Disponible con la extensión ArcGIS Indoors Spaces.
Las salas de reuniones son lugares donde se hacen ponencias que los ocupantes pueden reservar para usarlos temporalmente cuando necesitan colaborar. ArcGIS Indoors puede visualizar programaciones de salas de reuniones, filtrar por salas de reuniones cercanas en función de la disponibilidad y capacidad e iniciar la aplicación de calendario con la hora y la ubicación seleccionadas. Esto permite a los usuarios encontrar salas de reuniones disponibles en función de sus necesidades. Las salas de reuniones pueden asignarse a áreas del espacio de trabajo, que pueden configurarse para organizar a los ocupantes y los espacios gestionables gestionados por su organización.
La aplicación móvil de Indoors admite administrar reservas de salas de reuniones con la capa Reservations de Indoors y Microsoft 365. Configure las reservas de la sala de reuniones mediante uno de los siguientes flujos de trabajo en función de las necesidades de su organización.
Requisitos previos
ArcGIS Indoors incluye Indoor Space Planner, que le permite planificar la actividad de los ocupantes, incluida la asignación de ocupantes a áreas de espacio de trabajo con salas de reuniones reservables. Las salas de reuniones pueden reservarse por medio de la aplicación móvil de Indoors o Indoor Viewer y se gestionan a través de la capa Reservations en el modelo de información de Indoors o a través de Microsoft 365.
También puede crear áreas de espacio de trabajo restringidas en Space Planner para restringir las reservas de un área a usuarios específicos. Para reservar una sala de reuniones en un área del espacio de trabajo restringida, se debe asignar un ocupante al área del espacio de trabajo en Space Planner. En el caso de las áreas de espacio de trabajo no restringidas, no se requiere asignar ocupantes y cualquier persona de su organización de ArcGIS podrá reservar una sala de reuniones en el área del espacio de trabajo.
Nota:
Si se configura un área del espacio de trabajo como restringida, el usuario que inició sesión en las aplicaciones móviles de Indoors o Indoor Viewer debe tener asociada una dirección de correo electrónico que coincida con el valor de campo EMAIL de su registro en la capa de ocupantes para reservar salsa de reuniones en esa área.
Configurar salas de reuniones mediante la capa Reservas
Este método de reserva de espacio de trabajo exige agregar la capa de reservas al mapa web. Las reservas de salas de reuniones se gestionan en el modelo de Indoors y permiten la visualización en tiempo real de la disponibilidad de salas de reunión.
Agregar capas
Su organización debe tener el mapa web que se haya preparado y compartido para su uso en Space Planner y la capa Reservations editable.
Para preparar un mapa para las áreas de espacio de trabajo, realice los pasos siguientes:
- Abra el proyecto de Indoors en ArcGIS Pro.
- Agregue un mapa web de Space Planner compartido al proyecto.
- Abra el mapa preparado para Indoors móvil.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Occupants en el mapa desde la capa de entidades Occupants asociada con el mapa web Space Planner.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Units desde la capa de entidades Units asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Reservations.
Esta capa editable se utiliza para administrar reservas de espacios y visualizar reservas en un mapa.
Nota:
Debe incluir los campos RECURRENCE_ID y RECURRENCE_CONFIG en la capa Reservations para realizar reservas periódicas.
Puede configurar la capa de reservas para tener el tiempo habilitado y simbolizar las salas de reuniones disponibles para que se puedan identificar visualmente para su reserva.
- Configure la propiedad Plantas para estas capas con el fin de habilitar el filtro de plantas en la aplicación.
Establezca el campo LEVEL_ID de la capa para la propiedad Plantas. A continuación, puede utilizar el filtro de plantas para visualizar la ocupación en tiempo real de las habitaciones por planta para una instalación del mapa que tiene en cuenta las plantas.
- Agregue la tabla Areas desde la capa de entidades asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Guarde el proyecto.
- Comparta el mapa web.
Si agregó las capas a un mapa web existente que se comparte con su organización, puede guardar el mapa web sin tener que volver a compartirlo. Esto permite conservar el Id. del mapa web y las aplicaciones configuradas con el mapa web existente seguirán funcionando.
