Wenn ein Auftrag erstellt wird, wird der erste Schritt des Auftrags einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen und kann gestartet werden. Die meisten Aufträge müssen Sie manuell starten, aber in einigen Fällen können Sie die ersten Schritte eines Auftrags automatisch ausführen lassen, um Auftragseinstellungen zu aktualisieren, die nicht in der Auftragsvorlage definiert sind. Wenn Sie an einem Auftrag arbeiten möchten, rufen Sie die Seite Arbeit auf, um eine Liste der Aufträge mit Schritten anzuzeigen, die Ihnen zugewiesen wurden. Sie können auch an Schritten in Aufträgen arbeiten, die Ihnen nicht zugewiesen wurden, sofern Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen, um sich selbst den aktiven Schritt für einen Auftrag zuzuweisen.
Hinweis:
Wenn Sie nicht über ausreichende Berechtigungen verfügen, wird Ihnen die Registerkarte Arbeit nicht angezeigt.
Jeder Schritt in einem Auftrag kann die folgenden Optionen anzeigen, wenn er ausgeführt wird oder darauf wartet, ausgeführt zu werden:
- Schritt starten
: Hiermit starten Sie den aktuellen Schritt. - Schritt anhalten:
Hiermit halten Sie den Fortschritt eines Schritts, der gerade ausgeführt wird, vorübergehend an. - Schritt abschließen:
Hiermit schließen Sie den aktuellen Schritt ab. - Schritt abbrechen:
Hiermit halten Sie den aktuellen Schritt an, ohne seinen Fortschritt zu speichern. - Schritt fortsetzen:
Hiermit setzen Sie die Arbeit an einem Schritt fort, der weder pausiert noch abgebrochen worden ist. - Zurückgestellter Schritt:
Der Schritt wurde zurückgestellt und kann erst ausgeführt werden, wenn diese Rückstellung aufgehoben wurde. - Zurückgestellter Schritt:
Der Schritt wurde zur Ausführung an einem bestimmten Termin geplant und kann erst ausgeführt werden, wenn das geplante Veröffentlichungsdatum erreicht oder die Rückstellung aufgehoben wurde.
Wenn ein Schritt ausgeführt wird, werden die in dem Workflow-Diagramm definierten Aktionen ausgeführt, und die Auftragskachel ändert sich so, dass sie die betreffende Aktion widerspiegelt. Sie können z. B. aufgefordert werden, eine Frage zu beantworten oder eine Position für den Auftrag auf der Karte anzugeben.
Weitere Informationen über Schritttypen und ihr Verhalten
Sobald Sie einen Schritt fertig gestellt haben, erfolgt eine der folgenden Aktionen:
- Ihnen wird ein weiterer Schritt aus dem Auftrag zugewiesen.
- Ihnen wird ein weiterer Schritt aus dem Auftrag zugewiesen, und es werden weitere Schritte zur Verfügung gestellt, die anderen Personen zugewiesen werden.
- Es sind keine weiteren Schritte vorhanden, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen, und der Auftrag kann aus der Auftragsliste entfernt werden.
- Der Auftrag ist fertig gestellt und kann aus der Auftragsliste entfernt werden.
In der Auftragskachel werden Sie automatisch darüber informiert, was zu tun ist. Welchen Weg der Auftrag in dem Workflow-Diagramm nimmt, hängt von dem Ergebnis jedes abgeschlossenen Schritts ab. Sobald Sie die Ihnen zugewiesenen Schritte für einen Auftrag abgeschlossen haben, können Sie mit der Arbeit an einem anderen Auftrag beginnen.