Introducción a las reservas de espacios de trabajo

Disponible con la extensión ArcGIS Indoors Spaces.

La administración de los espacios disponibles ayuda a las organizaciones a reducir los costes y promover la productividad, permite que los empleados tengan un horario flexible y los anima a trabajar en colaboración cuando es necesario. Por ejemplo, es posible que su organización desee asignar determinadas áreas para un uso compartido que los empleados puedan reservar durante unas horas, como salas de reuniones para colaborar con otras personas, o durante unos días, como áreas de hotelling para uso personal mientras visitan una oficina o para tareas concretas. Indoors permite a los usuarios buscar interactivamente las salas disponibles según sus necesidades. Los administradores pueden habilitar reservas recurrentes para hoteles de oficina si su organización tiene empleados híbridos que están in situ durante días específicos de la semana. Los administradores también pueden hacer que ciertos espacios no se puedan reservar para cumplir las normas de distanciamiento social definidas por la organización. Por ejemplo, puede hacer que todas las demás unidades no se puedan reservar y evitar aglomeraciones si los espacios están muy cerca.

Puede configurar las salas de reuniones y espacios de hotelling y la forma de reservarlas en la aplicación. En las aplicaciones móviles Indoors o Indoor Viewer, los usuarios pueden encontrar de forma interactiva los espacios de trabajo disponibles en el mapa o buscarlos en función del tiempo, la duración, la capacidad, la ubicación y el equipo disponible. Los usuarios también pueden realizar reservas recurrentes de áreas de hotelling y salas de reuniones durante días específicos de la semana y actualizar casos individuales o series completas según sea necesario.

Puede configurar las reservas de hotelling y salas de reuniones mediante Microsoft 365, la capa de reservas o una combinación de ambos. Por ejemplo, si su organización utiliza Microsoft 365 para las reservas de salas de reuniones, puede utilizar Microsoft 365 para las reservas de hotelling o utilizar la capa de reservas. Elija la configuración que mejor se adapte a las necesidades de su organización.

Capacidades de reserva de espacio de trabajo

Las tablas siguientes enumeran las capacidades disponibles al configurar reservas de espacios de trabajo para áreas de hotelling y salas de reuniones usando Microsoft 365 y la capa de reservas de Indoors, así como las capacidades disponibles para los administradores de reservas cuando usan la capa de reservas. Una marca de verificación () en una columna significa que la capacidad especificada está disponible con el método de configuración indicado.

Hotelling

Recurso	Microsoft 365	Capa Reservations de Indoors
Crear, editar y cancelar reservas
Crear, editar y cancelar reservas periódicas
Check-in y check-out
Agregar y eliminar las reservas del calendario	(automáticamente en Outlook)	(cualquier aplicación de calendario)
Configurar límites de programación
Filtrar por equipo
Visualizar la disponibilidad de habitaciones en el mapa
Asignar gestores de reservas para reservar en nombre de otros

Salas de reuniones

Recurso	Microsoft 365	Capa Reservations de Indoors
Crear, editar y cancelar reservas
Crear, editar y cancelar reservas periódicas
Check-in y check-out		(configuración opcional)
Agregar y eliminar las reservas del calendario	(automáticamente en Outlook)	(cualquier aplicación de calendario)
Configurar límites de programación
Filtrar por equipo
Visualizar la disponibilidad de habitaciones en el mapa

Configurar reservas de espacios de trabajo con Microsoft 365

Las aplicaciones de Indoors admiten la integración con Microsoft 365 para configurar reservas de espacios de trabajo. Si su organización administra reservas de salas mediante buzones de correo de salas o espacios de trabajo y permite a los usuarios reservar salas con aplicaciones como Microsoft Outlook, puede permitirles reservar salas con las aplicaciones web y móviles de Indoors. Las aplicaciones Indoors también se integran con el calendario de modo que, cuando se confirma una solicitud de reserva, se agregue un evento al calendario y la ubicación de la sala se pueda visualizar en el mapa de interiores en la aplicación Indoors.

