L’onglet Additional Materials (Documents supplémentaires) vous permet de fournir des ressources ou des informations complémentaires aux membres de la mission. Les membres de la mission quels qu’ils soient peuvent sélectionner des documents existants dans leur contenu ou celui de leur organisation, ou en ajouter de nouveaux. Seul le propriétaire de la mission est autorisé à supprimer du contenu supplémentaire d’une mission.
Les documents supplémentaires peuvent être des documents, des images ou d’autres ressources utiles aux membres de la mission. Si aucun document supplémentaire n’est fourni, un message s’affiche indiquant qu’aucun document supplémentaire n’a été associé à cette mission.
Les documents supplémentaires peuvent utiliser les types de fichiers suivants :
- .doc
- .docx
- .xls
- .xlsx
- .ppt
- .pptx
- .csv
- .jpeg
- .jpg
- .png
- .tif
- .tiff
Modifier le mode Mise en page
L’onglet Additional Materials (Documents supplémentaires) peut être affiché dans trois mises en page différentes : table, liste et grille. Chaque mise en page vous permet d’afficher les informations du fichier et de le télécharger. La mise en page tabulaire est la mise en page par défaut.
Ajouter des documents supplémentaires
Il est possible d’ajouter des documents supplémentaires en téléchargeant de nouveaux fichiers ou en utilisant des fichiers de votre organisation.
Télécharger des documents supplémentaires
Pour télécharger des documents supplémentaires dans la mission, procédez comme suit ::
- Cliquez sur View Missions (Afficher les missions).
- Cliquez sur Mission Details (Détails de la mission) sur votre mission.
- Click the Additional Materials tab.
- Cliquez sur Upload (Télécharger).
Une boîte de dialogue s’ouvre, vous invitant à sélectionner le fichier que vous souhaitez télécharger.
- Cliquez sur le fichier à télécharger ou faites-le glisser.
- Le cas échéant, renommez le fichier.
- Cliquez sur Upload (Charger).
Une notification apparaît en bas de l’application confirmant que votre fichier a bien été téléchargé et qu’il figure désormais dans la liste des contenus disponibles.
Le fichier est téléchargé sur le portail de votre organisation en tant que nouvel élément et peut désormais être utilisé dans d’autres missions.
Ajouter des documents supplémentaires à partir de Mon contenu ou Mon organisation
Le propriétaire ou l’administrateur d’une mission peut utiliser des fichiers présents dans son contenu ou celui de son organisation.
- My Content (Mon contenu) : contenu vous appartenant que vous pouvez ajouter à la mission actuelle. Vous pouvez développer et réduire la liste. Pour récupérer davantage de ressources, cliquez sur More (Plus). Si aucun autre document n’est disponible dans My Content (Mon contenu), un message apparaît indiquant qu’aucun document n’a été trouvé.
- My Organization (Mon organisation) : contenu à votre disposition via le portail de votre organisation. Vous pouvez développer et réduire la liste. Pour récupérer davantage de ressources, cliquez sur More (Plus). Si aucun autre document n’est disponible, un message apparaît indiquant qu’aucun document n’a été trouvé.
Pour ajouter des documents à partir de My Content (Mon contenu) ou My Organization (Mon organisation) procédez comme suit :
- Cliquez sur View Missions (Afficher les missions).
- Cliquez sur Mission Details (Détails de la mission) sur votre mission.
- Click the Additional Materials tab.
- Localisez le fichier.
- Cliquez sur Add (Ajouter).
Une notification apparaît en bas de l’application confirmant que votre fichier a bien été téléchargé et qu’il figure dans la liste des contenus disponibles.
Supprimer des fichiers de l’onglet Documents supplémentaires
Supprimer des fichiers vous permet de vous débarrasser des documents inutiles ou obsolètes de votre mission. Pour supprimer des fichiers, procédez comme suit :
- Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez supprimer dans la table Documents supplémentaires ou cliquez sur Select All (Tout sélectionner) pour choisir tous les fichiers disponibles. Le nombre de fichiers sélectionnés apparaît au-dessus de la table.
- Cliquez sur Supprimer.
Une notification apparaît en bas de l’application, confirmant que votre fichier a bien été supprimé. De plus, avant de cliquer sur Remove (Supprimer), vous pouvez cliquer sur Clear Selection (Effacer la sélection) si vous décidez de ne pas supprimer les fichiers.
Filtrer par titre
Les documents supplémentaires ajoutés à la mission peuvent faire l’objet d’une recherche ou être filtrés par titre. Pour filtrer par titre, procédez comme suit :
- Cliquez sur View Missions (Afficher les missions).
- Cliquez sur Mission Details (Détails de la mission) sur la mission.
- Click the Additional Materials tab.
- Saisissez le nom du fichier dans la barre de recherche.
- Supprimez le texte pour effacer les données de la barre de recherche.
Trier par titre
Les fichiers figurant dans Additional Materials (Documents supplémentaires) peuvent être triés en ordre croissant ou décroissant par champs. Par défaut, le tri est effectué par Date de modification dans l’ordre décroissant. Pour trier des fichiers, procédez comme suit :
- Choisissez un champ dans le menu de tri ou cliquez sur le titre de la table. Les options de tri suivantes sont disponibles :
- Date Created (Date de création)
- Date de modification
- Owner (Propriétaire)
- Title (Titre)
- Cliquez sur le bouton de sens du tri pour passer d’un tri par ordre croissant à un tri par ordre décroissant et inversement.
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