de la durée. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez filtrer les espaces de coworking de la liste en fonction de l’équipement disponible. Pour ouvrir la fiche d’informations d’une salle disponible, touchez Reserve (Réserver).

Lorsqu’un espace de coworking disponible est sélectionné sur la carte, l’option Reserve (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations.

Remarque :

L’application Indoors Mobile applique les limites de planification configurées dans Space Planner lorsqu’un utilisateur tente de réserver un espace de coworking.

Si des espaces de coworking sont configurés à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs auxquels le type Utilisateur de Indoors ou supérieur a été attribué dans votre organisation ArcGIS dans ArcGIS Online ou ArcGIS Enterprise peuvent créer des réservations.

Si la carte a été configurée pour les réservations d’espaces de coworking à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également vérifier le statut d’acceptation des réservations d’espaces de coworking dans la liste Reservations (Réservations).

Afficher une réservation d’espaces de coworking

Pour afficher les salles de réunion réservées dans la liste Reservations (Réservations), touchez View all reservations (Afficher toutes les réservations) dans la section Hotel (Espace de coworking) du panneau d’exploration. Vous pouvez sélectionner une réservation afin d’en ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions, telles que la mise à jour ou la suppression de la réservation, ou l’ajout d’un rappel dans l’application de calendrier de votre choix si les réservations d’espaces de coworking sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations).

Lorsque vous recherchez un occupant, l’application affiche les bureaux qui lui sont attribués, l’attribution au bureau à la maison, ainsi que toute autre réservation active ou ultérieure d’espaces de coworking et de salles de réunion. Vous pouvez examiner les détails de l’unité qu’il a réservé, calculer l’itinéraire et générer une feuille de route. Vous pouvez également accéder aux autres attributions d’un occupant en cliquant sur l’option Assignments (Affectations) dans le volet d’informations.