Tâches

L’outil Task (Tâche) offre un moyen d’établir des communications ciblées entre les utilisateurs Responder et les utilisateurs Manager sur des actions spécifiques entreprises au cours d’une mission. Les tâches sont créées par des analystes de mission dans Manager et attribuées à un seul utilisateur Responder qu’il doit réaliser dans le cadre de la mission.

L’outil Task (Tâche) est constitué des écrans My Tasks (Mes tâches) et Task Details (Détails de la tâche), mais peut également inclure l’utilisation de rapports (voir Tâches avec rapports ci-après pour plus de détails) et d’interactions cartographiques.

Chaque tâche possède un statut, qui peut être modifié par l’analyste de mission qui l’a créée ou par l’utilisateur Responder à qui elle a été attribuée. Par défaut, les tâches sont à l’état « unassigned » (non attribuée) tant qu’elle n’a pas été attribuée à un membre de la mission. Cependant, il est possible de le faire passer à l’état Assigned (Attribuée), In Progress (En cours), Paused (Suspendue) ou Completed (Terminée), selon le cas.

Les tâches contiennent quelques détails spécifiques, alimentés initialement lors de leur création, mais ces détails peuvent être mis à jour ultérieurement par des analystes de mission. Les détails requis pour la création d’une tâche sont le nom, la description et l’emplacement. Les détails facultatifs sont la priorité et la date d’échéance de la tâche.

Chacune des tâches est affichée sur la carte et représentée par un point. Ce point change de couleur en fonction du statut de la tâche, ce qui permet aux utilisateurs de Responder de l’identifier facilement et de la distinguer des autres points figurant sur la carte. Lorsque vous touchez une tâche sur la carte, l’écran Task Details (Détails de la tâche) s’ouvre.

My Tasks (Mes tâches)

L’écran My Tasks (Mes tâches), également appelé Liste des tâches, est l’écran dans lequel les utilisateurs Responder peuvent consulter et accéder aux tâches qui leur sont attribuées. Seuls les tâches qui leur sont attribuées sont visibles. Les tâches attribuées à d’autres membres de la mission n’apparaissent jamais sur la carte ou dans l’écran My Tasks (Mes tâches).

Lorsque l’écran My Tasks (Mes tâches) est ouvert, la carte zoome automatiquement sur l’outil Task Extent (Étendue des tâches) pour afficher toutes les tâches attribuées et permettre aux utilisateurs de Responder de les voir sur la carte. L’écran My Tasks (Mes tâches) inclut également un outil Zoom to Task (Zoom sur la tâche), qui permet à l’utilisateur de zoomer directement sur la carte sur toute tâche de la liste.

Les tâches sont affichées sur la liste suivant l’ordre chronologique, la plus ancienne apparaissant en premier. Chacune des tâches est affichée avec son nom, sa priorité et sa date d'échéance, avec l’icône de statut de la tâche. Les tâches peuvent avoir une priorité Low (Basse), Medium (Moyenne), High (Élevée) ou Critical (Critique) affichée avec une barre colorée, pour pouvoir l’identifier facilement dans la liste.

Lorsque vous touchez une tâche dans la liste, elle s’ouvre dans l’écran Task Details (Détails de la tâche).

Task Details (Détails de la tâche)

L’écran Task Details (Détails de la tâche) affiche toutes les informations incluses au moment de la création d’une tâche, mais également des champs à renseigner par les utilisateurs Responder.

La partie supérieure de l’écran Task Details (Détails de la tâche) contient toutes les informations de l’écran My Tasks (Mes tâches) (nom de la tâche, date d'échéance, priorité), ainsi que l’emplacement des coordonnées de la tâche. En dessous, se trouve la description de la tâche, fournie par l’analyste de mission, qui n’est visible que dans l’écran Task Details (Détails de la tâche).

Dans cet écran, les utilisateurs de Responder peuvent modifier le statut d’une tâche, ajouter des notes ou joindre des photos. Une fois qu’il a effectué l’une de ces actions, un utilisateur doit toucher le bouton Update Task (Mettre à jour la tâche) pour que la modification soit enregistrée.