Nota:

Solo se admite la integración con Microsoft 365. Microsoft Exchange Server no se admite. Si su organización usa Microsoft Intune para la administración de aplicaciones móviles (MAM), sus usuarios deben instalar la aplicación móvil Indoors para Intune.

La configuración de reservas con Microsoft 365 es compatible con hotelling y salas de reuniones en Indoors móvil. Puede configurarlas agregando la dirección de correo electrónico del buzón de correo de recursos a los datos de interiores.

Para habilitar las reservas de hotelling usando Microsoft 365, debe incluir la tabla Áreas, la capa Unidades y la capa Ocupantes. La tabla y las capas deben incluir los siguientes campos:

• Tabla Áreas: AREA_ID, AREA_NAME y AREA_TYPE

  Nota:

  Si no incluye una tabla Áreas en el mapa web, pero hay una tabla Áreas en la misma capa de entidades alojada que la capa Ocupantes, la aplicación móvil de Indoors accede a la tabla desde la capa de entidades alojada.

• Capa Unidades:SCHEDULE_EMAIL
• Capa Ocupantes: EMAIL y KNOWNAS

Configurar reservas de espacios de trabajo con la capa Reservations

Las aplicaciones de Indoors admiten la gestión de reservas de espacios de trabajo mediante la capa Reservations que se puede incluir en un paquete de mapas móviles.

Esta configuración proporciona las siguientes ventajas:

• Visualizar la disponibilidad de las salas en el mapa creando simbología codificada por colores para la capa Reservations.
• Realizar análisis sobre los datos de reservas para tomar decisiones informadas sobre la administración del espacio.
• Realizar el registro de entrada y salida de las áreas de hotelling y las salas de reuniones para ver el estado de las reservas en tiempo real.
• Programe y administre reservas periódicas para áreas de hotelling y salas de reuniones que utilice con regularidad.
• Eliminar la dependencia de sistemas externos para administrar reservas.
• Integrar con aplicaciones de calendario de terceros, como Apple, Outlook y Google.

Para habilitar las reservas de espacio de trabajo cuando se usa la capa de reservas, debe incluir la tabla de áreas, la capa de unidades y la capa de ocupantes. La tabla y las capas deben incluir los siguientes campos:

• Tabla Áreas: AREA_ID, AREA_NAME yAREA_TYPE

  Nota:

  Si no incluye una tabla Áreas en el mapa web, pero hay una tabla Áreas en la misma capa de entidades que la capa Ocupantes, la aplicación móvil de Indoors accede a la tabla desde la capa de entidades.

• Capa Unidades:RESERVATION_METHOD
• Capa Ocupantes: EMAIL y KNOWNAS

Nota:

Las reservas periódicas requieren la presencia de los campos RECURRENCE_ID y RECURRENCE_CONFIG en la capa de reservas.

Para habilitar las reservas de salas de reuniones con la capa de reservas, debe incluir la capa de unidades y esta capa debe incluir el campo RESERVATION_METHOD.

La capa Reservas también se puede agregar a mapas que no sean su mapa de Indoors y compartirla con grupos en una organización para usarla en aplicaciones como ArcGIS Dashboards para crear gráficos para el uso en análisis de espacios reservables.

La configuración de reservas de espacios de trabajo con la capa de reservas requiere la realización de los siguientes pasos de alto nivel:

1. Cree la clase de entidad Reservations.
2. Publique la capa Reservations en su organización de ArcGIS y compártala con los usuarios de la organización.
3. Configure los ajustes de edición, seguridad y tiempo para la capa de entidades alojada.
4. Agregue la capa Reservations a un mapa para usarla en las aplicaciones web y móvil de Indoors.

Estos pasos se detallan en las siguientes secciones.

Crear la clase de entidad Reservations

Si crea una geodatabase de Indoors utilizando la herramienta Crear base de datos de Indoors en ArcGIS Pro 2.9 o versiones posteriores, la clase de entidad Reservations se agrega automáticamente al dataset de Indoors.

Partiendo de ArcGIS Pro 3.0, la herramienta Crear base de datos de Indoors crea la clase de entidad Reservas con una regla de atributo de restricción que ofrece seguridad extra en los flujos de trabajo de reserva de espacios de trabajo cuando las reservas se modifican fuera de la web y las aplicaciones móviles de Indoors.

