Disponible con la extensión ArcGIS Indoors Spaces.
Las salas de reuniones son lugares donde se hacen ponencias que los ocupantes pueden reservar para usarlos temporalmente cuando necesitan colaborar. Con la aplicación Viewer, los usuarios pueden acceder a programaciones de salas de reuniones y filtrar por salas de reuniones cercanas en función de la disponibilidad y capacidad en tiempo real. Así, se permite a los usuarios encontrar rápidamente salas de reuniones disponibles en función de sus necesidades y reservarlas. Las salas de reuniones pueden asignarse a áreas del espacio de trabajo, que pueden configurarse para organizar a los ocupantes y los espacios gestionables gestionados por su organización.
Viewer permite administrar reservas de salas de reuniones con la capa Reservas en el Modelo de información de ArcGIS Indoors y en Microsoft 365.
En los flujos de trabajo siguientes se explica cómo configurar las reservas de salas de reuniones y habilitarlas en la aplicación Viewer.
Requisitos previos
ArcGIS Indoors incluye Indoor Space Planner, que permite planificar la actividad de los ocupantes, como la asignación de ocupantes a áreas del espacio de trabajo con salas de reuniones que pueden reservarse. Las salas de reuniones pueden reservarse por medio de Indoor Viewer o Indoors móvil y se gestionan a través de la capa de reservas en el modelo de información de ArcGIS Indoors o a través de Microsoft 365.
También puede crear áreas de espacio de trabajo restringidas en Space Planner para restringir las reservas de un área a usuarios específicos. Para reservar una sala de reuniones en un área del espacio de trabajo restringida, se debe asignar un ocupante al área del espacio de trabajo en Space Planner. En el caso de las áreas de espacio de trabajo no restringidas, no se requiere asignar ocupantes y cualquier persona de su organización de ArcGIS podrá reservar una sala de reuniones en el área del espacio de trabajo.
Nota:
Si se configura un área del espacio de trabajo como restringida, el usuario que inició sesión en Indoor Viewer o las aplicaciones móviles de Indoors debe tener asociada una dirección de correo electrónico que coincida con el valor de campo EMAIL de su registro en la capa de ocupantes para reservar salsa de reuniones en esa área.
Configurar salas de reuniones mediante la capa Reservas
Este método de reserva de espacio de trabajo exige agregar la capa de reservas al mapa web. Las reservas de salas de reuniones se gestionan en el modelo de Indoors y permiten la visualización en tiempo real de la disponibilidad de salas de reunión.
Agregar capas
Su organización debe tener el mapa web que se preparó y compartió para usar en Space Planner y la capa de Reservas editable.
Para preparar un mapa para las áreas de espacio de trabajo, realice los pasos siguientes:
- Abra el proyecto de Indoors en ArcGIS Pro.
- Agregue un mapa web de Space Planner compartido al proyecto.
- Abra el mapa preparado para Indoor Viewer.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Occupants en el mapa desde la capa de entidades Occupants asociada con el mapa web Space Planner.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Units desde la capa de entidades Units asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Reservations.
Esta capa editable se utiliza para administrar reservas de espacios y visualizar reservas en un mapa.
Nota:
Debe incluir los campos RECURRENCE_ID y RECURRENCE_CONFIG en la capa Reservations para realizar reservas periódicas.
Puede configurar la capa de reservas para tener el tiempo habilitado y simbolizar las salas de reuniones disponibles para que se puedan identificar visualmente para su reserva.
- Configure la propiedad Plantas para estas capas con el fin de habilitar el filtro de plantas en la aplicación.
Establezca el campo LEVEL_ID de la capa para la propiedad Plantas. A continuación, puede utilizar el filtro de plantas para visualizar la ocupación en tiempo real de las habitaciones por planta para una instalación del mapa que tiene en cuenta las plantas.
- Agregue la tabla Areas desde la capa de entidades asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Si lo desea, agregue la tabla Roles de área desde la capa de entidades que está asociada al mismo mapa web de Space Planner para habilitar los administradores de reservas.
Los gerentes de reservas pueden reservar y gestionar reservas de salas de reuniones para otras personas en las áreas del espacio de trabajo para las que se han configurado como gerentes de reservas.
Se requiere lo siguiente para configurar gerentes de reservas:
- Incluya la tabla de área de roles cuando prepare un mapa para Space Planner. Si el mapa Space Planner ya se ha compartido con la organización de ArcGIS, agregue la tabla de área de roles al mapa y sobrescriba la capa existente que contenga las capas de ocupantes y unidades, así como la tabla Áreas.
- Defina uno o varios gerentes de reservas para áreas de espacio de trabajo en Space Planner y fusione el plan.
