Créer et gérer des modèles d'e-mail

Vous pouvez créer des modèles d'e-mail à utiliser avec des activités de tâche pour envoyer des notifications par e-mail lorsque des activités de tâche données sont effectuées.

Remarque :

Il se peut que vous deviez modifier des rôles personnalisés pour récupérer les adresses e-mail des membres de l’organisation avec des expressions ArcGIS Arcade.

Créer des modèles d’e-mail

Pour créer des modèles d'e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez à l’application Web Workflow Manager.
2. Cliquez sur l'onglet Design (Création).

   La page Design (Conception) apparaît.

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, l’onglet Design (Création) n’est pas disponible.

3. Cliquez sur Templates (Modèles) .

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, Templates (Modèles) n’est pas disponible.

4. Cliquez sur l’onglet Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Le volet Email Templates (Modèles d’e-mail) s’affiche.

5. Cliquez sur Create New (Créer) dans le panneau Email Templates (Modèles d'e-mail).
6. Indiquez un nom pour le modèle d'e-mail dans la zone de texte Template Name (Nom du modèle).
7. Saisissez des adresses électroniques séparées par un point-virgule dans les zones de texte To (À), CC (Cc) et BCC (Cci), le cas échéant, ou utilisez une expression ArcGIS Arcade pour créer une liste dynamique de destinataires.

   Une adresse e-mail	[e-mail]
   Plusieurs adresses e-mail	[e-mail];[e-mail];[e-mail];[e-mail]
   Une expression Arcade	"GetUser($CurrentPortal, JobOwner($Job))['Email']"
   Plusieurs expressions Arcade	"GetUser($CurrentPortal, JobOwner($Job))['Email']";"GetUser($CurrentPortal)['Email']";"GetUser($CurrentPortal, LastRunner($Job, 'f50d740d-cc04-9296-4ce3-181e82604465'))['Email']"
   Adresses e-mail et expressions Arcade	[e-mail];"GetUser($CurrentPortal, JobOwner($Job))['Email']";[e-mail];"GetUser($CurrentPortal)['Email']"

   Remarque :

   Au moins une adresse électronique valide ou une expression Arcade doit être indiquée dans les zones de texte To (À), CC (Cc) et BCC (Cci).

   Conseil :

   Cliquez sur This input supports Arcade Expressions (Cette entrée prend en charge les expressions Arcade) et sélectionnez une expression ArcGIS Arcade pour l’ajouter à la zone de texte associée.

8. Saisissez un objet pour la notification par e-mail dans la zone de texte Subject (Objet).

   Vous pouvez également utiliser des expressions ArcGIS Arcade pour attribuer une valeur dynamique à l’objet. Si l’objet contient du texte brut et des expressions Arcade, formatez le texte comme suit :

   JobName($Job) + 'is ready'

9. Saisissez le texte du message de la notification par e-mail dans la zone de texte Body (Corps).

   Vous pouvez également utiliser des expressions ArcGIS Arcadepour attribuer une valeur dynamique au corps.

   Si le corps contient du texte brut et des expressions ArcadeArcade, formatez le texte comme suit :

   '<b>' + JobName($Job) + '</b>, created by <b>' + JobCreator($Job) + '</b>, was started on <b>' + Text(Date(JobStartDate($Job)), 'dddd, MMMM D, Y') + '</b>.'

   Remarque :

   Vous devez activer l’option HTML Notification (Notification HTML) pour utiliser des balises HTML dans la zone de texte Body (Corps).

10. Si la tâche comporte des pièces jointes, vous pouvez également les inclure dans la notification par e-mail à l’aide des options figurant sous Include Attachments (Inclure des pièces jointes) :
    • None (Aucune) : n’incluez pas de pièces jointes de la tâche dans la notification par courrier électronique.
    • All (Toutes) : incluez tous les dossiers de pièces jointes de la tâche dans la notification par courrier électronique.
    • By Folder (Par dossier) : saisissez une liste de noms de dossier de pièces jointes de tâches séparés par une virgule dans la zone de texte By Folder (Par dossier) pour spécifier les dossiers de pièces jointes de tâches à inclure dans la notification par e-mail.