Nota:

Las reglas de atributos no son compatibles en ArcGIS Online.

La herramienta Actualizar base de datos de Indoors crea la clase de entidad Reservas si aún no existe, y agrega o actualiza automáticamente la regla de atributos de restricción de acuerdo con el último Modelo de información de ArcGIS Indoors mientras actualiza una base de datos de Indoors existente.

Cuando un usuario del portal Enterprise intenta editar o eliminar una reserva que se hizo para otra persona, la regla de atributos no permite que se confirme el cambio a menos que el usuario sea un administrador de reservas para el área de la unidad reservada, el usuario tenga asignado el rol de administrador del portal o el usuario es el usuario para el que se hizo la reserva.

Compartir la capa Reservations

Debe incluir la capa de entidades Reservations en un mapa de interiores y compartirla con los miembros de su organización de ArcGIS para que los usuarios puedan acceder a las funciones de reserva de espacios de trabajo en las aplicaciones de Indoors. Una vez que la capa Reservations se comparte con su organización, los usuarios pueden acceder a la información más reciente sobre la disponibilidad de las salas y reservar espacios de trabajo.

Cuando comparte la capa Reservations desde ArcGIS Pro 3.0 o versiones posteriores, la capa se comparte como una capa de entidades de Indoors Spaces si su organización de ArcGIS incluye la licencia para Indoors Spaces. Las capas de entidades de Indoors Spaces se pueden editar por miembros de su organización de ArcGIS con tipos de usuario asociados a un rol predeterminado de Viewer o superior (incluidos los usuarios con el tipo de usuario Usuario de Indoors al utilizar las aplicaciones Indoor Viewer y Indoor Space Planner), lo que les permite a estos usuarios acceder a las funcionalidades de reserva de los espacios de trabajo.

Para publicar la capa Reservas como capa de entidades web y compartirla con los miembros de su organización ArcGIS, siga estos pasos:

1. Abra un mapa de Indoors en ArcGIS Pro.
2. Agregue la clase de entidad Reservations al mapa de Indoors.

   La clase de entidad Reservations se crea al utilizar la herramienta Crear base de datos de Indoors en ArcGIS Pro 2.9 y versiones posteriores. Si tiene una geodatabase de Indoors creada en ArcGIS Pro 2.8 o anterior, ejecute la herramienta Actualizar base de datos de Indoors para actualizar el esquema de geodatabase de Indoors al último modelo de Indoors. Esta herramienta crea automáticamente en su geodatabase de Indoors, durante el proceso de actualización, los elementos de esquema que faltan y que son necesarios para las reservas de espacios de trabajo.

3. Configure la capa Reservations para que tenga en cuenta las plantas.
4. Haga clic con el botón derecho del ratón en la capa Reservations y haga clic en Compartir > Compartir como capa web.

   Aparece el panel Compartir como capa web.

5. Defina los parámetros de uso compartido según sea necesario.

   Si va a compartir en ArcGIS Online, elija la opción Entidad del parámetro Tipo de capa para compartir una capa de entidades alojada.

   Si está compartiendo con ArcGIS Enterprise, elija la opción Imagen de mapa y active la casilla Entidad en Referencia a datos registrados para el parámetro Datos y Tipo de capa. Esta configuración es necesaria para utilizar la regla de atributo de seguridad de reserva.

6. Configure ajustes para la capa de entidades web Reservations completando los siguientes pasos:
   1. Haga clic en la pestaña Configuración en la pestaña Configurar capas de debajo si es necesario.
   2. En Capas, junto a Entidad, haga clic en el botón Configurar propiedades de capa web .
   3. Active la casilla de verificación Habilitar edición y permitir a los editores y active las casillas de verificación Agregar,Eliminar y Actualizar para habilitar la edición de la capa de entidades web.
   4. Active las casillas de verificación Habilitar sincronización y Exportar datos.
   5. En la parte superior del panel, haga clic en el botón Atrás para volver a la lista de capas y funcionalidades.