- Incluya la tabla Area Roles cuando prepare un mapa para Viewer.
Si ha creado la clase de entidad Reservas con una versión anterior de ArcGIS Pro, se recomienda revisar su espacio de trabajo Indoors para determinar cualquier posible actualización del modelo de Indoors de ArcGIS. Puede utilizar la herramienta Actualizar base de datos de Indoors para actualizar un espacio de trabajo de Indoors a la versión actual del esquema del modelo de Indoors disponible para la versión instalada de ArcGIS Pro con el fin de habilitar la funcionalidad adicional de las aplicaciones de Indoors.
Si no se requiere la actualización del espacio de trabajo de Indoors para utilizar áreas de espacio de trabajo si solo faltan los dominios del área de espacio de trabajo.
- Guarde el proyecto.
- Comparta el mapa web.
Si agregó las capas a un mapa web existente que se comparte con su organización, puede guardar el mapa web sin tener que volver a compartirlo. Esto permite conservar el Id. del mapa web y las aplicaciones configuradas con el mapa web existente seguirán funcionando.
Habilitar las salas de reuniones en Viewer
Una vez que el mapa se ha preparado para admitir salas de reuniones con la capa de reservas y que las áreas de espacio de trabajo se han configurado en Space Planner, puede habilitar las salas de reuniones en una aplicación Viewer siguiendo estos pasos:
- Cree una aplicación web para Indoor Viewer o configure una aplicación de Viewer existente.
- Vaya a la sección Reservas de espacios de trabajo del panel Configurar aplicación y active el botón de alternancia Salas de reuniones.
La aplicación detecta automáticamente la capa Reservas en el mapa web y establece la opción Método de reserva en Capa Reservas. Si se cumplen todos los requisitos previos en el mapa web, la capa Reservas se selecciona automáticamente. Si no se cumplen todos los requisitos previos en el mapa web, aparece una lista de elementos faltantes cuando se selecciona la capa de reservas.
- Si lo desea, active la casilla de verificación Usar un nombre diferente para especificar un nombre personalizado para las salas de reuniones en la aplicación.
- Elija Capa Reservas en la opción Método de reserva.
- Si desea, active la casilla de verificación Permitir registro de entrada para habilitar el registro de entrada y salida en las reservas de salas de reuniones.
- Active las casillas de verificación para habilitar el inicio de Outlook o el calendario de Google para agregar recordatorios de reserva al reservar un área de hotelling o una sala de reuniones.
- Haga clic en Guardar.
Aparece un mensaje de confirmación en el que se notifica que los cambios de configuración se han guardado.
Configurar salas de reuniones con Microsoft 365
El uso de este método de reserva del espacio de trabajo precisa que su organización defina buzones de correo de recursos en Microsoft 365. La aplicación envía Indoors envía una solicitud de reserva a través de la API de Microsoft Graph. Se requieren los siguientes permisos:
- Iniciar sesión y leer el perfil de usuario: para confirmar si un usuario tiene acceso a los buzones de correo de recursos
- Leer calendarios de usuario: para obtener las horas libres de las salas
- Acceso completo a calendarios de usuario: para crear un evento para nuevas reservas
- Leer la configuración de buzón de correo del usuario: para obtener la configuración del buzón de correo, como la zona horaria y configuración regional
En función de cómo su organización haya establecido políticas en Microsoft Azure, es posible que necesite el consentimiento del administrador para los permisos solicitados para que la organización pueda empezar a utilizar Indoors para reservar salas. La disponibilidad de esta característica podría ser limitada si su organización restringe el acceso a dispositivos administrados por la empresa a través de Microsoft Intune.
Agregar capas
Su organización debe tener el mapa web que se preparó y compartió para usar en Space Planner y la capa de Reservas editable.
Para preparar un mapa para las áreas de espacio de trabajo, realice los pasos siguientes:
- Abra el proyecto de Indoors en ArcGIS Pro.
- Agregue un mapa web de Space Planner compartido al proyecto.
- Abra el mapa preparado para Indoor Viewer.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Occupants en el mapa desde la capa de entidades Occupants asociada con el mapa web Space Planner.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Units desde la capa de entidades Units asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Configure la propiedad Plantas para estas capas con el fin de habilitar el filtro de plantas en la aplicación.
Establezca el campo LEVEL_ID de la capa para la propiedad Plantas. A continuación, puede utilizar el filtro de plantas para visualizar la ocupación en tiempo real de las habitaciones por planta para una instalación del mapa que tiene en cuenta las plantas.
- Agregue la tabla Areas desde la capa de entidades asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Guarde el proyecto.
- Comparta el mapa web.