Remarque :

Le statut de la tâche et les notes peuvent être modifiés ou mis à jour à volonté, mais une pièce jointe ne peut pas être supprimée d’une tâche une fois que cette dernière a été mise à jour

Modifier le statut d’une tâche

Le statut d’une tâche ne peut être modifié qu’à partir de l’écran Task Details (Détails de la tâche). La modification du statut change la manière dont une tâche est affichée dans l’écran My Tasks (Mes tâches) et sur la carte de la mission. Le statut d’une tâche peut être modifié à volonté. Toutefois, il n’est pas possible d’accéder à nouveau à une tâche terminée et cette dernière n’est plus affichée. Cela signifie que lorsque vous affectez le statut Completed (Terminée) à une tâche et que vous touchez le bouton de mise à jour, l’utilisateur est renvoyé à l’écran My Tasks (Mes tâches) et la tâche terminée est supprimée de la liste et de la carte de la mission.

Pour modifier le statut d’une tâche, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche) de la tâche.
2. Touchez l’icône de statut de la tâche.
3. Sélectionnez le statut auquel vous souhaitez passer.
4. Touchez Update Task (Mettre à jour la tâche).

L’icône de statut de votre tâche est mise à jour sur les écrans de la tâche et sur la carte de la mission. Si un rapport est joint à une tâche, le statut Completed (Terminée) n’est pas disponible. (Voir Tâches avec rapports)

Ajouter des notes à une tâche

Des notes peuvent être ajoutées à une tâche par le cessionnaire ; elles seront visibles par les analystes de mission une fois que la tâche a été mise à jour. Les notes sont limitées à 400 caractères et peuvent être utilisées de différentes manières, en fonction des besoins de la tâche.

Pour ajouter des notes à une tâche, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche) de la tâche.
2. Touchez le champ Notes (Notes).
3. Saisissez le texte de votre choix.
4. Touchez Update Task (Mettre à jour la tâche).

Les notes peuvent être mises à jour jusqu’à ce que la tâche soit placée au statut Completed (Terminée).

Joindre des photos à une tâche

Des photos peuvent être jointes à une tâche pour répondre à ses besoins ou fournir des informations supplémentaires sur une tâche. Elles peuvent être prises à l’aide de la caméra de l’appareil ou jointes à partir de sa bibliothèque. Les types de fichier pris en charge sont les suivants : .JPG, .JPEG et .PNG.

Remarque :

Les photos peuvent être jointes et supprimées si nécessaire, jusqu’à ce que la tâche soit mise à jour. Une fois que la tâche a été mise à jour, une photo jointe ne peut pas être modifiée, remplacée ou supprimée.

Pour joindre une photo à une tâche, procédez comme suit :

1. Ouvrez l’écran Task Details (Détails de la tâche) de la tâche.
2. Touchez le bouton Attachments (Pièces jointes).
3. Sélectionnez l’outil Camera (Caméra) ou Gallery (Bibliothèque).
4. Capturez ou sélectionnez votre photo.
5. Touchez Update Task (Mettre à jour la tâche).

Les photos jointes apparaissent dans une liste, sous le bouton Attachments (Pièces jointes).

Tâches avec rapports

Pendant la création d’une tâche, les analystes de mission ont la possibilité d’exiger qu’un rapport soit soumis pour terminer la tâche. Dans ce cas, la tâche ne diffère que très peu dans la mesure où elle contient les mêmes outils et options qu’une tâche normale.

Toutefois, les utilisateurs Responder n’ont pas la possibilité de faire passer une tâche au statut Completed (Terminée) à partir de l’écran Task Details (Détails de la tâche). Au lieu de cela, ils peuvent voir le bouton Submit Report (Soumettre le rapport) au bas de l'écran Task Details (Détails de la tâche). Lorsqu’ils touchent ce bouton, l’outil Report (Rapport) s’ouvre directement, ce qui vous permet de renseigner les champs nécessaires. Une fois que le rapport a été soumis, la tâche passe automatiquement au statut Completed (Terminée) et est supprimée de la liste des tâches et de la carte de la mission.