      Más información sobre cómo configurar las propiedades de la capa de entidades web

7. Haga clic en Analizar y solucione los errores encontrados.
8. Haga clic en Publicar.

   La capa Reservations se publica como una capa de entidades de Indoors Spaces en su organización de ArcGIS.

9. Haga clic en la opción Administrar la capa web que aparece en el panel Compartir como capa web.

   La página de elemento de la capa Reservation aparece en un navegador web.

10. Haga clic en el botón Compartir y elija una opción:
    • Organización: comparta la capa con todos los miembros de su organización.
    • Editar uso compartido de grupo: agregue los grupos que deberían tener acceso a la capa.
11. Haga clic en Guardar.

    La capa de entidades wed de Reservations se comparte con los miembros de la organización de ArcGIS que elija. Puede configurar los ajustes de capa que se utilizarán para la reserva de espacios de trabajo en las aplicaciones de Indoors.

Configurar los ajustes de edición

Las aplicaciones de Indoors requieren capacidades de edición definidas en la capa Reservations para crear o actualizar entidades de reserva cuando los usuarios reservan espacios en las aplicaciones de Indoors. Si la capa de reservas es una capa de entidades alojada, puede configurar los ajustes de edición en su organización de ArcGIS.

Nota:

Si la capa Reservas es una capa web que hace referencia a datos registrados en ArcGIS Enterprise, puede configurar los ajustes de edición antes de compartir la capa web. Si comparte una capa de entidades web que hace referencia a datos registrados, las operaciones de edición no se pueden modificar mediante el sitio web de su organización de ArcGIS; utilice ArcGIS Server Manager para editar las propiedades del servicio en su lugar.

Para configurar los ajustes de edición necesarios para la capa en su organización ArcGIS, siga estos pasos:

1. Haga clic en Mi contenido y haga clic en la capa de entidades alojada.
2. Haga clic en la pestaña Configuración.
3. En la sección Capa de entidades (alojada), en Edición, active la casilla de verificación Habilitar edición.
4. En la sección ¿Qué tipo de edición se permite?, configure las opciones de edición de la siguiente manera:
   1. Active la casilla de verificación Agregar.
   2. Active la casilla de verificación Eliminar.
   3. Active la casilla de verificación Actualizar.
   4. Elija la opción Atributos y geometría.
5. Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de seguridad

Si utiliza ArcGIS Enterprise y ha compartido la capa Reservas con la opción de referencia a datos registrados, puede administrar la configuración de seguridad mediante reglas de atributos. A partir de ArcGIS Pro 3.0, la herramienta Crear base de datos de Indoors crea la clase de entidad Reservations con una regla de atributo de restricción que garantiza que las reservas de hotelling solo puedan editarlas los gestores de reservas, los administradores del portal y el usuario para quien se hizo la reserva, incluso cuando las reservas se editen fuera de la web y las aplicaciones móviles de Indoors. Puede utilizar la herramienta Actualizar base de datos de Indoors en ArcGIS Pro para actualizar una geodatabase de Indoors con las últimas reglas de atributos de seguridad si la base de datos de Indoors no las tiene.

Nota:

Para aumentar la seguridad proporcionada por la regla de atributo de restricción, la capa Reservas se debe publicar en ArcGIS Enterprisecomo capa web que hace referencia a los datos registrados. Las reglas de atributos no están disponibles en las capas de entidades alojadas en ArcGIS Online.

Si publicó la capa Reservations como capa web alojada utilizando la opción Copiar todos los datos, puede utilizar la configuración de edición avanzada para realizar un seguimiento de las ediciones, proteger los datos frente a cambios no deseados e impedir que los usuarios editen entidades que no hayan creado.

Para mayor seguridad en ArcGIS Online, siga estos pasos:Para mayor seguridad en un portal de Enterprise, siga estos pasos:

1. Haga clic en Mi contenido y haga clic en la capa de entidades alojada.
2. Haga clic en la pestaña Configuración.
3. Si lo desea, active la casilla de verificación Impedir que este elemento se elimine accidentalmente en la sección Protección contra eliminación para mayor protección.
4. En la sección Edición, configure lo siguiente:
   1. Active la casilla Habilitar tiempo.
   2. Active la casilla Rastrear quién editó los datos (nombre de editor, fecha y hora).
   3. En ¿Qué tipo de edición se permite?, active las casillas de verificación Agregar, Eliminar y Actualizar y elija la opción Atributos y geometría.
   4. En Qué entidades pueden editar los editores, elija las opciones Los editores pueden editar todas las entidades o Los editores solo pueden editar sus propias entidades (requiere seguimiento).