Si agregó las capas a un mapa web existente que se comparte con su organización, puede guardar el mapa web sin tener que volver a compartirlo. Esto permite conservar el Id. del mapa web y las aplicaciones configuradas con el mapa web existente seguirán funcionando.
Agregar Id. de correo electrónico
Su organización debe tener buzones de correo de recursos en Microsoft 365 para cada espacio que se pueda reservar para así poder asociar una dirección de correo electrónico única al espacio. Los buzones de correo de recursos pueden ser buzones de correo de sala o espacios de trabajo.
Nota:
Asegúrese de que las opciones de programación, en particular la duración máxima, estén establecidas en función de las requisitos de su organización.
Para asociar unidades con Id. de correo electrónico, siga estos pasos:
- Haga clic con el botón derecho en la capa Unidades y haga clic en Tabla de atributos.
- Actualice el campo SCHEDULE_EMAIL con los Id. de correo electrónico únicos para cada unidad de sala de reuniones.
- Haga clic en la pestaña Editar.
- En el grupo Administrar ediciones, haga clic en Guardar.
Nota:
Asegúrese de que la columna USE_TYPE tenga los valores adecuados para cada unidad de sala de reuniones. Estos valores se presentan como opciones al reservar espacios de trabajo.
- Guarde el proyecto.
Sugerencia:
Si gestiona salas de reuniones mediante el uso de áreas de espacio de trabajo, las salas de reuniones asignadas a un área del espacio de trabajo se asignarán a un valor de "Sala de reuniones" del campo ASSIGNMENT_TYPE.
Habilitar las salas de reuniones en Viewer
Una vez que el mapa se ha preparado para admitir salas de reuniones con Microsoft 365 y que las áreas de espacio de trabajo se han configurado en Space Planner, puede habilitar las salas de reuniones en una aplicación Viewer siguiendo estos pasos:
- Comparta el mapa web.
- Cree una aplicación web para Indoor Viewer o configure una aplicación de Viewer existente.
- Vaya a la sección Reservas de espacios de trabajo del panel Configurar aplicación y active el botón de alternancia Salas de reuniones.
- Si lo desea, active la casilla de verificación Usar un nombre diferente para especificar un nombre personalizado para la opción de reunión en Viewer.
- Elija Microsoft 365 en la opción Método de reserva.
Si no se cumplen todos los requisitos previos en el mapa web, aparece una lista de elementos faltantes cuando se selecciona Microsoft 365.
- Haga clic en Guardar.
Aparece un mensaje de confirmación en el que se notifica que los cambios de configuración se han guardado.
- Registre la aplicación web como una aplicación de una sola página con Microsoft Azure.
Nota:
Tenga en cuenta lo siguiente al registrar una aplicación web con Microsoft Azure:
- Es distinto de configurar áreas de espacio de trabajo con aplicaciones móviles. Puede usar una cuenta de organización preexistente con privilegios administrativos o crear una para registrar la URL de aplicación de Viewer.
- Registre la URL de la aplicación Viewer como URI de redireccionamiento. La dirección URL de la aplicación tiene la siguiente estructura: https://<yourorganization>.maps.arcgis.com/apps/indoors/index.html.
- Asegúrese de que el flujo implícito esté habilitado y que tanto los tokens de Id. como los tokens de Access estén configurados.
- Proporcione su Id. de cliente en el cuadro de texto Id. de aplicación (cliente) Microsoft Azure Portal.
- Si la aplicación es de inquilino únicoMicrosoft Office, marque la casilla de verificación Mi aplicación es de inquilino único y proporcione el Id. de inquilino en el cuadro de texto Id. de inquilino del portal de Microsoft Azure.
Si ha creado un espacio de trabajo mediante Space Planner, ha asignado unidades como salas de reuniones a un área de trabajo y ha configurado su aplicación con el método Microsoft 365, aparece una opción de reunión en la aplicación Viewer para cualquier área de espacio de trabajo con salas de reuniones asignadas. Si se ha especificado un nombre personalizado para la opción de reunión, este se muestra en su lugar. Además, aparece la opción Reservar en el panel de información de la sala de reunión seleccionada y se puede utilizar para completar el proceso de reserva.
Nota:
- Debe iniciar sesión en su cuenta de Microsoft 365 en la aplicación de Viewer para reservar salas de reunión.
- Si utiliza Firefox o Safari para abrir la aplicación Viewer, antes de iniciar sesión, asegúrese de que su navegador permite ventanas emergentes del sitio del host.