      Remarque :

      Les dossiers des pièces jointes de la tâche se trouvent dans l’élément de processus et ne correspondent pas à des chemins du système de fichiers.

    Remarque :

    Si une tâche comporte plusieurs pièces jointes, elles sont envoyées sous forme d’un fichier .zip, la structure des dossiers de pièces jointes de la tâche étant préservée.

11. Cliquez éventuellement sur Preview email (Aperçu de l’e-mail) pour afficher un aperçu de l’e-mail.

    Remarque :

    Si l’e-mail contient une expression Arcade propre à une tâche, vous devez indiquer un ID de tâche valide dans la zone de texte Preview Email (Aperçu de l’e-mail) avant de pouvoir afficher un aperçu de l’expression Arcade. Si l’e-mail contient une expression Arcade pour la valeur en sortie d’une étape, cette dernière doit être terminée avant de pouvoir afficher un aperçu de la valeur en sortie.

    La fenêtre Email Preview (Aperçu de l’e-mail) s’affiche avec une liste de destinataires et un aperçu de l’objet et du corps.

12. Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer le modèle d’e-mail.

Mettre à jour les modèles d’e-mail

Pour modifier les modèles d'e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez à l’application Web Workflow Manager.
2. Cliquez sur l'onglet Design (Création).

   La page Design (Conception) apparaît.

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, l’onglet Design (Création) n’est pas disponible.

3. Cliquez sur Templates (Modèles) .

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, Templates (Modèles) n’est pas disponible.

4. Cliquez sur l’onglet Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Le volet Email Templates (Modèles d’e-mail) s’affiche.

5. Cliquez sur le nom du modèle d’e-mail à mettre à jour dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer la liste des modèles d’e-mail dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail) en spécifiant un terme de recherche dans la zone de texte Search Email Templates (Rechercher des modèles d’e-mail).

6. Mettez à jour le modèle d’e-mail à votre convenance.
7. Cliquez éventuellement sur Preview email (Aperçu de l’e-mail) pour afficher un aperçu de l’e-mail.

   Remarque :

   Si l’e-mail contient une expression Arcade propre à une tâche, vous devez indiquer un ID de tâche valide dans la zone de texte Preview Email (Aperçu de l’e-mail) avant de pouvoir afficher un aperçu de l’expression Arcade. Si l’e-mail contient une expression Arcade pour la valeur en sortie d’une étape, cette dernière doit être terminée avant de pouvoir afficher un aperçu de la valeur en sortie.

   La fenêtre Email Preview (Aperçu de l’e-mail) s’affiche avec une liste de destinataires et un aperçu de l’objet et du corps.

8. Cliquez sur Save (Enregistrer) pour enregistrer les modifications.

Supprimer des modèles d’e-mail

La suppression d‘un modèle d’e-mail est définitive et ne peut être annulée. Pour supprimer les modèles d’e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez à l’application Web Workflow Manager.
2. Cliquez sur l'onglet Design (Création).

   La page Design (Conception) apparaît.

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, l’onglet Design (Création) n’est pas disponible.

3. Cliquez sur Templates (Modèles) .

   Remarque :

   Si vous ne disposez pas de privilèges suffisants, Templates (Modèles) n’est pas disponible.

4. Cliquez sur l’onglet Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Le volet Email Templates (Modèles d’e-mail) s’affiche.

5. Cliquez sur le nom du modèle d’e-mail à supprimer dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail).

   Conseil :

   Vous pouvez filtrer la liste des modèles d’e-mail dans le panneau Email Templates (Modèles d’e-mail) en spécifiant un terme de recherche dans la zone de texte Search Email Templates (Rechercher des modèles d’e-mail).

6. Cliquez sur More Actions (Plus d’actions) puis sur Delete (Supprimer).

   Un message de confirmation apparaît.

7. Cliquez sur Yes (Oui) pour supprimer le modèle d’e-mail ou sur No (Non) pour annuler l’opération.

Si vous avez cliqué sur Yes (Oui), le modèle d’e-mail est supprimé.