Alle Aufträge werden auf der Grundlage einer Auftragsvorlage erstellt, die mit einem Workflow-Diagramm verknüpft ist. Die Auftragsvorlage enthält die Standardeigenschaften, die einem Auftrag bei seiner Erstellung zugewiesen werden (beispielsweise den ersten Benutzer, dem der Auftrag zugewiesen wird), die Priorität und das Fälligkeitsdatum sowie alle weiteren Auftragseigenschaften, die von der Organisation hinzugefügt wurden.
Tipp:
Wenn Aufträge demselben Prozess folgen und ihre Standardeigenschaften sich unterscheiden, können Sie ein einzelnes Workflow-Diagramm mit mehreren Auftragsvorlagen verknüpfen, um unterschiedlichen Arbeitstypen eine eindeutige Gruppe von Standardeigenschaften zuzuweisen.
Erstellen von Auftragsvorlagen
Führen Sie diese Schritte aus, um Auftragsvorlagen zu erstellen:
- Rufen Sie die Workflow Manager-Web-App auf.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Entwerfen.
Die Seite Entwerfen wird angezeigt.
Hinweis:
Die Registerkarte Entwerfen ist nur verfügbar, wenn Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragsvorlagen
. Das Fenster Auftragsvorlagen wird angezeigt.
- Klicken Sie auf Neue erstellen.
Eine leere Auftragsvorlage wird im rechten Fenster angezeigt.
- Geben Sie in das Textfeld Name der Auftragsvorlage im Abschnitt Eigenschaften der Auftragsvorlage auf der Registerkarte Profil einen Namen für die Vorlage ein.
- Optional geben Sie in das Textfeld Zusammenfassung der Auftragsvorlage eine Beschreibung der Vorlage ein.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Status, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Entwurf: Speichern Sie eine unvollständige Auftragsvorlage als Entwurf.
- Aktiv: Speichern Sie die Auftragsvorlage, und stellen Sie sie zum Erstellen von Aufträgen zur Verfügung.
Hinweis:
Die Auftragsvorlage muss auf Aktiv eingestellt worden sein, bevor sie zum Erstellen von Aufträgen verwendet werden kann.
- Geben Sie optional eine Kategorie für die Vorlage an, oder wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus dem Kombinationsfeld Kategorie aus.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Aktuelles Workflow-Diagramm, und wählen Sie einen Workflow für die Auftragsvorlage aus.
Sie können auch ein Schlüsselwort in das Kombinationsfeld Aktuelles Workflow-Diagramm eingeben, um die Liste nach aktiven Workflows zu filtern, die das Schlüsselwort enthalten.
Das Workflow-Diagramm wird im Abschnitt Vorschau angezeigt.
- Geben Sie in den Abschnitt Standardmäßige Auftragseigenschaften die Standardeigenschaften für Aufträge ein, die mit der Auftragsvorlage erstellt werden.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Zugewiesen zu, und wählen Sie aus, welchem Benutzer neue Aufträge zugewiesen werden, wenn Sie mit dieser Auftragsvorlage erstellt werden.
Sie können auch ein Schlüsselwort in das Kombinationsfeld Zugewiesen zu eingeben, um die Liste nach Optionen zu filtern, die das Schlüsselwort enthalten.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Auftragspriorität, und wählen Sie die Priorität für neue Aufträge aus, die mit dieser Auftragsvorlage erstellt werden.
- Optional geben Sie in das Textfeld Standardmäßige Auftragsbeschreibung eine Beschreibung für neue Aufträge ein, die mit dieser Auftragsvorlage erstellt werden.
- Sie können auch das Kontrollkästchen Startdatum für Auftrag festlegen aktivieren und eine der folgenden Optionen auswählen, um die Einstellungen für das standardmäßige Startdatum für neue Aufträge anzugeben, die mit der Auftragsvorlage erstellt werden:
- Tag der Erstellung: Hierüber legen Sie das Startdatum auf den Tag fest, an dem der Auftrag erstellt wurde.
- Startdatum: Hierüber geben Sie ein Startdatum mithilfe des Kalenders an.
- Sie können auch das Kontrollkästchen Enddatum für Auftrag festlegen aktivieren und eine der folgenden Optionen auswählen, um die Einstellungen für das standardmäßige Enddatum für neue Aufträge anzugeben, die mit der Auftragsvorlage erstellt werden:
- Auftragsdauer: Hierüber geben Sie die erwartete Anzahl an Tagen an, die es bis zum Abschluss des Auftrags dauern wird.
- Enddatum: Hierüber geben Sie mithilfe des Kalenders ein Enddatum an.
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Zugewiesen zu, und wählen Sie aus, welchem Benutzer neue Aufträge zugewiesen werden, wenn Sie mit dieser Auftragsvorlage erstellt werden.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Erweiterte Eigenschaften, und wählen Sie die erweiterten Eigenschaftswerte aus, die automatisch eingegeben werden sollen, wenn Aufträge mit der Auftragsvorlage erstellt werden.
Hinweis:
Mit erweiterten Eigenschaften können Organisationen zusätzliche Eigenschaften zu Aufträgen speichern, um bestimmte Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
- Optional klicken Sie auf die Registerkarte Freigabe, und wählen die Workflow-Elementgruppen aus, die die Auftragsvorlage zum Erstellen von Aufträgen verwenden können sollen.
Die Auftragsvorlagen werden standardmäßig für alle freigegeben.
- Klicken Sie auf Speichern.
Es wird eine Bestätigungsmeldung mit dem Hinweis angezeigt, dass die Auftragsvorlage erfolgreich gespeichert wurde.