Reservar una sala de reuniones
El opción de reunión aparece en el menú de acceso rápido de los mapas que tienen la reserva de espacios de trabajo configurada para la reserva de salas de reuniones. Si se ha configurado un nombre personalizado para la opción de reunión, este se mostrará en su lugar. El panel muestra una lista de salas de reuniones disponibles por ubicación y duración. Puede filtrar la lista basándose en lo siguiente: área de espacio de trabajo, ubicación, emplazamiento, edificio, planta y duración, y elegir reservas de salas de reuniones recurrentes diarias o semanales. Si tiene configurado un filtro de equipos, puede filtrar las salas de reuniones de la lista por equipamiento disponible. Puede reservar cualquier sala de reuniones disponible que se adecue a sus necesidades.
Cuando una sala de reuniones asociada a un área del espacio de trabajo que puede reservar se selecciona en el mapa, la opción Reservar aparece en la tarjeta de información. Haga clic en Reservar para mostrar un calendario de reuniones correspondiente a esa sala. Para programar una reunión, haga clic en una franja horaria disponible para predefinir las horas de inicio y finalización, o bien utilice las opciones de hora de inicio y finalización para establecer las horas. Puede activar la opción Repetir reserva para crear reservas recurrentes.
Nota:
Indoor Viewer impone límites de programación configurados en Space Planner cuando se intenta reservar una sala de reuniones. Solo pueden aplicarse límites de programación a salas de reuniones gestionadas dentro de las áreas del espacio de trabajo.
Si las salas de reuniones se han configurado con la capa de reservas estableciendo RESERVATION_METHOD en Reservable, las salas de reuniones seguirán pudiéndose reservar. Si no quiere que las salas de reuniones puedan reservarse, configure RESERVATION_METHOD en Nulo o cree un área de espacio de trabajo restringida y asígnele las salas de reuniones. El valor definido para RESERVATION_METHOD no es relevante en el caso de los espacios asignados a áreas del espacio de trabajo.
Si las salas de reuniones se configuran utilizando la capa de reservas, los usuarios a los que se asigna un tipo de usuario Usuario de Indoors o superior en su organización de ArcGIS en ArcGIS Online pueden reservar una sala de reuniones.
Si las salas de reunión se configuran con Microsoft 365, debe iniciar sesión en su cuenta de Microsoft 365 en la aplicación Viewer para reservar salas de reunión.
Nota:
Si utiliza Firefox o Safari para abrir la aplicación Viewer, antes de iniciar sesión, asegúrese de que su navegador permite ventanas emergentes del sitio del host.
Reservar una sala de reuniones para otra persona (capa de reservas)
Es posible configurar gerentes de reservas en Space Planner para que creen y gestionen reservas de salas de reuniones para otros ocupantes, incluidas reservas recurrentes, si utilizan la capa de reservas. Si usted ha sido configurado como gerente de reservas de un área del espacio de trabajo, aparece el botón de alternancia Reservar para otra persona en el panel Reunión para habilitar la reserva de una sala de reuniones para otra persona en Indoor Viewer. Si un área del espacio de trabajo se configura como restringida, los gerentes de reservas solo pueden reservar unidades en el área del espacio de trabajo para las personas asignadas a él.
Si la edición de entidades de la capa de reservas está establecida en Los editores solo pueden editar sus propias entidades, cuando las reservas las hace un gerente de reservas, las opciones para realizar el check-in, check-out o cancelar una reserva solo están disponibles para el gerente de reservas que hizo la reserva.
Ver la reserva de una sala de reuniones
Puede ver sus salas reservadas en la pestaña Reservadas del panel Reuniones. Puede seleccionar sus reservas para abrir la tarjeta de información y realizar varias acciones. Las acciones incluyen editar o cancelar la reserva y agregar un recordatorio a la aplicación de calendario que prefiera si la reserva de salas de reuniones se configura mediante el uso de la capa de reservas. Aparece un indicador en todas las reservas que forman parte de una serie recurrente.
Los gerentes de reservas tienen dos vistas en la pestaña Reservadas. El botón Para usted enumera sus propias reservas de salas de reuniones, y en el botón Para otros figuran las salas de reuniones reservadas por usted para otros ocupantes. Como gerente de reservas, puede ver, registrar la entrada y la salida, editar o cancelar reservas de salas de reuniones en su nombre y por otros.
Si el mapa se configuró para salas de reuniones con Microsoft 365, la aplicación Indoors envía una solicitud mediante la cuenta de Microsoft con la que el usuario inició sesión en Indoors. Los usuarios reciben un correo electrónico automático que especifica si la solicitud se aceptó o rechazó y se agrega un evento a su calendario. También puede eliminar la reserva de su calendario de Google o Outlook. Esta experiencia es similar al uso de aplicaciones de Microsoft como Microsoft Outlook o Microsoft Teams al reservar salas. También puede ver, editar y cancelar el estado de aceptación de las reservas de salas de reuniones en la pestaña Reservado.