Konfigurieren von Besprechungsräumen

Verfügbar mit der Erweiterung "ArcGIS Indoors Spaces".

Besprechungsräume sind Raumeinheiten für Konferenzen, die von Gebäudenutzern zur vorübergehenden Nutzung für die Zusammenarbeit reserviert werden können. ArcGIS Indoors can display meeting room schedules, filter nearby meeting rooms based on availability and capacity, and launch the calendar app with the selected location and time. So können die Benutzer entsprechend ihren Anforderungen verfügbare Besprechungsräume finden. Besprechungsräume können Workspace-Bereichen zugewiesen werden, die konfiguriert werden können, um die Gebäudenutzer und die buchbaren Raumeinheiten, die von Ihrer Organisation verwaltet werden, zu organisieren.

The Indoors mobile app supports managing meeting room reservations using the Indoors Reservations layer and Microsoft 365. Konfigurieren Sie entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation Besprechungsraumreservierungen mit einem der folgenden Workflows.

Voraussetzungen

ArcGIS Indoors includes Indoor Space Planner, which allows you to plan the activity of occupants, including assigning occupants to workspace areas with reservable meeting rooms. Meeting rooms can be booked through the Indoors mobile app or Indoor Viewer and are managed through the Reservations layer in the Indoors Information Model or through Microsoft 365.

You can also create restricted workspace areas in Space Planner to restrict bookings in an area to specific users. To book a meeting room in a restricted workspace area, an occupant must be assigned to the workspace area in Space Planner. Für uneingeschränkte Workspace-Bereiche ist keine Gebäudenutzerzuweisung erforderlich, und jedes Mitglied der ArcGIS-Organisation kann einen Besprechungsraum im Workspace-Bereich buchen.

Hinweis:

If a workspace area is configured as restricted, the user signed in to the Indoors mobile app or Indoor Viewer must have an associated email address that matches the EMAIL field value of a record in the Occupants layer to book meeting rooms in that area.

Konfigurieren von Besprechungsräumen mit dem Layer "Reservations"

Für diese Workspace-Reservierungsmethode muss der Webkarte ein Reservations-Layer hinzugefügt werden. Meeting room bookings are managed in the Indoors model and enable real-time visualization of meeting room availability.

Hinzufügen von Layern

Ihrer Organisation müssen die Webkarte, die für die Verwendung in Space Planner vorbereitet und freigegeben wurde, und der editierbare Layer "Reservations" vorliegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Karte für Workspace-Bereiche vorzubereiten:

1. Open the Indoors project in ArcGIS Pro.
2. Add the shared Space Planner web map to the project.
3. Öffnen Sie die Karte, die für Indoors Mobile vorbereitet wurde.
4. Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
5. Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
6. Fügen Sie eine Quelle für den Layer "Reservations" hinzu, oder aktualisieren Sie sie.

   Dieser editierbare Layer wird zum Verwalten von Raumreservierungen und zum Visualisieren von Reservierungen in einer Karte verwendet.

   Hinweis:

   Sie müssen die Felder RECURRENCE_ID und RECURRENCE_CONFIG in den Layer "Reservations" aufnehmen, um wiederkehrende Buchungen vorzunehmen.

   Sie können den Layer "Reservations" als zeitbezogen konfigurieren und die verfügbaren Besprechungsräume so symbolisieren, dass sie zur Buchung leicht identifiziert werden können.

7. Konfigurieren Sie die Eigenschaft "Geschossdecken" für diese Layer, um den Geschossfilter in der App zu aktivieren.

   Legen Sie das Feld LEVEL_ID des Layers für die Eigenschaft Geschosse fest. Danach können Sie den Geschossfilter verwenden, um die Echtzeitbelegung der Räume pro Geschoss für eine Einrichtung in der geschossbezogenen Karte zu visualisieren.

8. Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
9. Speichern Sie das Projekt.
10. Geben Sie die Webkarte frei.

    Wenn Sie die Layer einer vorhandenen Webkarte hinzugefügt haben, die für die Organisation freigegeben ist, können Sie die Webkarte ohne erneutes Freigeben speichern. Auf diese Weise können Sie die Webkarten-ID beibehalten, und die mit der vorhandenen Webkarte konfigurierten Apps funktionieren weiterhin.

Konfigurieren des Eincheckens für Besprechungsräume

Sie können die Funktionalität zum Ein- und Auschecken beim Konfigurieren der Buchungen von Besprechungsräumen mit dem Layer "Reservations" aktivieren. Auf diese Weise können Benutzer leichter feststellen, ob ein Besprechungsraum belegt ist. Wenn eine Besprechung früher als geplant endet, können die sich die Benutzer aus dem Raum auschecken, um ihn wieder für Buchungen verfügbar zu machen.

To configure the check in and check out functionality for meeting rooms using the Indoors Reservations layer, complete the following steps:

1. Open the project that contains the Indoors mobile map in ArcGIS Pro.

   Hinweis:

   Der Layer "Reservations" muss in der Karte bereits vorhanden sein.