      Si la edición de entidades de la capa de reservas está establecida en Los editores solo pueden editar sus propias entidades (requiere seguimiento), cuando las reservas las hace un gerente de reservas, las opciones para editar, realizar el registro de entrada y salida o cancelar una reserva solo están disponibles para dicho gerente de reservas. Si elige Los editores pueden editar todas las entidades, estas opciones están a disposición tanto del gestor de reservas como de la persona para la que se ha hecho la reserva. La regla de atributo de restricción ofrece seguridad adicional porque evita que otra persona haga modificaciones en los registros de reserva fuera de las aplicaciones móviles y web de Indoors.

   Precaución:

   No elija Los editores solo pueden ver sus propias entidades (requiere seguimiento) para la opción Qué entidades pueden ver los editores. Si elige esta opción, los usuarios de la aplicación no tendrán acceso a la disponibilidad precisa de los espacios.

Puede agregar esta capa a un mapa de interiores para permitir reservar espacios de trabajo y administrarlos en las aplicaciones de Indoors.

Configurar los ajustes de tiempo

Puede configurar los ajustes de tiempo de la capa Reservations. Si la convierte en una capa temporal, podrá visualizar las reservas a lo largo del tiempo.

La aplicación Indoors for iOS admite la visualización de la capa Reservations con la función de tiempo habilitada en tiempo real. Si tiene un filtro de duración establecido para una fecha y una hora futuras, la aplicación Indoors for iOS muestra las reservas durante la duración especificada en el mapa. Esto permite visualizar la disponibilidad de hotelling y salas de reuniones y revisar las salas reservadas por otras personas en esa fecha y hora de manera que pueda encontrar las que estén disponibles cerca si desea colaborar.

Para configurar los ajustes de tiempo de la capa Reservations, siga estos pasos:

1. Haga clic en Mi contenido y haga clic en la capa de entidades alojada.
2. En la sección Capas, haga clic en la capa de polígono Reservations.
3. Haga clic en el botón Editar en Configuración de tiempo.

   Aparece la ventana Configuración de tiempo.

4. Active la casilla Habilitar tiempo.
5. Elija la opción intervalos de tiempo con tiempos de inicio y fin y establezca Campo de hora de inicio como Hora de inicio y Campo de hora de fin como Hora de finalización.
6. Haga clic en Aceptar.

La capa Reservations tiene el tiempo habilitado. En Visor de mapas, establezca la capa Reservations para que se refresque periódicamente para que aparezca información actualizada en la aplicación.

Agregar la capa de entidades web a un mapa de Indoors

Una vez que haya publicado, comparta y configure la capa Reservations en su organización ArcGIS, podrá agregarla a los mapas de Indoors en ArcGIS Pro para usarla en las aplicaciones web y móviles de Indoors:

Para crear la capa Reservations a partir de una capa de entidades web, siga estos pasos:

1. Abra el mapa de Indoors en el que haya agregado la capa Reservations en ArcGIS Pro.
2. En el panel Contenido, haga clic con el botón derecho en la capa Reservations y luego haga clic en Propiedades.

   Aparece el panel Propiedades de capa.

3. Haga clic en la pestaña Fuente y haga clic en Establecer fuente de datos.
4. Vaya a la capa de entidades alojada en la sección Portal y haga clic en Aceptar.
La capa Reservations del mapa de Indoors se obtiene ahora desde la capa de entidades alojada. Cuando compartas el mapa web, se publicará como una capa de entidades editable independientemente de cómo configure el resto de capas del mapa.

