Introducción a las reservas de espacios de trabajo

Disponible para una organización de ArcGIS con licencia de la extensión Indoors.

La administración de los espacios disponibles de manera eficiente permite a las organizaciones reducir los costes y promover la productividad, permite que los empleados tengan un horario flexible y los anima a trabajar en colaboración cuando sea necesario. Por ejemplo, es posible que su organización desee asignar determinadas áreas para un uso compartido que los empleados puedan reservar durante unas horas, como salas de reuniones para colaborar con otras personas, o durante unos días, como áreas de hotelling para uso personal mientras visitan una oficina o para tareas concretas. Indoors permite a los usuarios buscar interactivamente las salas disponibles según sus necesidades y reservas. Los administradores también pueden hacer que ciertos espacios no se puedan reservar para cumplir las normas de distanciamiento social definidas por la organización. Por ejemplo, puede hacer que todas las demás unidades no se puedan reservar y evitar aglomeraciones si los espacios están muy cerca.

Puede configurar espacios de trabajo de hotelling y salas de reuniones en función de las necesidades de su organización y permitir que los usuarios los reserven en la aplicación. En Indoor Viewer o en las aplicaciones móviles Indoors, los usuarios pueden encontrar de forma interactiva los espacios de trabajo disponibles en el mapa o buscarlos en función del tiempo, la duración, la capacidad y la ubicación.

Indoor Viewer admite la configuración de reservas de espacio de trabajo mediante Microsoft 365 (para salas de reuniones u hotelling) o la capa Reservations en el Modelo de información de ArcGIS Indoors (para salas de reuniones u hotelling). Elija la configuración que mejor se adapte a las necesidades de su organización.

Nota:

La configuración de reservas de espacios de trabajo requiere una licencia activa de ArcGIS Indoors Spaces.

Configurar con Microsoft 365

Las aplicaciones de Indoors admiten la integración con Microsoft 365 para configurar reservas de espacios de trabajo. Si su organización administra salas mediante buzones de correo de recursos y permite a los usuarios reservar salas con aplicaciones como Microsoft Outlook, puede proporcionarles la capacidad de reservar salas con las aplicaciones web y móviles de Indoors Las aplicaciones de Indoors también se integran con el calendario de modo que, cuando se confirma una solicitud de reserva, se agregue un evento al calendario y la ubicación de la sala se pueda visualizar en el mapa de interiores.

Nota:

Solo se admite la integración con Microsoft 365. Microsoft Exchange Server no se admite.

La configuración de reservas con Microsoft 365 es compatible con hotelling y salas de reuniones en Viewer. Puede configurarlas agregando la dirección de correo electrónico del buzón de correo de recursos a sus datos de interiores.

Al configurar espacio de trabajo para office hotelling y salas de reunión, las siguientes capacidades se incluyen al usarMicrosoft 365:

RecursoHotellingSala de reuniones

Crear reserva

Editar reservas

Cancelar reserva

Confirmar correo electrónico

Agregar reserva al calendario

Sí (se agregó automáticamente en Outlook)

Sí (se agregó automáticamente en Outlook)

Eliminar las reservas del calendario

Sí (en Outlook)

Sí (en Outlook)

Para habilitar las reservas de hotelling usando Microsoft 365, debe incluir la tabla Áreas, la capa Unidades y la capa Ocupantes. La tabla y las capas deben incluir los siguientes campos:

  • Tabla Áreas: AREA_ID, AREA_NAME y AREA_TYPE
    Nota:

    Si no incluye una tabla Áreas en el mapa web, pero hay una tabla Áreas en la misma capa de entidades alojada que la capa Ocupantes, la aplicación Viewer accede a la tabla desde la capa de entidades alojada.

  • Capa Unidades:SCHEDULE_EMAIL
  • Capa Ocupantes: EMAIL y KNOWNAS

Para habilitar las reservas de salas de reuniones con Microsoft 365, debe incluir la capa Unidades. La capa Unidades debe incluir el campo SCHEDULE_EMAIL.

Configurar con la capa Reservations en Indoors

Las aplicaciones Indoors admiten la administración de reservas en una capa Reservations en su mapa web de Viewer.

Nota:

Puede configurar las reservas del espacio de trabajo con la capa Reservations o Microsoft 365 en la versión actual de ArcGIS Online y Enterprise 11.1 y versiones posteriores.