Wenn die Auftragsvorlage gespeichert wird und ihre Eigenschaft Status auf Aktiv gesetzt wird, können Sie mit ihr Aufträge erstellen.
Duplizieren von Auftragsvorlagen
Indem Sie eine Auftragsvorlage duplizieren, erstellen Sie eine Kopie der Auftragsvorlage, die als Ausgangspunkt für ähnlich geartete Arbeiten verwendet werden kann. Wenn Sie eine Auftragsvorlage duplizieren, die eine Tabelle mit erweiterten Eigenschaften enthält, wird die Tabelle automatisch für beide Auftragsvorlagen freigegeben. Führen Sie diese Schritte aus, um Auftragsvorlagen zu duplizieren:
- Rufen Sie die Workflow Manager-Web-App auf.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Entwerfen.
Die Seite Entwerfen wird angezeigt.
Hinweis:
Die Registerkarte Entwerfen ist nur verfügbar, wenn Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragsvorlagen .
Das Fenster Auftragsvorlagen wird angezeigt.
- Klicken Sie im Fenster Auftragsvorlagen auf die Auftragsvorlage, die Sie duplizieren möchten.
Hinweis:
Sie können ein Schlüsselwort in das Textfeld Auftragsvorlagen durchsuchen eingeben, um die Liste nach Auftragsvorlagen zu filtern, die das Schlüsselwort enthalten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen
und anschließend auf Auftragsvorlage duplizieren.Die duplizierte Auftragsvorlage wird im Fenster Auftragsvorlagen angezeigt, und an den Namen der Auftragsvorlage wird - Kopie angehängt.
Die Auftragsvorlage kann jetzt bearbeitet und zum Erstellen von Aufträgen verwendet werden. Wenn Sie eine Auftragsvorlage dupliziert haben, die eine Tabelle mit erweiterten Eigenschaften enthält, wird die Tabelle automatisch für beide Auftragsvorlagen freigegeben. Wenn Sie nicht möchten, dass die Tabelle für die duplizierte Vorlage freigegeben wird, können Sie die Tabelle mit den erweiterten Eigenschaften aus der duplizierten Auftragsvorlage löschen, ohne dass sich dies auf die ursprüngliche Auftragsvorlage auswirkt.
Bearbeiten von Auftragsvorlagen
Führen Sie diese Schritte aus, um Auftragsvorlagen zu bearbeiten:
- Rufen Sie die Workflow Manager-Web-App auf.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Entwerfen.
Die Seite Entwerfen wird angezeigt.
Hinweis:
Die Registerkarte Entwerfen ist nur verfügbar, wenn Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragsvorlagen .
Das Fenster Auftragsvorlagen wird angezeigt.
- Klicken Sie im Fenster Auftragsvorlagen auf die Auftragsvorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Hinweis:
Sie können ein Schlüsselwort in das Textfeld Auftragsvorlagen durchsuchen eingeben, um die Liste nach Auftragsvorlagen zu filtern, die das Schlüsselwort enthalten.
- Optional klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Status im Abschnitt Eigenschaften der Auftragsvorlage auf der Registerkarte Profil, und wählen eine der folgenden Optionen aus:
- Entwurf: Speichern Sie eine unvollständige Auftragsvorlage als Entwurf.
- Aktiv: Speichern Sie die Auftragsvorlage, und stellen Sie sie zum Erstellen von Aufträgen zur Verfügung.
- Veraltet: Legen Sie die Auftragsvorlage still, sodass sie nicht mehr zum Erstellen von Aufträgen verwendet werden kann.
Hinweis:
Die Auftragsvorlage muss auf Aktiv eingestellt worden sein, bevor sie zum Erstellen von Aufträgen verwendet werden kann.
- Aktualisieren Sie den Auftrag nach Bedarf.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Auftragsvorlage zu speichern.
Es wird eine Bestätigungsmeldung mit dem Hinweis angezeigt, dass die Auftragsvorlage gespeichert wurde.
Hinweis:
Wenn eine Auftragsvorlage aktualisiert wird, wird sie für alle neuen Aufträge verwendet. Für vorhandene Aufträge wird die vorherige Version der Auftragsvorlage weiterverwendet, und die Eigenschaften des Auftrags werden nicht aktualisiert.
Löschen von Auftragsvorlagen
Führen Sie diese Schritte aus, um Auftragsvorlagen zu löschen:
- Rufen Sie die Workflow Manager-Web-App auf.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Entwerfen.
Die Seite Entwerfen wird angezeigt.
Hinweis:
Die Registerkarte Entwerfen ist nur verfügbar, wenn Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragsvorlagen .
Das Fenster Auftragsvorlagen wird angezeigt.
- Klicken Sie im Fenster Auftragsvorlagen auf die Auftragsvorlage, die Sie löschen möchten.
Hinweis:
Sie können ein Schlüsselwort in das Textfeld Auftragsvorlagen durchsuchen eingeben, um die Liste nach Auftragsvorlagen zu filtern, die das Schlüsselwort enthalten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen und anschließend auf Auftragsvorlage löschen.
Das Dialogfeld Auftragsvorlage löschen wird angezeigt.
Vorsicht:
Gelöschte Auftragsvorlagen können nicht wiederhergestellt werden.
- Klicken Sie auf Ja, um die Auftragsvorlage zu löschen, oder auf Nein, um den Vorgang abzubrechen.
Wenn aktive Aufträge mit der Auftragsvorlage verbunden sind, kann sie nicht gelöscht werden.
Hinweis:
Wenn die Auftragsvorlage Tabellen mit erweiterten Eigenschaften enthält, werden sie nicht gelöscht.