Configurer des salles de réunion

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

Les salles de réunion sont des espaces de conférence que les occupants peuvent réserver pour un usage temporaire lorsqu’ils doivent collaborer. ArcGIS Indoors can display meeting room schedules, filter nearby meeting rooms based on availability and capacity, and launch the calendar app with the selected location and time. Cela permet aux utilisateurs de trouver des salles de réunion disponibles lorsqu’ils en ont besoin. Les salles de réunion peuvent être attribués à des zones d’espace de travail, qui peuvent être configurées pour organiser les occupants et les espaces réservables gérés par votre organisation.

The Indoors mobile app supports managing meeting room reservations using the Indoors Reservations layer and Microsoft 365. Configurez des réservations de salles de réunion en suivant l’une des méthodes ci-après en fonction des besoins de votre organisation.

Conditions requises

ArcGIS Indoors includes Indoor Space Planner, which allows you to plan the activity of occupants, including assigning occupants to workspace areas with reservable meeting rooms. Meeting rooms can be booked through the Indoors mobile app or Indoor Viewer and are managed through the Reservations layer in the Indoors Information Model or through Microsoft 365.

You can also create restricted workspace areas in Space Planner to restrict bookings in an area to specific users. To book a meeting room in a restricted workspace area, an occupant must be assigned to the workspace area in Space Planner. Pour les zones d’espace de travail non restreintes, aucune attribution d’occupant n’est requise et n’importe quel membre de votre organisation ArcGIS peut réserver une salle de réunion dans la zone d’espace de travail.

Remarque :

If a workspace area is configured as restricted, the user signed in to the Indoors mobile app or Indoor Viewer must have an associated email address that matches the EMAIL field value of a record in the Occupants layer to book meeting rooms in that area.

Configurer les salles de réunion à l’aide de la couche Reservations

Pour utiliser ce mode de réservation des espaces de travail, la couche Réservations doit être ajoutée à la carte Web. Meeting room bookings are managed in the Indoors model and enable real-time visualization of meeting room availability.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Reservations (Réservations) modifiable.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Open the Indoors project in ArcGIS Pro.
2. Add the shared Space Planner web map to the project.
3. Ouvrez la carte préparée pour Indoors Mobile.
4. Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
5. Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
6. Ajoutez ou mettez à jour la source pour la couche Reservations (Réservations).

   Cette couche modifiable est utilisée pour la gestion des réservations d’espace et la visualisation des réservations sur une carte.

   Remarque :

   Vous devez inclure les champs RECURRENCE_ID et RECURRENCE_CONFIG dans la couche Réservations pour réaliser des réservations récurrentes.

   Vous pouvez configurer la couche Réservations comme temporelle et symboliser les salles de réunion disponibles pour qu’elles puissent être visuellement identifiées comme réservables.

7. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

8. Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
9. Enregistrez le projet.
10. Partagez la carte Web.

    Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

Configurer l’arrivée pour des salles de réunion

Vous pouvez activer la fonctionnalité d’arrivée et de départ lorsque vous configurez des réservations de salle de réunion à l’aide de la couche Réservations. Cela peut aider les utilisateurs à déterminer si une salle de réunion est occupée. Lorsqu’une réunion se termine avant l’heure de fin planifiée, les utilisateurs peuvent quitter la salle afin que celle-ci puisse être de nouveau réservée.

To configure the check in and check out functionality for meeting rooms using the Indoors Reservations layer, complete the following steps:

1. Open the project that contains the Indoors mobile map in ArcGIS Pro.

   Remarque :

   La couche Réservations doit déjà être présente sur la carte.

2. Ajoutez la table IndoorsConfig à la carte et ouvrez-la si nécessaire.
3. Dans la table IndoorsConfig, cliquez sur l’option Click to add new row (Cliquer pour ajouter une nouvelle ligne).
4. Saisissez ACTIVER_ARRIVÉE_DANS_SALLE_RÉUNION dans le champ Config Key.
5. Saisissez VRAI dans le champ Config Value.
6. Sous l’onglet Edit (Mettre à jour), dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer) .
7. Partagez la carte mobile.

Users can check in and check out of meeting rooms when using the Reservations layer in the Indoors mobile app.

Configurer des salles de réunion à l’aide de Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

• Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
• Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
• Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations
• Read user mailbox settings (Paramètres de lecture des boîtes aux lettres électroniques d’utilisateurs) : permet d’obtenir les paramètres de boîte aux lettres électronique tels que le fuseau horaire et les paramètres régionaux

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles. La disponibilité de cette entité peut être limitée si votre organisation restreint l’accès aux appareils gérés par la société via Microsoft Intune.

Ajouter des couches

Votre organisation doit disposer de la carte web qui a été préparée et partagée pour être utilisée dans Space Planner et de la couche Reservations (Réservations) modifiable.

Pour préparer une carte pour les zones d’espace de travail, procédez comme suit :

1. Open the Indoors project in ArcGIS Pro.
2. Add the shared Space Planner web map to the project.
3. Ouvrez la carte préparée pour Indoors Mobile.
4. Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
5. Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
6. Configurez la propriété Floors (Étages) de ces couches pour activer le filtre des étages dans l’application.