2. Fügen Sie der Karte die Tabelle "IndoorsConfig" hinzu, und öffnen Sie sie, falls erforderlich.
3. Klicken Sie in der Tabelle "IndoorsConfig" auf die Option Klicken Sie hier, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
4. Geben Sie ENABLE_MEETING_ROOM_CHECK_IN in das Feld Config Key ein.
5. Geben Sie TRUE in das Feld Config Value ein.
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Änderungen verwalten auf Speichern .
7. Geben Sie die mobile Karte frei.

Users can check in and check out of meeting rooms when using the Reservations layer in the Indoors mobile app.

Konfigurieren von Besprechungsräumen mit Microsoft 365

Zur Verwendung dieser Workspace-Reservierungsmethode muss Ihre Organisation Ressourcenpostfächer in Microsoft 365 definieren. Die Indoors-App sendet eine Buchungsanfrage über die Microsoft Graph-API. Die folgenden Berechtigungen sind erforderlich:

• Anmelden und Benutzerprofil lesen: Um zu überprüfen, ob ein Benutzer über Zugriff auf Ressourcenpostfächer verfügt
• Benutzerkalender lesen: Um verfügbare Zeiten für Räume zu ermitteln
• Vollzugriff auf Benutzerkalender: Um ein Ereignis für die neuen Buchungen zu erstellen
• Einstellungen für das Benutzerpostfach lesen: Um Postfacheinstellungen wie Zeitzone und Gebietsschema abzurufen

Je nachdem, wie Ihre Organisation die Richtlinien in Microsoft Azure festgelegt hat, benötigen Sie möglicherweise die Zustimmung des Administrators für die angeforderten Berechtigungen, bevor die Organisation Indoors für die Buchung von Räumen verwenden kann. Die Verfügbarkeit dieser Funktion kann eingeschränkt sein, wenn die Organisation über Microsoft Intune den Zugriff auf vom Unternehmen verwaltete Geräte einschränkt.

Hinzufügen von Layern

Ihrer Organisation müssen die Webkarte, die für die Verwendung in Space Planner vorbereitet und freigegeben wurde, und der editierbare Layer "Reservations" vorliegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Karte für Workspace-Bereiche vorzubereiten:

1. Open the Indoors project in ArcGIS Pro.
2. Add the shared Space Planner web map to the project.
3. Öffnen Sie die Karte, die für Indoors Mobile vorbereitet wurde.
4. Add or update the source for the Occupants layer in the map from the occupants feature layer that is associated with the Space Planner web map.
5. Add or update the source for the Units layer from the units feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
6. Konfigurieren Sie die Eigenschaft "Geschossdecken" für diese Layer, um den Geschossfilter in der App zu aktivieren.

   Legen Sie das Feld LEVEL_ID des Layers für die Eigenschaft Geschosse fest. Danach können Sie den Geschossfilter verwenden, um die Echtzeitbelegung der Räume pro Geschoss für eine Einrichtung in der geschossbezogenen Karte zu visualisieren.

7. Add the Areas table from the feature layer that is associated with the same Space Planner web map.
8. Speichern Sie das Projekt.
9. Geben Sie die Webkarte frei.

   Wenn Sie die Layer einer vorhandenen Webkarte hinzugefügt haben, die für die Organisation freigegeben ist, können Sie die Webkarte ohne erneutes Freigeben speichern. Auf diese Weise können Sie die Webkarten-ID beibehalten, und die mit der vorhandenen Webkarte konfigurierten Apps funktionieren weiterhin.

Hinzufügen von E-Mail-IDs

Your organization must have resource mailboxes in Microsoft 365 for each space that can be reserved so that a unique email address is associated with the space. Ressourcenpostfächer können Raumpostfächer oder Workspaces sein.

Hinweis:

Stellen Sie sicher, dass die Planungsoptionen, insbesondere die maximale Dauer, entsprechend den Erfordernissen Ihrer Organisation festgelegt sind.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Raumeinheiten mit E-Mail-IDs zu verknüpfen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Layer "Units", und klicken Sie auf Attributtabelle.
2. Aktualisieren Sie das Feld SCHEDULE_EMAIL mit den eindeutigen E-Mail-IDs der einzelnen Besprechungsraumeinheiten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Bearbeiten.
4. Klicken Sie in der Gruppe Änderungen verwalten auf Speichern.

   Hinweis:

   Stellen Sie sicher, dass in der Spalte USE_TYPE geeignete Werte für jede Besprechungsraumeinheit angegeben sind. Bei der Buchung von Arbeitsplätzen werden diese Werte als Optionen angezeigt.

5. Speichern Sie das Projekt.

Tipp:

Wenn Sie Besprechungsräume mithilfe von Workspace-Bereichen verwalten, wird Besprechungsräumen, die einem Workspace-Bereich zugeordnet sind, der Wert "Besprechungsraum" im Feld ASSIGNMENT_TYPE zugewiesen.