Este método ofrece las siguientes ventajas:

  • Visualizar la disponibilidad de las salas en el mapa creando simbología codificada por colores para la capa Reservations.
  • Realizar análisis sobre los datos de reservas para tomar decisiones informadas sobre la administración del espacio.
  • Realizar check-in y check-out de áreas de hotelling para ver el estado de las reservas en tiempo real.
  • Eliminar la dependencia de sistemas externos para administrar reservas.
  • Integrar con aplicaciones de calendario de terceros, como Apple, Outlook y Google.

Al configurar espacio de trabajo para hotelling y salas de reunión, las siguientes capacidades se incluyen con la capa Reservas de Indoors:

RecursoHotellingSala de reuniones

Crear reserva

Editar reservas

Cancelar reserva

Check-in

No

Check-out

No

Agregar reserva al calendario

Sí (archivos Outlook, Google y ICS)

Sí (archivos Outlook, Google y ICS)

Eliminar las reservas del calendario

Sí (archivos Outlook, Google y ICS)

Sí (archivos Outlook, Google y ICS)

Al configurar las reservas de espacios de trabajo para hotelling, las siguientes capacidades están disponibles para los administradores de reservas que utilizan la capa Reservas en Indoors:

Capacidad de administrador de reservasHotelling

Crear reservas para otra persona

Editar reservas para otra persona

Cancelar reservas para otra persona

Check-in para otra persona

Check-out para otra persona

La capa Reservations también se puede agregar a mapas que no sean su mapa de Indoors y compartirlo con grupos en una organización para usar en aplicaciones como ArcGIS Dashboards.

Realice los pasos siguientes para configurar las reservas de espacios de trabajo mediante la capa Reservations:

  1. Publique la capa Reservations en su organización de ArcGIS y compártala con los usuarios de la organización.
  2. Configure los ajustes de edición, seguridad y tiempo para la capa de entidades alojada.
  3. Agregue la capa Reservations a un mapa para usarla en las aplicaciones web y móvil de Indoors.
  4. Las siguientes secciones detallan cada uno de los pasos necesarios para crear, publicar y configurar la capa Reservations para usarla en las aplicaciones web y móvil de Indoors.

Compartir la capa Reservations

Debe incluir la capa de entidades Reservations en su mapa de interiores y compartirla con los miembros de su organización de ArcGIS. La capa Reservations se debe compartir con los usuarios de la organización que necesiten utilizar la funcionalidad de reserva del espacio de trabajo en las aplicaciones Indoors. Una vez que la capa Reservations se comparte con su organización, los usuarios pueden obtener la disponibilidad de salas más reciente y reservar espacios de trabajo.

Cuando comparte la capa Reservations desde ArcGIS Pro 3.0 o versiones posteriores, la capa se comparte como una capa de entidades de Indoors Spaces si su organización de ArcGIS incluye la licencia para Indoors Spaces. Las capas de entidades de Indoors Spaces se pueden editar por miembros de su organización de ArcGIS con tipos de usuarios asociados a un rol predeterminado de Viewer o superior (incluidos los usuarios con un tipo de usuario Usuario de Indoors), lo que les permite acceder a las funcionalidades de reserva de los espacios de trabajo.

Haga lo siguiente para publicar la capa Reservations como capa de entidades alojada y compartirla con los miembros de su organización de ArcGIS:

  1. Abra su mapa de Indoors en ArcGIS Pro.
  2. Agregue la clase de entidad Reservations al mapa de Indoors.

    La clase de entidad Reservations la crea la herramienta Crear base de datos de Indoors en ArcGIS Pro 2.9 y versiones posteriores. Si tiene una geodatabase de Indoors creada en ArcGIS Pro 2.8 o anterior, ejecute la herramienta Crear base de datos de Indoors en una geodatabase vacía en ArcGIS Pro 2.9 o posterior y copie la capa Reservations en la geodatabase que contenga sus datos de interiores.

  3. Configure la capa Reservations para que tenga en cuenta las plantas.
  4. Haga clic con el botón derecho del ratón en la capa Reservations y haga clic en Compartir > Compartir como capa web.

    Aparece el panel Compartir como capa web.

  5. Defina los parámetros de uso compartido según sea necesario.

    Si va a compartir en ArcGIS Online, elija la opción Entidad del parámetro Tipo de capa para compartir una capa de entidades alojada.

    Si va a compartir en ArcGIS Enterprise, seleccione la opción Imagen de mapa y active la casilla Entidad del parámetro Tipo de capa y datos. Esta configuración es necesaria para aprovechar la regla de atributo de seguridad de reserva.