Configure el check-in para las salas de reuniones
Puede habilitar la función de check-in y check-out al configurar las reservas de salas de reuniones con la capa Reservations. Esto puede ayudar a los usuarios a determinar si una sala de reuniones está ocupada. Cuando una reunión finaliza antes de la hora prevista, los usuarios pueden hacer check-out de la sala para que pueda ser reservada de nuevo.
Para configurar las funciones de check-in y check-out de las salas de reuniones mediante la capa Reservations de Indoors, siga estos pasos:
- Abra el proyecto que contiene el mapa móvil de Indoors en ArcGIS Pro.
Nota:
La capa Reservations ya debe existir en el mapa.
- Agregue la tabla IndoorsConfig al mapa y ábrala en caso necesario.
- En la tabla IndoorsConfig, haga clic en la opción Hacer clic para agregar una fila nueva.
- Escriba ENABLE_MEETING_ROOM_CHECK_IN en el campo Config Key.
- Escriba TRUE en el campo Config Value.
- En la pestaña Editar, en el grupo Administrar ediciones, haga clic en Guardar
. - Comparta el mapa móvil.
Los usuarios pueden hacer check-in y check-out de las salas de reuniones utilizando la capa Reservations de la aplicación móvil Indoors.
Configurar salas de reuniones con Microsoft 365
El uso de este método de reserva del espacio de trabajo precisa que su organización defina buzones de correo de recursos en Microsoft 365. La aplicación envía Indoors envía una solicitud de reserva a través de la API de Microsoft Graph. Se requieren los siguientes permisos:
- Iniciar sesión y leer el perfil de usuario: para confirmar si un usuario tiene acceso a los buzones de correo de recursos
- Leer calendarios de usuario: para obtener las horas libres de las salas
- Acceso completo a calendarios de usuario: para crear un evento para nuevas reservas
- Leer la configuración de buzón de correo del usuario: para obtener la configuración del buzón de correo, como la zona horaria y configuración regional
En función de cómo su organización haya establecido políticas en Microsoft Azure, es posible que necesite el consentimiento del administrador para los permisos solicitados para que la organización pueda empezar a utilizar Indoors para reservar salas. La disponibilidad de esta característica podría ser limitada si su organización restringe el acceso a dispositivos administrados por la empresa a través de Microsoft Intune.
Agregar capas
Su organización debe tener el mapa web que se haya preparado y compartido para su uso en Space Planner y la capa Reservations editable.
Para preparar un mapa para las áreas de espacio de trabajo, realice los pasos siguientes:
- Abra el proyecto de Indoors en ArcGIS Pro.
- Agregue un mapa web de Space Planner compartido al proyecto.
- Abra el mapa preparado para Indoors móvil.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Occupants en el mapa desde la capa de entidades Occupants asociada con el mapa web Space Planner.
- Agregue o actualice la fuente de la capa Units desde la capa de entidades Units asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Configure la propiedad Plantas para estas capas con el fin de habilitar el filtro de plantas en la aplicación.
Establezca el campo LEVEL_ID de la capa para la propiedad Plantas. A continuación, puede utilizar el filtro de plantas para visualizar la ocupación en tiempo real de las habitaciones por planta para una instalación del mapa que tiene en cuenta las plantas.
- Agregue la tabla Areas desde la capa de entidades asociada con el mismo mapa web Space Planner.
- Guarde el proyecto.
- Comparta el mapa web.
Si agregó las capas a un mapa web existente que se comparte con su organización, puede guardar el mapa web sin tener que volver a compartirlo. Esto permite conservar el Id. del mapa web y las aplicaciones configuradas con el mapa web existente seguirán funcionando.
Agregar Id. de correo electrónico
Su organización debe tener buzones de correo de recursos en Microsoft 365 para cada espacio que se pueda reservar para así poder asociar una dirección de correo electrónico única al espacio. Los buzones de correo de recursos pueden ser buzones de correo de sala o espacios de trabajo.
Nota:
Asegúrese de que las opciones de programación, en particular la duración máxima, estén establecidas en función de las requisitos de su organización.
Para asociar unidades con Id. de correo electrónico, siga estos pasos:
- Haga clic con el botón derecho en la capa Unidades y haga clic en Tabla de atributos.
- Actualice el campo SCHEDULE_EMAIL con los Id. de correo electrónico únicos para cada unidad de sala de reuniones.
- Haga clic en la pestaña Editar.
- En el grupo Administrar ediciones, haga clic en Guardar.