Buchen eines Besprechungsraumes

Im Schnellzugriffsmenü wird die Besprechungsoption für Karten angezeigt, für die Workspace-Reservierungen für die Buchung von Besprechungsräumen konfiguriert sind. Wenn ein benutzerdefinierter Name für die Besprechungsoption konfiguriert wurde, wird dieser stattdessen angezeigt. Im Fenster wird eine Liste der verfügbaren Besprechungsräume basierend auf dem Standort und der Dauer geöffnet. Sie können die Liste nach Workspace-Bereich, Position, Standort, Gebäude, Geschossdecke und Zeitraum filtern und festlegen, ob es sich um täglich oder wöchentlich wiederkehrende Besprechungsraumbuchungen handelt. Wenn ein Ausstattungsfilter konfiguriert wurde, können Sie die aufgeführten Besprechungsräume nach der verfügbaren Ausstattung filtern. Buchbar sind alle verfügbaren Besprechungsräume, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Wenn ein buchbarer Besprechungsraum auf der Karte ausgewählt ist, wird auf der Infokachel die Option Buchen angezeigt. Klicken Sie auf Buchen, um einen Zeitplan der für diesen Raum geplanten Besprechungen anzuzeigen. Zum Planen einer Besprechung klicken Sie auf einen verfügbaren Zeitraum, um die Start- und Endzeit voreinzustellen, oder legen Sie die Zeiten über die Optionen "Startzeit" und "Endzeit" fest. Durch Aktivieren der Option Buchung wiederholen können Sie wiederkehrende Buchungen erstellen.

Hinweis:

Bei der Buchung eines Besprechungsraumes erzwingen die mobilen Indoors-Apps Zeitplanlimits, die in Space Planner konfiguriert wurden. Zeitplanlimits finden lediglich bei Besprechungsräumen, die im Rahmen von Workspace-Bereichen verwaltet werden, Anwendung.

Wenn Besprechungsräume mit dem Layer "Reservations" in ArcGIS Enterprise 11.2 oder früher konfiguriert wurden, indem RESERVATION_METHOD auf "Reservierbar" festgelegt wurde, sind die Besprechungsräume unter 11.3 oder höher auch weiterhin buchbar. Sollen die Besprechungsräume unter 11.3 oder höher nicht buchbar sein, können Sie RESERVATION_METHOD auf "NULL" festlegen oder alternativ einen eingeschränkten Workspace-Bereich erstellen und ihm die Besprechungsräume zuweisen. Für Räume, die Workspace-Bereichen zugewiesen sind, ist der unter RESERVATION_METHOD festgelegte Wert nicht relevant.

In Microsoft Outlook für Mac ist es nicht möglich, ein ganztägiges Ereignis in einer wiederkehrenden Serie in eine stundenweise Buchung zu ändern, sofern die wiederkehrende Serie in Indoors for Android mit Microsoft 365 erstellt wurde.

Wenn Besprechungsräume mit dem Layer "Reservations" konfiguriert sind, können Benutzer, denen mindestens der Benutzertyp "Indoors User" in der ArcGIS-Organisation in ArcGIS Online oder ArcGIS Enterprise zugewiesen ist, einen Besprechungsraum buchen.

Wenn Besprechungsräume mit Microsoft 365 konfiguriert werden, müssen Sie sich in der mobilen Indoors-App bei Ihrem Microsoft 365-Konto anmelden, um Besprechungsräume zu buchen.

Anzeigen einer Besprechungsraumbuchung

Sie können Ihre gebuchten Räume auf der Registerkarte Gebucht im Fenster Besprechung anzeigen. Sie können Reservierungen auswählen, um die Infokachel zu öffnen und verschiedene Aktionen auszuführen. Wenn das Buchen von Besprechungsräumen über den Layer "Reservations" konfiguriert wurde, gehören zu den Aktionen das Bearbeiten und Stornieren der Reservierung sowie das Hinzufügen einer Erinnerung zu Ihrer bevorzugten Kalender-App. Alle Buchungen, die zu einer wiederkehrenden Serie gehören, werden entsprechend gekennzeichnet.

Wenn die Karte für Besprechungsräume in Microsoft 365 konfiguriert wurde, sendet die Indoors-App eine Anfrage unter Verwendung des Microsoft-Kontos, mit dem sich der Benutzer in Indoors angemeldet hat. Die Benutzer erhalten eine automatisierte E-Mail, aus der hervorgeht, ob die Anfrage akzeptiert oder abgelehnt wurde, und ihrem Kalender wird ein Ereignis hinzugefügt. Sie können auch die Buchung in Ihrem Google- oder Outlook-Kalender entfernen. Diese Funktionsweise ist vergleichbar mit der Verwendung von Microsoft-Apps wie Microsoft Outlook oder Microsoft Teams zum Reservieren von Räumen. Auf der Registerkarte Gebucht können Sie zudem den Annahmestatus von Besprechungsraumbuchungen anzeigen, bearbeiten und stornieren.