La capa Reservations se debe obtener de la misma capa web en el mapa web para la aplicación Viewer y el paquete de mapas móviles para las aplicaciones móviles Indoors, de modo que accedan a los mismos datos subyacentes y puedan mostrar información actualizada sobre reservas y ocupación en todas las aplicaciones simultáneamente. Puede agregar la capa Reservations a mapas adicionales mediante el cuadro de diálogo Agregar datos de ArcGIS Pro.

Configurar mediante una combinación de la capa Reservations de Indoors y Microsoft 365

Dependiendo de las necesidades de su organización, puede configurar las reservas de espacio de trabajo con la capa Reservations de Indoors o con Microsoft 365. Sin embargo, no necesita utilizar el mismo método para reservar el hotelling y las salas de reuniones. Indoors móvil admite una combinación de métodos de reserva.

Por ejemplo, es posible que su organización tiene buzones de sala Microsoft 365 para reservar las salas de reuniones y que usted no quiera crear nuevos buzones de sala para las reservas de hotelling debido a la sobrecarga y el mantenimiento, puede configurar las reservas de hotelling para que utilicen la capa Reservations de Indoors en su lugar. Ambos métodos pueden configurarse en el mismo mapa móvil.

Para configurar la reserva de hotelling con la capa Reservations de Indoors y de salas de reuniones mediante Microsoft 365, realice estos pasos:

1. Abra el proyecto que contiene el mapa móvil de Indoors en ArcGIS Pro.

   Nota:

   La capa Reservations debe existir en el mapa. Asimismo, las unidades deben estar configuradas como hotelling y debe haber agregado buzones de sala al campo SCHEDULE_EMAIL para las unidades configuradas como salas de reuniones con el fin de reservarlas con Microsoft 365.

2. Agregue la tabla IndoorsConfig al mapa y ábrala.
3. Agregue los siguientes valores de Config Key y Config Value a la tabla:
   • Config Key: utilice OFFICE_HOTEL_M365 para configurar reservas para hotelling; utilice MEETING_ROOM_M365 para configurar reservas para salas de reuniones.
   • Config Value: 1.
4. En la pestaña Editar, en el grupo Administrar ediciones, haga clic en Guardar .
5. Comparta el mapa móvil.

Ahora puede emplear una combinación de métodos de reserva para hotelling y salas de reuniones en la aplicación móvil de Indoors en función de la configuración.

Configurar nombres personalizados para los botones de Hoteles y Reuniones

Puede personalizar los nombres de los botones Hotel y Reunión que aparecen cuando los espacios de hotelling y las salas de reuniones están configurados para las reservas de espacios de trabajo. Así, puedes utilizar nombres que le resulten familiares y adecuados para su organización.

Para configurar nombres personalizados para los botones Hotel o Reunión, siga estos pasos:

1. Abra el proyecto que contiene el mapa móvil de Indoors en ArcGIS Pro.
2. Agregue la tabla IndoorsConfig al mapa y ábrala en caso necesario.
3. En la tabla IndoorsConfig, haga clic en la opción Hacer clic para agregar una fila nueva para configurar un nombre personalizado para el espacio de hotelling o las salas de reuniones.
   • Para configurar un nombre personalizado para las áreas de hotelling, proporcione los siguientes valores:
     • Escriba OFFICE_HOTEL_LABEL en el campo Config Key.
     • Introduzca un nombre para el botón Hotel en el campo Config Value.

     Por ejemplo, puede utilizar Espacios de trabajo compartidos en lugar de Hotelling.

   • Para configurar un nombre personalizado para las salas de reuniones, proporcione los siguientes valores:
     • Escriba MEETING_ROOM_LABEL en el campo Config Key.
     • Introduzca un nombre para el botón Reunión en el campo Config Value.

     Por ejemplo, puede utilizar Salas de Conferencias en lugar de Reunión.

   Se recomienda limitar el número de caracteres a 20 y el de palabras a 2 para que los nombres aparezcan completamente en todo tipo de dispositivos móviles.

4. En la pestaña Editar, en el grupo Administrar ediciones, haga clic en Guardar .
5. Comparta el mapa móvil.

Las etiquetas personalizadas para los hoteles y las salas de reuniones aparecen en la aplicación móvil Indoors.