Nota:
Asegúrese de que la columna USE_TYPE tenga los valores adecuados para cada unidad de sala de reuniones. Estos valores se presentan como opciones al reservar espacios de trabajo.
- Guarde el proyecto.
Sugerencia:
Si gestiona salas de reuniones mediante el uso de áreas de espacio de trabajo, las salas de reuniones asignadas a un área del espacio de trabajo se asignarán a un valor de Sala de reuniones del campo ASSIGNMENT_TYPE.
Reservar una sala de reuniones
El opción de reunión aparece en el menú de acceso rápido de los mapas que tienen la reserva de espacios de trabajo configurada para la reserva de salas de reuniones. Si se ha configurado un nombre personalizado para la opción de reunión, este se muestra en su lugar. El panel muestra una lista de salas de reuniones disponibles por ubicación y duración. Puede filtrar la lista basándose en lo siguiente: área de espacio de trabajo, ubicación, emplazamiento, edificio, planta y duración, y elegir reservas de salas de reuniones recurrentes diarias o semanales. Si se ha configurado un filtro de equipos, puede filtrar las salas de reuniones de la lista por equipamiento disponible. Puede reservar cualquier sala de reuniones disponible que se adecue a sus necesidades.
Cuando una sala de reuniones asociada a un área del espacio de trabajo que puede reservar se selecciona en el mapa, la opción Reservar aparece en la tarjeta de información. Haga clic en Reservar para mostrar un calendario de reuniones correspondiente a esa sala. Para programar una reunión, haga clic en una franja horaria disponible para predefinir las horas de inicio y finalización, o bien utilice las opciones de hora de inicio y finalización para establecer las horas. Puede activar la opción Repetir reserva para crear reservas recurrentes.
Nota:
Las aplicaciones móviles de Indoors aplican los límites de programación configurados en Space Planner cuando se intenta reservar una sala de reuniones. Solo pueden aplicarse límites de programación a salas de reuniones gestionadas dentro de áreas del espacio de trabajo.
Si las salas de reuniones se han configurado con la capa Reservations en ArcGIS Enterprise 11.2 o una versión anterior estableciendo RESERVATION_METHOD en Reservable, las salas de reuniones seguirán pudiéndose reservar en 11.3 o una versión posterior. Si no quiere que las salas de reuniones puedan reservarse en 11.3 o una versión posterior, configure RESERVATION_METHOD en Nulo o cree un área de espacio de trabajo restringida y asígnele las salas de reuniones. El valor definido para RESERVATION_METHOD no es relevante en el caso de los espacios asignados a áreas del espacio de trabajo.
En Microsoft Outlook para Mac, no puede modificar un evento de todo el día en una serie periódica a una reserva de día parcial si la serie periódica se creó en Indoors for Android con Microsoft 365.
Si las salas de reuniones se configuran utilizando la capa Reservations, los usuarios a los que se asigna el tipo de usuario Usuario de Indoors o superior en su organización de ArcGIS en ArcGIS Online o ArcGIS Enterprise pueden reservar una sala de reuniones.
Si las salas de reunión se configuran con Microsoft 365, debe iniciar sesión en su cuenta de Microsoft 365 en la aplicación móvil de Indoors para reservar salas de reunión.
Ver la reserva de una sala de reuniones
Puede ver sus salas reservadas en la pestaña Reservadas del panel Reuniones. Puede seleccionar sus reservas para abrir la tarjeta de información y realizar varias acciones. Las acciones incluyen editar o cancelar la reserva y agregar un recordatorio a la aplicación de calendario que prefiera si la reserva de salas de reuniones se configura mediante el uso de la capa de reservas. Aparece un indicador en todas las reservas que forman parte de una serie recurrente.
Si el mapa se configuró para salas de reuniones con Microsoft 365, la aplicación Indoors envía una solicitud mediante la cuenta de Microsoft con la que el usuario inició sesión en Indoors. Los usuarios reciben un correo electrónico automático que especifica si la solicitud se aceptó o rechazó y se agrega un evento a su calendario. También puede eliminar la reserva de su calendario de Google o Outlook. Esta experiencia es similar al uso de aplicaciones de Microsoft como Microsoft Outlook o Microsoft Teams al reservar salas. También puede ver, editar y cancelar el estado de aceptación de las reservas de salas de reuniones en la pestaña Reservado.