У роли ArcGIS Workflow Manager должна быть лицензия, а отдельным участникам организации должна быть назначена лицензия для расширения типа пользователя ArcGIS Workflow Manager .
Более подробно о лицензировании ролей ArcGIS Server
Более подробно об управлении лицензиями расширений типов пользователей