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte tenant compte des étages.

7. Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
8. Enregistrez le projet.
9. Partagez la carte Web.

   Si vous avez ajouté les couches à une carte Web existante qui est partagée avec votre organisation, vous pouvez enregistrer la carte Web sans avoir à la partager à nouveau. Vous pouvez ainsi préserver l’ID de la carte Web et les applications configurées avec la carte Web existante continueront de fonctionner.

Ajouter les ID d’adresse électronique

Your organization must have resource mailboxes in Microsoft 365 for each space that can be reserved so that a unique email address is associated with the space. Les boîtes aux lettres électroniques de ressources peuvent être des boîtes aux lettres de salle ou des espaces de travail.

Remarque :

Vérifiez que les options de planification, en particulier la durée maximale, sont définies en fonction des besoins de votre organisation.

Pour associer les unités à des ID d’e-mail, procédez comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
2. Mettez à jour le champ SCHEDULE_EMAIL avec les ID d’adresse e-mail uniques pour chaque unité de salle de réunion.
3. Cliquez sur l'onglet Modifier.
4. Dans le groupe Manage Edits (Gérer les mises à jour), cliquez sur Save (Enregistrer).

   Remarque :

   Assurez-vous que la colonne USE_TYPE possède des valeurs appropriées pour chaque unité de salle de réunion. Ces valeurs sont présentées comme des options lorsque vous réservez des espaces de travail.

5. Enregistrez le projet.

Conseil :

Si vous gérez des salles de réunion à l’aide de zones d’espace de travail, les salles de réunion attribuées à une zone d’espace de travail se verront affecter la valeur Meeting Room (Salle de réunion) pour le champ ASSIGNMENT_TYPE.

Réserver une salle de réunion

L’option de réunion apparaît dans le menu d’accès rapide des cartes pour lesquelles des réservations d’espace de travail sont configurées pour une réservation de salle de réunion. Si un nom personnalisé a été configuré pour l’option de réunion, il s’affiche à la place. Le volet affiche une liste des salles de réunion disponibles en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer la liste en fonction de la zone d’espace de travail, de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage et de la durée, puis choisir des réservations de salle de réunion quotidiennes ou hebdomadaires. Si un filtre d’équipement a été configuré, vous pouvez filtrer les salles de réunion listées en fonction de l’équipement disponible. Vous pouvez réserver n’importe quelle salle de réunion disponible qui répond à vos besoins.

Lorsqu’une salle de réunion disponible est sélectionnée sur la carte, l’option Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Cliquez sur Book (Réserver) pour afficher un planning des réunions pour cette salle. Pour planifier une réunion, cliquez sur un créneau disponible afin de prédéfinir les heures de début et de fin ou utilisez les options d’heure de début et d’heure de fin pour définir le créneau horaire. Vous pouvez activer l’option Repeat booking (Répéter la réservation) pour créer des réservations récurrentes.

Remarque :

Les applications mobiles Indoors appliquent les limites de planification configurées dans Space Planner lorsque vous tentez de réserver une salle de réunion. Les limites de planification peuvent uniquement être appliquées aux salles de réunion gérées dans des zones d’espace de travail.

Si des salles de réunion ont été configurées avec la couche Reservations (Réservations) dans ArcGIS Enterprise 11.2 ou version antérieure en configurant RESERVATION_METHOD sur Reservable (Réservable), les salles de réunion demeurent réservables dans 11.3 ou version ultérieure. Si vous ne voulez pas que les salles de réunion soient réservables dans 11.3 ou version ultérieure, définissez RESERVATION_METHOD sur Nul ou créez une zone d’espace de travail restreinte et attribuez-lui les salles de réunion. La valeur définie pour RESERVATION_METHOD n’est pas pertinente pour les espaces attribués aux zones d’espace de travail.

Dans Microsoft Outlook pour Mac, il n’est pas possible de modifier un événement qui dure toute la journée dans une série récurrente en réservation de journée partielle si la série récurrente a été créée dans Indoors for iOS à l’aide de Microsoft 365.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs auxquels le type Utilisateur de Indoors ou supérieur dans votre organisation ArcGIS sur ArcGIS Online ou ArcGIS Enterprise peuvent réserver une salle de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application mobile Indoors pour réserver des salles de réunion.

Afficher une réservation de salle de réunion

Vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Meeting (Réunion). Vous pouvez sélectionner vos réservations afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Vous pouvez notamment mettre à jour ou annuler la réservation et ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée si la réservation de salle de réunion est configurée avec la couche Réservations. Un indicateur apparaît pour toutes les réservations qui font partie d’une série récurrente.

Si la carte a été configurée pour les salles de réunion à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Vous pouvez également retirer la réservation de votre calendrier Google ou Outlook. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations de salles de réunion dans l’onglet Booked (Réservé).

Remarque :

Indoors for iOS s’intègre à l’application Calendrier mobile native. L’intégration avec des applications de calendrier tierces n’est pas prise en charge.