Configurer des salles de réunion

Disponible avec l’extension ArcGIS Indoors Spaces.

ArcGIS Indoors peut afficher les calendriers des salles de réunion, filtrer les salles de réunions à proximité en fonction de la disponibilité et de la capacité et lancer l’application Calendrier pour l’emplacement et l’heure sélectionnés. Cela permet aux utilisateurs de trouver rapidement des salles de réunion disponibles lorsqu’ils en ont besoin.

Les réservations peuvent être gérées dans vos données Indoors ou à l’aide d’un système externe. Indoors prend en charge l’intégration à Microsoft 365. Configurez des réservations de salles de réunion en suivant l’une des méthodes ci-après en fonction des besoins de votre organisation.

Configurer les salles de réunion à l’aide de la couche Reservations

Pour configurer des salles de réunion avec la couche Reservations (Réservations), procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour les applications mobiles Indoors.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
3. Recherchez le champ RESERVATION_METHOD.

   Ce champ est créé lorsque vous utilisez l’outil Créer une base de données Indoors dans ArcGIS Pro 2.9 ou version ultérieure. Si vous avez créé une géodatabase Indoors à l’aide de ArcGIS Pro 2.8 ou une version antérieure, exécutez l’outil Mettre à niveau la base de données Indoors pour effectuer la mise à jour de la structure de la classe d’entités Reservations (Réservations) avec le champ RESERVATION_METHOD, ainsi que toute autre mise à jour de structure conforme au dernier modèle d’information ArcGIS Indoors de la version installée de ArcGIS Pro.

4. Définissez la valeur Réservable pour le champ RESERVATION_METHOD pour toutes les unités que vous voulez mettre à disposition pour les réservations de salle de réunion.

   Par exemple, pour configurer toutes les salles de conférence comme réservables, utilisez l’outil Sélectionner selon les attributs et définissez l’expression sur Where Use Type is equal to Conference Room. Ensuite, utilisez l’outil Calculer un champ et définissez l’expression RESERVATION_METHOD = 1 afin de définir la valeur de champ Réservable pour les salles de conférence.

   Remarque :

   Sélectionnez la case à cocher Enforce Domain (Appliquer le domaine) dans l’outil pour appliquer les valeurs de domaine lors de la mise à jour des données.

5. Si vous le souhaitez, ajoutez la capacité de chaque unité de salle de réunion dans le champ CAPACITY.

   L’ajout de valeurs à ce champ vous permet de filtrer les salles de réunion en fonction de leur capacité.

6. Ajouter la couche Reservations (Réservations).
7. Configurez la propriété Floors (Étages) et désactivez la visibilité de la couche Reservations (Réservations).

   Définissez le champ LEVEL_ID de la couche pour la propriété Floors (Étages). Vous pouvez utiliser le filtre des étages pour visualiser l’occupation en temps réel des salles par étage pour un bâtiment sur la carte gérant les étages.

8. Enregistrez les modifications et partagez la carte sous forme de carte mobile.

Configurer avec Microsoft 365

L’utilisation de cette méthode de réservation d’espaces de travail exige que votre organisation définisse les boîtes aux lettres de ressource dans Microsoft 365. L’application Indoors envoie une demande de réservation via l’API Microsoft Graph. Les autorisations suivantes sont requises :

• Sign in and read user profile (Se connecter et lire le profil d’utilisateur) : permet de vérifier qu’un utilisateur a accès aux boîtes aux lettres électroniques de ressources
• Read user calendars (Lire les calendriers utilisateur) : permet d’obtenir les heures de disponibilité des salles
• Full access to user calendars (Accès complet aux calendriers utilisateur) : permet de créer un événement pour les nouvelles réservations

Selon la façon dont votre organisation a défini les règles dans Microsoft Azure, le consentement de l’administrateur peut être requis pour les autorisations demandées avant que l’organisation ne commence à utiliser Indoors pour réserver des salles.

Si votre organisation limite l’accès ou protège les applications à l’aide de Microsoft Intune dans le cadre de la gestion des applications mobiles (GAM), vous devez utiliser l’application ArcGIS Indoors for Intune, disponible dans Apple App Store.