    Nota:

    Si lo desea, puede compartir con un portal de ArcGIS Enterprise como una capa de entidades alojada eligiendo la opción Entidad en Copiar todos los datos.

  6. Si va a compartir en ArcGIS Enterprise y está haciendo referencia a datos registrados, configure ajustes para la capa de entidades web Reservas completando lo siguiente:

    Si va a compartir la capa web con la opción Copiar todos los datos, puede configurar los ajustes de edición para la capa Reservas una vez publicada en su organización de ArcGIS.

    1. Haga clic en la pestaña Configuración. En caso necesario, haga clic en la pestaña Configurar capas Configurar capas de debajo.
    2. En Capas, junto a Entidad, haga clic en el botón Configurar propiedades de capa web Configurar propiedades de capa web.
    3. Active la casilla de verificación Habilitar edición y permitir a los editores y active las casillas de verificación Agregar,Eliminar y Actualizar para habilitar la edición de la capa de entidades web.
    4. Active las casillas de verificación Habilitar sincronización y Exportar datos.
    5. En la parte superior del panel, haga clic en el botón Atrás Atrás para volver a la lista de capas y funcionalidades.
  7. Haga clic en Analizar y solucione los errores encontrados.
  8. Haga clic en Publicar.

    La capa Reservations se publica como una capa de entidades de Indoors Spaces en su organización de ArcGIS.

  9. Haga clic en la opción Administrar la capa web que aparece en el panel Compartir como capa web.

    La página de elemento de la capa Reservation aparece en un navegador web.

  10. Haga clic en el botón Compartir y elija una opción:
    • Organización: comparta la capa con todos los miembros de su organización.
    • Editar uso compartido de grupo: agregue los grupos que deberían tener acceso a la capa.
  11. Haga clic en Guardar.

    La capa de entidades wed de Reservations se comparte con los miembros de la organización de ArcGIS que elija. Ahora puede configurar los ajustes de capa que se utilizarán para la reserva de espacios de trabajo en las aplicaciones de Indoors.

Ajustes de edición

Las aplicaciones de Indoors requieren capacidades de edición definidas en la capa Reservations para crear o actualizar entidades de reserva cuando los usuarios reservan espacios en las aplicaciones de Indoors. Si la capa Reservas es una capa de entidades alojada (si publicó la capa con la opción Copiar todo ), puede configurar los ajustes de edición en su organización de ArcGIS.

Nota:

Si la capa Reservas es una capa web que hace referencia a datos registrados en ArcGIS Enterprise, puede configurar los ajustes de edición antes de compartir la capa web. Si comparte una capa de entidades web que hace referencia a datos registrados, las operaciones de edición no se pueden modificar mediante el sitio web de su organización de ArcGIS; utilice ArcGIS Server Manager para editar las propiedades del servicio en su lugar.

Siga estos pasos para definir los ajustes de edición requeridos para la capa:

  1. Haga clic en Mi contenido y haga clic en la capa de entidades alojada.
  2. Haga clic en la pestaña Configuración.
  3. En la sección Capa de entidades (alojada), en Edición, active la casilla de verificación Habilitar edición.
  4. En la sección ¿Qué tipo de edición se permite?, configure las opciones de edición de la siguiente manera:
    1. Active la casilla de verificación Agregar.
    2. Active la casilla de verificación Eliminar.
    3. Active la casilla de verificación Actualizar.
    4. Elija la opción Atributos y geometría.
  5. Haga clic en Guardar.

Configuración de seguridad

Si utiliza ArcGIS Enterprise y ha compartido la capa Reservas con la opción de referencia a datos registrados, puede administrar la configuración de seguridad mediante reglas de atributos. Partiendo de ArcGIS Pro 3.0, la herramienta Crear base de datos de Indoors crea la clase de entidad Reservas con una regla de atributo de restricción que garantiza que las reservas de hotel solo pueda editarlas los gestores de reservas y el usuario para quien se hizo la reserva, incluso cuando las reservas se editen fuera de la web y las aplicaciones móviles de Indoors.

Nota:

Para aumentar la seguridad proporcionada por la regla de atributo de restricción, la capa Reservas se debe publicar en ArcGIS Enterprisecomo capa web que hace referencia a los datos registrados. De lo contrario, la capa Reservas se publica sin la regla de atributos. Las reglas de atributos no están disponibles en las capas de entidades alojadas en ArcGIS Enterprise ni ArcGIS Online.

Si publicó la capa Reservas como capa web alojada utilizando la opción Copiar todos los datos, puede utilizar la configuración de edición avanzada para realizar el seguimiento de las ediciones, proteger los datos frente a cambios no deseados e impedir que los usuarios editen entidades accidentalmente que no hayan creado.