Pour configurer la réservation de salles de réunion à l’aide de Microsoft 365, procédez comme suit :

1. Ouvrez un projet Indoors dans ArcGIS Pro et activez la carte préparée pour Viewer.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la couche Units (Unités) et sélectionnez Attribute Table (Table attributaire) .
3. Ajoutez les adresses électroniques uniques de boîte aux lettres de ressource des unités de salles de réunion au champ SCHEDULE_EMAIL.
4. Si vous le souhaitez, ajoutez la capacité de chaque unité de salle de réunion dans le champ CAPACITY.

   L’ajout de valeurs à ce champ vous permet de filtrer les salles de réunion en fonction de leur capacité.

5. Enregistrez les modifications et partagez le paquetage de cartes mobiles.

Réserver une salle de réunion

Le bouton Meeting (Réunion) apparaît dans le menu d’accès rapide des cartes pour lesquelles des réservations de salles de réunion sont configurées. Vous pouvez aussi planifier une réunion en cliquant sur le bouton Add Event (Ajouter un événement). La vue des salles de réunion affiche une liste des salles de réunion en fonction de la localisation et de la durée. Vous pouvez filtrer les salles en fonction de la localisation, du site, du bâtiment, de l’étage, de la capacité et de la durée de la réunion. Si un filtre d’équipement est configuré, vous pouvez également filtrer les salles de réunion en fonction de l’équipement disponible.

Lorsqu’une salle de réunion est sélectionnée sur la carte, le bouton Book (Réserver) apparaît sur la fiche d’informations. Appuyez sur le bouton pour afficher un planning des réunions programmées dans cette salle. Pour planifier une réunion, cliquez sur un créneau disponible afin de prédéfinir les heures de début et de fin ou utilisez les champs Time (Heure) pour définir le créneau de votre choix.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs doivent disposer du rôle Mise à jour ou supérieur dans votre organisation ArcGIS dans ArcGIS Online pour réserver une salle de réunion.Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de la couche Reservations (Réservations), les utilisateurs doivent disposer du rôle Mise à jour ou supérieur dans votre organisation ArcGIS dans ArcGIS Enterprise pour réserver une salle de réunion.

Si des salles de réunion sont configurées à l’aide de Microsoft 365, vous devez vous connecter à votre compte Microsoft 365 dans l’application Viewer pour réserver des salles de réunion.

Remarque :

Si vous utilisez Firefox ou Safari pour ouvrir l’application Viewer, vérifiez que le navigateur autorise les fenêtres contextuelles du site hôte avant de vous connecter.

Afficher une réservation de salle de réunion

Si la carte est configurée pour les réservations de salles de réunion à l’aide de la couche Reservations (Réservations), vous pouvez afficher les salles que vous avez réservées dans l’onglet Booked (Réservé) du volet Meeting (Réunion). Vous pouvez sélectionner vos réservations afin d’ouvrir la fiche d’informations et effectuer diverses actions. Vous pouvez alors ajouter un rappel dans votre application de calendrier préférée sur l’appareil, modifier la réservation ou l’annuler.

Si la carte a été configurée pour les salles de réunion à l’aide de Microsoft 365, l’application Indoors envoie une demande via le compte Microsoft avec lequel l’utilisateur s’est connecté à Indoors. Les utilisateurs reçoivent alors un courrier électronique automatique qui indique si la demande a été acceptée ou rejetée, et un événement est ajouté à leur calendrier. Vous pouvez également retirer la réservation de votre calendrier Google ou Outlook. Cela équivaut à utiliser des applications Microsoft telles que Microsoft Outlook ou Microsoft Teams lors de la réservation de salles. Vous pouvez également afficher, modifier et annuler le statut d’acceptation des réservations de salles de réunion dans l’onglet Booked (Réservé).

Remarque :

Indoors for iOS s’intègre à l’application Calendrier mobile native. L’intégration avec des applications de calendrier tierces n’est pas prise en charge.