Siga estos pasos para mayor seguridad ArcGIS Online:

  1. Haga clic en Mi contenido y haga clic en la capa de entidades alojada.
  2. Haga clic en la pestaña Configuración.
  3. Si lo desea, active la casilla de verificación Impedir que este elemento se elimine accidentalmente en la sección Protección contra eliminación para mayor protección.
  4. En la sección Edición, configure lo siguiente:
    1. Active la casilla Habilitar tiempo.
    2. Active la casilla Rastrear quién editó los datos (nombre de editor, fecha y hora).
    3. En la opción ¿Qué tipo de edición se permite?, active las casillas de verificación Agregar,Eliminar y Actualizar y elija la opción Atributos y geometría.
    4. En la opción ¿Qué entidades pueden editar los editores?, elija Los editores solo pueden editar sus propias entidades (requiere seguimiento).
      Nota:

      Si la edición de entidades de la capa Reservations está establecida en Los editores solo pueden editar sus propias entidades (requiere seguimiento), cuando las reservas las hace un gerente de reservas, las opciones para editar, realizar el check-in, check-out o cancelar una reserva solo están disponibles para dicho gerente de reservas.

    Precaución:

    No elija Los editores solo pueden ver sus propias entidades (requiere seguimiento) para la opción Qué entidades pueden ver los editores. Si elige esta opción, los usuarios de la aplicación no tendrán acceso a la disponibilidad precisa de los espacios.

Ahora puede agregar esta capa a su mapa de interiores para permitir reservar espacios de trabajo y administrarlos en las aplicaciones de Indoors.

Configuración de tiempo

Opcionalmente, puede configurar las propiedades de tiempo de la capa Reservations. Si la convierte en una capa temporal, podrá visualizar las reservas a lo largo del tiempo.

La aplicación Viewer admite la visualización de la capa Reservations con la función de tiempo habilitada en tiempo real. Si la lista de salas de reuniones está abierta y tiene un filtro de duración establecido para una fecha y una hora futuras, la aplicación Viewer muestra las reservas durante la duración especificada. Esto le permite visualizar la disponibilidad de las salas de reuniones y buscar salas disponibles para reservar.

Complete lo siguiente para configurar las propiedades de tiempo de la capa Reservations:

  1. Haga clic en Mi contenido y haga clic en la capa de entidades alojada.
  2. En la sección Capas, haga clic en la capa de polígono Reservations.
  3. Haga clic en el botón Editar en Configuración de tiempo.

    Aparece la ventana Configuración de tiempo.

  4. Active la casilla Habilitar tiempo.
  5. Elija la opción intervalos de tiempo con tiempos de inicio y fin y establezca el Campo de hora de inicio como Hora de inicio y el Campo de hora de fin como Hora de finalización.
  6. Haga clic en Aceptar.

La capa Reservations ahora tiene el tiempo habilitado. En Visor de mapas, establezca la capa Reservations para que se refresque periódicamente para que aparezca información actualizada en la aplicación.

Agregue la capa de entidades web a su mapa Indoors

Una vez que haya publicado, compartido y configurado la capa Reservations en su organización de ArcGIS, puede agregarla a sus mapas de Indoors en ArcGIS Pro para usarla en las aplicaciones web y móvil de Indoors haciendo lo siguiente:

  1. Abra el mapa de Indoors en el que haya agregado la capa Reservations en ArcGIS Pro.
  2. En el panel Contenido, haga clic con el botón derecho en la capa Reservations y luego haga clic en Propiedades.

    Aparece el panel Propiedades de capa.

  3. Haga clic en la pestaña Fuente y haga clic en Establecer fuente de datos.
  4. Vaya a su capa de entidades alojada en la sección Portal y haga clic en Aceptar.
  5. La capa Reservations de su mapa de Indoors se obtiene ahora desde la capa de entidades alojada. Cuando comparte su mapa web, se publicará como una capa de entidades editable independientemente de cómo configure el resto de las capas del mapa.

La capa Reservations se debe obtener de la misma capa web en el mapa web para la aplicación Viewer y el paquete de mapas móviles para las aplicaciones móviles Indoors, de modo que accedan a los mismos datos subyacentes y puedan mostrar información actualizada sobre reservas y ocupación en todas las aplicaciones simultáneamente. Puede agregar la capa Reservations a mapas adicionales mediante el cuadro de diálogo Agregar datos de ArcGIS Pro.